Spis Treści
Wolisz słuchać niż czytać? Odtwórz poniżej 👌
Marketing mówi, że dostarcza leady. Sprzedaż mówi, że są słabe. Dyrektor sprzedaży w firmie produkcyjnej z ERP nie ma jak tego rozstrzygnąć, bo ERP pokazuje faktury, a nie zapytania, do których nikt nie oddzwonił. W projektach wdrożeniowych widzimy podobny obraz: leady z kampanii leżą w CRM bez właściciela i bez daty kontaktu, a ślad rozmów, które jednak się odbyły, zostaje poza systemem.
SLA między sprzedażą a marketingiem zamienia ten spór w proces z definicjami, właścicielami i pomiarem. Pokazujemy, jak zdefiniować etapy leada, co zapisać w umowie, jak liczyć czas reakcji, co robić z odrzuconym leadem i jak egzekwować ustalenia w CRM. Opieramy się na ustaleniach z warsztatów z klientami i na procesie, którym sami pracujemy w BusinessWeb, a nie na branżowych normach z cudzych badań.
Kluczowe wnioski z artykułu
Czym jest SLA między sprzedażą a marketingiem w firmie z ERP?
SLA (service level agreement) między sprzedażą a marketingiem to wewnętrzna umowa, która odpowiada na trzy pytania: kiedy kontakt jest gotowy dla handlowca, kto i w jakim czasie go podejmuje oraz co się dzieje, gdy handlowiec uzna, że to nie jest temat dla niego. Zwykle każda strona ma własną definicję leada, a raporty HubSpot działają poprawnie tylko wtedy, gdy wszyscy używają jednej. W BusinessWeb proces obejmuje trzy role: marketing, osobę pierwszego kontaktu (BDR) i handlowca prowadzącego, a przekazania między nimi są mierzone.
Dlaczego ERP nie pokaże, że lead czeka na telefon?
ERP jest lusterkiem wstecznym. Rejestruje kontrahenta, ofertę, zamówienie i fakturę, ale nie widzi zapytania z formularza, które od tygodni czeka na odpowiedź. U producenta dostarczającego materiały na inwestycje budowlane skonfigurowaliśmy CRM tak, żeby firma stawała się klientem dopiero wtedy, gdy z ERP przychodzi faktura. Wszystko, co dzieje się wcześniej, musi żyć w warstwie zarządczej nad ERP, bo inaczej nie istnieje dla nikogo poza handlowcem.
U dystrybutora żywności dla firm leady z kampanii na LinkedIn wyglądały w CRM na niezaopiekowane. Okazało się, że handlowiec się z nimi kontaktował, ale pracował ręcznie i ślad tej pracy został na jego komputerze. Zarząd nie mógł odróżnić leadów obsłużonych od zaniedbanych, więc nie miał podstaw do decyzji o budżecie marketingu.
Czym SLA różni się od lead scoringu i klasyfikacji leadów?
Scoring i klasyfikacja to mechanizmy oceny kontaktu. SLA to umowa między ludźmi, która mówi, co z tą oceną zrobić. Na szkoleniu z kwalifikacji leadów dla wspomnianego dystrybutora zaczęliśmy od pytania, co ma się wydarzyć po wypełnieniu formularza, bo lead, który leży, sam się nie ruszy. Najpierw proces uzgodniony z zespołami pozyskania i retencji, potem narzędzie.
Używamy nazw etapów cyklu życia kontaktu z HubSpot: lead, MQL (marketing qualified lead, kontakt zakwalifikowany przez marketing), SQL (sales qualified lead, kontakt przyjęty przez sprzedaż), szansa sprzedaży i klient. Zestaw etapów można uprościć, ale nie warto zmieniać ich znaczenia, bo raporty i automatyzacje są zbudowane wokół tej nomenklatury.
Po czym poznać, że w firmie brakuje SLA marketingu i sprzedaży?
Brak umowy rzadko wygląda jak konflikt. Częściej jak porządek, którego nikt nie sprawdza. Oto objawy, które widzieliśmy w CRM klientów, zanim ustaliliśmy reguły przekazania.
Jak wyglądają leady bez właściciela?
U dystrybutora żywności wystarczył jeden filtr: kontakty na etapie lead, bez przypisanego handlowca i bez daty ostatniego kontaktu. Pokazał dużą grupę osób z kampanii z lead magnetem, których nikt nie ruszył od miesięcy. Marketing rozmawiał wcześniej ze sprzedażą, że handlowcy mają się z tymi osobami kontaktować, a w CRM przygotowano nawet widok do przekazywania leadów. Zespół prawie z niego nie korzystał, bo ustne porozumienie nie miało właściciela, terminu ani kontroli. W tej samej firmie przypisania rozkładały się losowo na cały dział, bo zespół do rotacji był w systemie źle skonfigurowany.
U dystrybutora komponentów automatyki duża część zapytań w podpiętej skrzynce nie miała właściciela, a zdarzyło się, że zapytanie projektowe zgubiło się bez odpowiedzi. Gdy zapytanie nie ma właściciela, odpowiadają za nie wszyscy, czyli nikt.
Co znaczy pusty etap MQL w CRM?
U producenta z branży budowlanej, po imporcie danych z ERP, etap lead był pełny, etap MQL pusty, a w SQL było niewiele firm. Zaimportowane rekordy dostały domyślnie etap lead, a ścieżka MQL pozostaje martwa, dopóki marketing nie zacznie prowadzić działań, które ją zasilają. Liczby w etapach bez definicji nie mówią nic o skuteczności marketingu ani sprzedaży.
Dlaczego sprzedaż mówi o „słabych leadach”?
W jednym z projektów handlowiec wracał do marketingu z informacją, że lead jest niekwalifikowany, i na tym się kończyło. W innym marketing raportował sporo konwersji z treści, a kontaktów gotowych do rozmowy handlowej było coraz mniej. Bez powodu odrzucenia obie strony mają rację i obie nie mają danych.
Gdy na konsultacji zapytaliśmy dział marketingu jednego z klientów, w którym momencie lead trafia do sprzedaży i czy sprzedaż mówi to samo, odpowiedź brzmiała: „Przypuszczenie.” W tym miejscu spór o jakość leadów jest zaprogramowany, zanim pojawi się pierwszy kontakt.
Jak zdefiniować lead, MQL, SQL i szansę sprzedaży, żeby obie strony rozumiały to samo?
Pierwsza część SLA to słownik. W BusinessWeb opisujemy go jako sztafetę: każdy etap ma właściciela, który wie, dokąd biegnie i komu przekazuje pałeczkę. Jeśli definicje są różne, pałeczka upada przy każdej zmianie.
Co oznacza każdy etap i kto decyduje o przejściu dalej?
Od tej tabeli zaczynamy warsztaty. Nazwy etapów zostają zgodne z HubSpot, a zespół dopisuje kryteria własnego rynku.
| Etap | Co oznacza | Kto decyduje o przejściu dalej | Co musi być zapisane w CRM |
|---|---|---|---|
| Lead | Kontakt jest w bazie (formularz, e-mail, czat, newsletter), ale nic o nim nie wiemy | Marketing | Źródło pozyskania |
| MQL | Firma pasuje do profilu klienta i wykazała zainteresowanie, ale nie jest gotowa do rozmowy handlowej | Marketing, wspierany automatyczną oceną dopasowania | Zgodność z ICP, źródło, zgody |
| SQL | Kontakt chce rozmawiać o zakupie albo zespół potwierdził, że chce tej firmie sprzedawać | Osoba pierwszego kontaktu albo kierownik zespołu, który przypisuje handlowca | Właściciel, status leada |
| Szansa sprzedaży | Rozmowa o konkretnej ofercie | Handlowiec po kwalifikacji, np. BANT | Wartość, etap, następny krok |
| Klient | Kontrahent z fakturą | ERP, przez wystawioną fakturę | Dane z ERP na karcie firmy |
U producenta z branży budowlanej definicja SQL zmieściła się w jednym zdaniu: firmy, którym zespół potwierdził, że chce sprzedawać. Handlowiec, który wprowadza firmę z własnej inicjatywy, może ją od razu oznaczyć jako SQL. W BusinessWeb o tym, kogo przepuszczamy dalej, decyduje spisana definicja uzgodniona z zarządem, a nie ocena dnia. Jak ujmuje to nasz dział marketingu: „To nie jest negocjacja.” Więcej o etapach lejka piszemy w tekście o procesie sprzedaży i lejku w firmie produkcyjnej.
Dlaczego etap cyklu życia i status leada to dwie różne rzeczy?
Etap cyklu życia mówi, jak daleko kontakt doszedł w relacji z firmą, i zmienia się tylko do przodu, bo ktoś, kto już rozmawiał z handlowcem, nie zapomni, czym firma się zajmuje. Status leada mówi, co dzieje się z kontaktem teraz: nowy, skontaktowany, otwarta szansa, zdyskwalifikowany. To status leada sygnalizuje, że kontakt przeszedł na MQL albo SQL i nie dostał odpowiedzi. Dopiero obie osie razem mówią, kto jest na jakim etapie i co się z nim dzieje.
Status „unqualified” w HubSpot bywa czytany jako „jeszcze niesklasyfikowany”, a oznacza kontakt oceniony i odrzucony. Jeśli zespół używa go jako poczekalni, raport leadów zdyskwalifikowanych pokaże kontakty, których nikt nie oceniał. Ustalcie w SLA znaczenie każdego statusu, zanim zaczniecie z nich raportować.
Czy kwalifikujemy osobę, czy firmę?
Formularz wypełnia osoba, ale kupuje firma. Na warsztatach podajemy przykład stażysty z dużej organizacji, który pobiera materiał, bo prezes zlecił mu research. Sam stażysta nie jest dla handlowca rozmówcą, ale jego firma może być bardzo dobrym kandydatem, a handlowiec buduje kontakty w komitecie zakupowym. Dlatego rekomendujemy, żeby główny status kwalifikacji był zapisany na firmie. W firmie z ERP ma to dodatkowy sens: firma w CRM synchronizuje się z kontrahentem w ERP, więc kwalifikację łatwo połączyć z zamówieniami i fakturami.
Czy firma produkcyjna musi mieć etap MQL od pierwszego dnia?
Nie. U dystrybutora komponentów automatyki marketing nie miał jeszcze własnych procesów, a lead był po prostu kimś, kto albo rozmawiał o ofercie, albo nie. Zaproponowaliśmy cykl życia bez etapu MQL, żeby nie budować czegoś, czego zespół nie zasili, choć klient chciał ten obszar docelowo uporządkować. U dystrybutora żywności zespół świadomie ustalił, że każdy nowy kontakt z marketingu trafia od razu do handlowca pozyskania, który sam kwalifikuje. Oba warianty są poprawne, jeśli zapisano je w SLA. Błędem jest etap, który istnieje w systemie, ale nikt za niego nie odpowiada.
Co zapisać w umowie SLA między działem sprzedaży i marketingu?
Druga część SLA to zobowiązania: marketing obiecuje, co i w jakiej formie przekazuje, a sprzedaż, w jakim czasie to podejmie i jak wróci z informacją zwrotną. Dobrze sprawdza się ćwiczenie, które robimy z zespołami: każdy uczestnik sztafety mówi, jakich informacji potrzebuje od poprzednika, żeby od razu zacząć pracę, bo temat, o który trzeba dopytywać, to źle zrobiona robota.
Jakie zobowiązania marketingu i sprzedaży wpisać do SLA?
Marketing odpowiada za jakość przekazania, a nie za liczbę kontaktów w bazie. Przekazuje tylko firmy zgodne z ICP: w BusinessWeb znacznik zgodności nadaje się automatycznie na podstawie danych z GUS i rejestrów, takich jak PKD i obroty (opisujemy to w tekście o integracji HubSpot z KRS i GUS), a wyjątki, na przykład firmę spoza profilu, która sama się zgłosiła, ocenia człowiek. Dostarcza też minimum danych ustalone ze sprzedażą (np. NIP, e-mail, telefon, skala potrzeby) oraz oznacza źródło i intencję. Pobranie e-booka to nie prośba o rozmowę, a ktoś, kto prosi o demo albo wycenę, zwykle porównuje kilku dostawców i nie może czekać, aż marketing go „podgrzeje”.
Sprzedaż odpowiada za tempo, ślad w CRM i informację zwrotną. Handlowiec podejmuje lead w ustalonym czasie i odnotowuje to w CRM, a nie tylko w poczcie, aktualizuje status, planuje następny krok, a odrzucając lead, wybiera powód z listy. W BusinessWeb serię prób kontaktu rozłożonych w czasie ustalamy z osobą pierwszego kontaktu, a kontakt, do którego nie udało się dotrzeć, wraca do marketingu na dalszą pielęgnację. Pętlę zwrotną kontrolujemy w obie strony: żeby marketing nie był zbyt optymistyczny i żeby handlowcy nie odrzucali wszystkiego tylko dlatego, że nie chce im się podnosić tematów.
| Element SLA | Zobowiązanie marketingu | Zobowiązanie sprzedaży | Jak mierzymy w CRM |
|---|---|---|---|
| Definicje | Stosuje wspólne definicje etapów | Stosuje te same definicje | Etap cyklu życia i status leada |
| Przekazanie | Przekazuje firmy zgodne z ICP, z kompletem danych i źródłem | Przyjmuje lead, właściciel jest przypisany | Widok leadów bez właściciela |
| Czas reakcji | Uruchamia automatyczne potwierdzenie dla klienta | Pierwsza odpowiedź w czasie ustalonym w godzinach pracy | Odsetek zapytań z niedotrzymanym czasem pierwszej odpowiedzi |
| Próby kontaktu | Przejmuje kontakt po nieudanej serii prób | Wykonuje ustaloną serię prób rozłożoną w czasie | Status leada i zadania w kolejce |
| Odrzucenie | Pielęgnuje kontakty odłożone na później, wyklucza odrzucone z kampanii | Wybiera powód odrzucenia z listy | Raport powodów dyskwalifikacji |
| Przegląd | Przynosi dane o źródłach i konwersji | Przynosi dane o obsłudze i powodach odrzuceń | Wspólny dashboard z filtrem na handlowca i dział |
Jak zapisać czas reakcji na lead, żeby dało się go mierzyć?
Najczęstszy błąd to wskaźnik „odpowiedź w dniu wpływu”. U dystrybutora komponentów automatyki zespół zrezygnował z niego na warsztacie, bo zapytanie, które przyjdzie tuż przed końcem dnia pracy, z definicji psuje wynik, choć nikt nie zawinił. Ustaliliśmy SLA jako czas na pierwszą odpowiedź liczony od wpływu zapytania w godzinach pracy, w dni robocze, a raport pokazuje odsetek zapytań, przy których tego czasu nie dotrzymano. Na tym warsztacie wyszły trzy zasady, które przenosimy do każdego SLA:
- Inny czas dla zapytania ofertowego, inny dla reklamacji. Nie każda wiadomość w skrzynce jest leadem.
- Osobno czas pierwszej odpowiedzi, wstępnej kwalifikacji i wysłania oferty, bo to trzy różne odcinki pracy.
- Wartość ustalona „na początek”, z założeniem, że będzie skracana wraz z automatyzacją.
Klientka zaproponowała jeszcze automatyczną wiadomość, że zapytanie trafiło do właściwej osoby: zespół zyskuje czas na ofertę, a klient wie, że ktoś się nim zajmuje.
Nie przepisujcie do SLA czasu reakcji z cudzych badań. Ustalcie wartość, którą zespół dotrzyma przy obecnej obsadzie i kalendarzu pracy, mierzcie ją i dopiero wtedy skracajcie. Zacznijcie od zapytań z formularza albo wspólnej skrzynki: w BusinessWeb SLA najpierw objęło właśnie kontakty przychodzące z formularza.
Co się dzieje z leadem odrzuconym przez sprzedaż?
Odrzucony lead nie znaczy stracony. W naszym modelu wraca do marketingu, który dalej dostarcza mu treści, chyba że jest jednoznacznie poza profilem, jak jednoosobowa działalność, która nie kupi wdrożenia. Wtedy oznaczamy go jako zdyskwalifikowany i nie wydajemy na niego budżetu.
Warunkiem jest powód wybrany z listy, a nie wpisany w notatkę. U producenta druku wielkoformatowego handlowcy sami zauważyli, że kliknięcie powodu jest szybsze niż opisy, w których marketing by utonął, a z listy da się zrobić statystykę. W tym projekcie rozdzieliliśmy też „nie dla nas”, gdy to my nie chcemy sprzedawać, i „przegraną”, gdy klient wybrał tańszego dostawcę. Pierwsze poprawia bazę i kampanie, drugie mówi o ofercie i polityce cenowej. U dystrybutora komponentów automatyki powstały dwa osobne raporty: przyczyn rezygnacji z ofert i powodów dyskwalifikacji leadów.
Informacja zwrotna zmienia też marketing. Na warsztatach pokazujemy przykład firmy obsługującej tylko średnie i duże przedsiębiorstwa, która usunęła z formularza opcję „mała firma” i wyraźnie ograniczyła zgłoszenia spoza profilu.
Dodajcie do statusu „zdyskwalifikowany” obowiązkowe pole z listą powodów i ustawcie raport, który grupuje odrzucone leady według źródła i powodu. Na pierwszym wspólnym przeglądzie marketing zobaczy, które formularze i kampanie przyciągają kontakty spoza profilu.
Jak przełożyć cel sprzedażowy na liczbę leadów, którą ma dostarczyć marketing?
SLA bez celu ilościowego zamienia się w spór o pojedyncze leady. Dlatego w części marketingowej wpisujemy też, ile przekazań na każdym etapie potrzeba do realizacji planu. Ta liczba wynika z planu przychodu, a nie z ambicji działu.
Dlaczego planowanie zaczyna się od końca lejka?
W BusinessWeb sztafeta zaczyna się od końca: najpierw ustalamy, ile przychodu ze sprzedaży usług chcemy mieć w miesiącu, potem, ile transakcji o jakiej wartości jest potrzebnych, a dopiero z tego, ile SQL, MQL i jakich działań marketingowych. Zarząd pełni rolę trenera, który wyznacza cel i patrzy, na którym odcinku sztafeta traci czas. Gdy etapy są zapisane, firma zna historyczną konwersję i może policzyć, ile MQL potrzeba, żeby w kolejnym kwartale pozyskać więcej klientów. Działa to tylko na własnych danych, bo konwersje zależą od źródła, rodzaju kontaktów i branży. Jak rozpisać plan na zespół i okresy, piszemy w artykule o celach sprzedażowych.
Wygenerowanie leadów nie jest problemem. Problemem jest to, ile z nich zamieni się w sprzedaż, i to trzeba mierzyć na każdym etapie.
Wygenerowanie leadów nie jest problemem. Problemem jest to, ile z nich zamieni się w sprzedaż, i to trzeba mierzyć na każdym etapie.
Jakie wskaźniki konwersji pokazuje CRM, a czego nie pokaże ERP?
Gdy etapy i przekazania żyją w CRM, raport pokazuje konwersję z każdego źródła na kolejne etapy i średni czas ścieżki od pierwszego kontaktu do klienta. Źródło przechodzi z kontaktu na transakcję, więc przy każdej sprzedaży wiadomo, skąd przyszła. W firmie z ERP ostatni krok domyka faktura, więc raport kończy się na prawdziwym przychodzie, a nie na deklaracji handlowca.
Ten raport łatwo zepsuć. W jednym z projektów przekazanie leada odbywało się w zewnętrznym systemie zgłoszeń, a kontakty marketingowe i sprzedażowe leżały w dwóch niepołączonych bazach, więc nie dało się policzyć nawet konwersji z leada do SQL. Tak samo działa zamykanie rozmów w skrzynce bez statusu i powodu odrzucenia: raport od formularza do szansy przestaje pokazywać prawdę.
Kiedy kwalifikować przez BANT, kiedy przez MEDDIC, a kiedy wystarczy scoring?
Metoda kwalifikacji to trzecia część SLA: w którym miejscu lejka ją stosujemy i kto ją wybiera. Zaczynamy od pytania, co musi być prawdą, żeby handlowiec poświęcił tematowi czas, a nie od punktów.
Gdzie w lejku działa BANT, a gdzie MEDDIC?
BANT (budżet, decydent, potrzeba, termin) stosujemy najczęściej na przejściu z SQL do szansy sprzedaży, bo to najprostsze podejście, które pozwala twardo zdecydować, czy idziemy dalej. Nie trzeba potwierdzić wszystkich elementów: w modelu, który omawiamy na warsztatach, szansa powstaje, gdy potwierdzony jest budżet i co najmniej jeden z pozostałych. U dystrybutora komponentów automatyki krótki proces sprzedaży bieżącej nie wymaga BANT, natomiast handlowcy terenowi i product managerowie powinni go przeprowadzić przed ofertą. MEDDIC jest szerszy: playbook pyta m.in. o osobę decydującą o budżecie, kryteria i proces decyzji klienta oraz konkurencję. Wybór metody zostawiamy sprzedaży, bo to handlowcy zadają te pytania.
BANT nie jest formularzem do odhaczania. W Analizie Procesów Sprzedaży (BPS) uczymy go jako szkieletu rozmowy, który kończy się wnioskiem: lead niekwalifikowany, perspektywiczny albo gotowy do oferty. Rekomendujemy też miękkie pole opisowe, w którym handlowiec zapisuje, czego klient potrzebuje i z czym się mierzy, bo po kilku miesiącach to najlepsze paliwo dla marketingu. Lista pytań ma być krótka: klient, który zbudował bardzo rozbudowaną ankietę, po kilku użyciach sam poprosił o jej skrócenie.
Kiedy lead scoring pomaga i kto ustala próg przekazania?
O tym, czy lead trafia do sprzedaży, decyduje to, co kontakt zrobił i kim jest, a nie suma punktów. Jeśli ktoś wypełnił formularz z prośbą o rabat, ktoś musi się do niego odezwać niezależnie od wyniku. Warunek typu tak lub nie (NIP, e-mail, telefon, skala potrzeby) to segmentacja, którą ustawia się szybko, a scoring daje gradację: pokazuje, od których leadów zacząć. Ma sens dopiero przy wolumenie. Jeśli handlowiec ma stos nietkniętych kontaktów, punkty pomagają ustalić kolejność. Jeśli leadów jest niewiele, budowa modelu zabierze więcej czasu, niż zaoszczędzi.
Próg ustala sprzedaż razem z marketingiem i musi on być potwierdzony, a nie założony. Najprościej zapytać handlowców, jakie leady chcą dostawać i które segmenty są dla nich najbardziej wartościowe. Jeśli wskażą gradację, przekłada się ją na punkty, a jeśli wszystkich traktują tak samo, scoring nie jest potrzebny. Trzeba im też powiedzieć, że z marketingu przychodzą leady z intencją zakupu i bez niej, a te drugie wymagają rozmowy budującej relację, nie oferty.
Próg nie jest ustalany raz na zawsze. W BusinessWeb otwieraliśmy kiedyś szansę sprzedaży już po umówieniu pierwszego spotkania i dane pokazały, że najwięcej transakcji przegrywamy właśnie na tym etapie, bo część klientów rezygnowała po usłyszeniu skali inwestycji. Zmieniliśmy kryterium: szansa powstaje po spotkaniu, na którym budżet nie został odrzucony. Ten etap pływa: gdy szans jest za dużo, kryteria się zaostrza, gdy za mało, luzuje.
Jak egzekwować SLA w CRM, żeby nie zostało na papierze?
Egzekwowanie SLA to połączenie trzech rzeczy: automatyzacja przypisuje lead, widok pokazuje zaległości, a rutyna menedżerska sprawia, że ktoś na ten widok patrzy.
Jak przypisać właściciela do każdego leada?
Nieprzypisanych zapytań ma być zero. HubSpot pozwala przypisywać zapytania z każdego kanału po kolei, według obciążenia albo losowo, i tylko do osób dostępnych, więc urlop nie zatrzymuje obsługi. Zespół może też wyznaczyć osobę pierwszego kontaktu, która rozdziela zapytania dalej. Formularze leadowe nie powinny trafiać do wspólnej skrzynki: tworzą kontakt, marketing go klasyfikuje, a automatyzacja przypisuje opiekuna. U producenta z branży budowlanej zespół sam sformułował regułę, że nic nie trafia do „poczekalni” bez właściciela i zadania.
Jakie widoki pokazują leady nieobsłużone?
Wystarczą trzy widoki: leady bez właściciela, zapytania bez pierwszej odpowiedzi dłużej, niż przewiduje SLA (niezależnie od przypisania), oraz kontakty na etapie lead bez daty ostatniego kontaktu, z podziałem na źródło. U dystrybutora komponentów automatyki zespół dodał regułę: codziennie skrzynka niepodjętych zapytań ma być pusta.
Po stronie handlowca SLA to kolejka zadań: w BusinessWeb osoba pierwszego kontaktu ma jedną kolejkę, w której każde zadanie mówi, co zrobić, kiedy i z jakim priorytetem. Gdy klient nie przychodzi na spotkanie, zmiana statusu automatycznie tworzy zadanie umówienia nowego terminu. To praktyczna wersja zasady z Sales Execution: system pamięta, pilnuje i przypomina, a handlowiec sprzedaje.
Jeśli wspólna skrzynka jest podpięta do CRM, a zespół odpowiada klientom z programu pocztowego, CRM uzna te zapytania za nieobsłużone. Widoki niepodjętych tematów, rotacja i raport czasu pierwszej odpowiedzi przestają wtedy działać. Ustalcie w SLA, że wiadomości ze skrzynek podpiętych do CRM obsługuje się wyłącznie z poziomu CRM.
Jak wygląda przegląd SLA, żeby nie był rozliczaniem przeszłości?
Rekomendujemy rutynę wpisaną na stałe w kalendarz: codzienny poranny przegląd telefonów do wykonania i zasadę, że zapytanie z poprzedniego dnia nie może zostać bez kontaktu. Na poziomie zarządczym SLA wchodzi do cotygodniowego przeglądu pipeline'u: marketing przynosi dane o źródłach i przekazaniach, sprzedaż o czasie reakcji i powodach odrzuceń, a dyrektor sprzedaży patrzy na wspólny dashboard z filtrem na handlowca i dział. Argumentem dla zarządu jest koszt leada: wydatki marketingu i sprzedaży podzielone przez liczbę leadów nadają cenę każdemu niewykonanemu telefonowi. Same zasady też okresowo przeglądamy. Jak zbudować takie rutyny, opisujemy w tekście o rutynach dyrektora sprzedaży w CRM.
Podsumowanie: czy SLA to kolejny dokument, czy sposób zarządzania przychodem?
Problemem rzadko jest brak dobrej woli. Częściej ustalenie, które istnieje tylko w rozmowie: ktoś miał zadzwonić, ale nikt nie był właścicielem leada ani nie sprawdzał wyniku. SLA działa, gdy każde ustalenie ma odbicie w systemie: pole, status, widok, zadanie i spotkanie, na którym ktoś na nie patrzy.
Jeśli marketing i sprzedaż się kłócą, a nikt nie umie powiedzieć, kto i kiedy przekazuje lead, zaczynamy od BPS, bo proces trzeba zaprojektować, zanim trafi do systemu. W REV.BW ERP pozostaje fundamentem, a HubSpot jest warstwą zarządczą, w której widać przekazania i czas reakcji, zanim cokolwiek trafi na fakturę. Jeśli chcecie zobaczyć taki model w HubSpot zintegrowanym z ERP, umówcie bezpłatną konsultację i poznajcie REV.BW.
Najczęściej zadawane pytania
Kim jesteśmy
BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i handlowych pracujących na ERP wdrażamy REV.BW - gotowy model CRM na HubSpot zintegrowany z systemem ERP, który daje kontrolę nad pipeline'em i prognozą przychodów bez ruszania logiki ERP. Ponad 200 wdrożeń od 2018 roku, 96% klientów zostaje z systemem.
