Health Check inboxu
Analizujemy próbkę wiadomości i sprawdzamy, jakie typy spraw się pojawiają, które tematy się powtarzają oraz gdzie ręczne przekazywanie zabiera najwięcej czasu.
EVA
Agent AI
Dyżurny
23% wszystkich zapytań średnio „gubią” firmy B2B w Polsce
Dzięki agentowi EVA AI nie zgubisz już żadnego klienta!
EVA przejmuje inteligentny routing wiadomości w Twojej firmie - rozpoznaje, czego dotyczy wiadomość, rozdziela sprawy obsługowe od zapytań ofertowych i przekazuje je do właściwego właściciela w HubSpot - z kategorią, priorytetem oraz treścią i załącznikami w jednym zgłoszeniu.
Kalkulator · Agent EVA AI
Policz, ile kosztuje Cię wspólna skrzynka
Pięć liczb z Twojej firmy. Pokażemy, ile godzin dziennie pochłania samo rozdzielanie wiadomości, ile to kosztuje rocznie i jaka wartość zostaje w zapytaniach, które nigdy nie doczekają się odpowiedzi.
1 · Twoja skrzynka
Chodzi o wspólną skrzynkę firmową - biuro@, info@, handel@ - na którą trafiają różne sprawy i ktoś musi je codziennie rozdzielić.
Wszystkie maile, które ktoś musi przeczytać i ocenić, czyja to sprawa.
maili / dzień
Pełny koszt pracodawcy, czyli w przybliżeniu podwójne brutto podzielone przez 168 godzin.
zł / godz.
2 · Zapytania ofertowe
Ta część liczy pieniądze, które nie wychodzą ze skrzynki. Nie chodzi o przegrane oferty, tylko o zapytania, na które nikt nigdy nie odpisał.
Zapytania o ofertę, wycenę, dostępność albo warunki współpracy - te, które powinny trafić do handlowca.
zapytań / dzień
Wartość przeciętnego zamówienia albo kontraktu, który finalnie podpisujesz.
zł
Twoja realna skuteczność. Dzięki niej liczymy tylko tę część zgubionych zapytań, którą faktycznie byś wygrał.
% wygranych
Założenia kalkulacji. Przeczytanie, ocena i przekazanie jednej wiadomości: 1,8 minuty. Miesiąc roboczy: 21 dni. Pełny etat: 168 godzin miesięcznie. Odsetek zapytań ofertowych, które w firmach B2B nigdy nie dostają odpowiedzi: 23% (Harvard Business Review, „The Short Life of Online Sales Leads”, badanie na 2 241 firmach B2B).
Co odzyskuje EVA. Czas: zakładamy, że agent przejmuje 85% pracy przy rozdzielaniu - reszta to sprawy nietypowe, które i tak trafią do człowieka. Zapytania: EVA rozpoznaje zapytanie ofertowe i przypisuje je konkretnemu handlowcowi, więc żadne nie zostaje bez właściciela. To wartość, która wraca do lejka - czy zamieni się w zamówienie, zależy już od Twojego zespołu sprzedaży.
Wynik jest szacunkiem na Twoich założeniach, nie ofertą. Dokładne liczby dla Twojej firmy pokazuje Health Check skrzynki - analiza realnej próbki wiadomości.
Twój wynik
Co rocznie zostaje w Twojej skrzynce
Rocznie
— zł
— zł miesięcznie
Koszt pracy zespołu przy rozdzielaniu skrzynki plus wartość zapytań, które nie doczekają się odpowiedzi.
Dziennie
—h
Miesięcznie
—h
Etatu
—
Z czego to się składa
PozycjaMies.Rocznie
Praca ludzka przy rozdzielaniu skrzynki—
—
—
Zapytania bez odpowiedzi—
—
—
Skala problemu
—
Co z tego odzyskujesz z EVA
—
rocznie na czasie pracy - EVA przejmuje 85% rozdzielania skrzynki
—
zapytań miesięcznie przestaje ginąć - każde dostaje właściciela i priorytet
Sprawdzimy na próbce Waszych wiadomości, ile z tego jest prawdą u Was.
Problem wspólnego inboxu
Gdy obsługa i sprzedaż pracują na jednej skrzynce, każda sprawa trafia do tej samej kolejki
Reklamacje, statusy zamówień, faktury i nowe zapytania ofertowe wpadają na tą samą skrzynkę mailową biuro@ lub kontakt@. Ktoś musi je przeczytać, zrozumieć, ocenić pilność i ręcznie przekazać dalej, zanim właściwa osoba w ogóle dowie się, że sprawa istnieje.
01
Pilne sprawy czekają jak standardowe
Pilna reklamacja może leżeć w tej samej kolejce co zwykłe pytanie o fakturę lub dostępność produktu.
02
Zapytania ofertowe giną wśród tematów
Handlowiec dowiaduje się o nowej szansie za późno albo dopiero wtedy, gdy klient przypomni się po raz drugi.
03
Ludzie ręcznie przekazują wiadomości
Zespół kopiuje treść, załączniki i kontekst, szuka właściwej osoby oraz pilnuje, czy sprawa rzeczywiście została przejęta.
04
Firma nie widzi, co naprawdę wpływa
W skrzynce nie ma kategorii, priorytetów ani danych, które pokazują skalę ruchu obsługowego, handlowego i pilnego.
Rozwiązanie
Cztery liczby, które zmienia uporządkowana skrzynka
0×
większa szansa na rozmowę z decydentem, gdy odpowiecie w ciągu godziny zamiast po dwóch.
0 zł
tyle rocznie kosztuje samo rozdzielanie skrzynki przy stu wiadomościach dziennie.
0 h
tyle czasu dziennie wraca do zespołu, gdy EVA przejmuje czytanie i przekazywanie wiadomości.
0%
tyle zapytań ofertowych w firmach B2B nie dostaje odpowiedzi nigdy.
Nie trzeba rozdzielać skrzynki, żeby rozdzielić sprawy
Wiadomość wchodzi przez jedną wspólną skrzynkę. Po rozpoznaniu jej typu routing uruchamia inną ścieżkę: sprawy operacyjne trafiają do obsługi klienta, a zapytania ofertowe do właściwego handlowca.
Co dzieje się z wiadomością po wpłynięciu do skrzynki?
1-2 / 5
01
Zgłoszenie
Wiadomość staje się zgłoszeniem
Każdy e-mail ze wspólnej skrzynki tworzy zgłoszenie w HubSpot, z treścią, załącznikami, statusem i historią sprawy.
02
Rozpoznanie
Rozpoznaje typ sprawy
Routing określa, czy wiadomość dotyczy obsługi klienta, czy zapytania ofertowego dla handlowca.
03
Kategoryzacja
Zapisuje kategorię i podkategorię
System zapisuje temat sprawy, np. termin dostawy, reklamacja, faktura, wdrożenie CRM lub integracja z ERP.
04
Priorytetyzacja
Nadaje priorytet tam, gdzie trzeba
Pilne reklamacje i sprawy wymagające szybkiej reakcji zostają wyróżnione, zanim trafią do standardowej kolejki.
05
Ścieżka działania
Uruchamia właściwą ścieżkę
Workflow przypisuje sprawę do osoby lub zespołu, wysyła powiadomienie, a przy zapytaniu o ofertę tworzy zadanie.
Mniej kosztów ręcznej pracy.
Więcej czasu dla klientów i sprzedaży
Jeżeli jedna lub kilka osób codziennie czyta wspólną skrzynkę, przekazuje wiadomości dalej i pilnuje, czy właściwy człowiek je przejął, płacicie za pracę, która nie obsługuje klienta ani nie rozwija sprzedaży. Inteligentny routing przejmuje rozdzielanie spraw według ich typu, żeby zespół mógł skupić się na właściwej pracy.
Koniec z ręcznym forwardowaniem
Wiadomość nie musi przechodzić przez kilka osób, zanim trafi tam, gdzie powinna. Zespół nie traci czasu na czytanie, przekazywanie i dopytywanie, kto przejmie temat.
Ludzie zajmują się sprawami, nie skrzynką
Obsługa pracuje na zgłoszeniach, które wymagają reakcji. Handlowiec dostaje zapytania z własnego obszaru. Mniej czasu idzie na organizowanie pracy wokół poczty.
Mniej opóźnień i mniej gaszenia pożarów
Pilne reklamacje nie czekają w ogólnej kolejce, a zapytania ofertowe nie giną między statusami zamówień i fakturami. Ważne sprawy szybciej trafiają do działania.
EFEKT
Im mniej ręcznej pracy wokół skrzynki, tym mniej kosztuje Was obsługa każdej wiadomości.
Ten produkt jest dla firm,
w których wspólna skrzynka stała się wąskim gardłem
Ważne
Inteligentny routing ma największy sens tam, gdzie wiadomości od klientów trafiają na wspólny adres, a ich ręczne czytanie, przekazywanie i pilnowanie angażuje obsługę, sprzedaż lub zespół operacyjny.
01
Na jedną skrzynkę trafiają różne sprawy
Reklamacje, statusy zamówień i faktury mieszają się z zapytaniami ofertowymi.
02
Wiadomości są przekazywane ręcznie
Zespół czyta, forwarduje i sprawdza, czy ktoś przejął temat.
03
Chcecie pracować na sprawach w HubSpot
Wspólny inbox ma być początkiem procesu - każda wiadomość ma stać się zgłoszeniem, na którym można dalej pracować.
Zacznijmy od Health Check Waszej skrzynki. Na tej podstawie decydujecie, co dalej.
Zanim cokolwiek zbudujemy
Najpierw zobaczcie, co naprawdę dzieje się na Waszej skrzynce
Nie projektujemy routingu na podstawie założeń. Health Check analizuje próbkę wiadomości ze wspólnej skrzynki i pokazuje, jakie typy spraw się w niej pojawiają, które tematy się powtarzają oraz gdzie mieszają się obsługa klienta i sprzedaż.
Health Check skrzynki pocztowej
HubSpot · Health Check skrzynki
na bieżąco
240 zgłoszeń · 12 miesięcy
Typy wiadomości trafiających na skrzynkę
Przykład wyników z Health Check
Status zamówienia i dostawy
34%82
Zapytania o ofertę i wdrożenie
23%55
Reklamacje, uszkodzenia i rozbieżności
18%43
Faktury i płatności
15%36
Pytania techniczne i specyfikacje
10%24
To tylko fragment raportu z Health Checku. Pokazuje strukturę analizowanych wiadomości i jest punktem wyjścia do dalszej analizy.
Wdrażamy wyspecjalizowanych agentów AI, aby Twój zespół przestał tracić czas na żmudne przeszukiwanie ERP i dokumentacji. Łączymy HubSpot z Twoimi źródłami wiedzy: PDF-ami, instrukcjami oraz innymi danymi. AI w HubSpot analizuje zapytania i przygotowuje gotowe drafty odpowiedzi, dzięki czemu klienci nie czekają, a zapytania nie giną bez odpowiedzi. Podczas audytu wybieramy agentów, którzy najszybciej skrócą czas obsługi i odblokują Twój zespół.
Typy wiadomości
Widać, jakie typy wiadomości pojawiają się na wspólnej skrzynce i jaki mają udział w analizowanej próbce.
Powtarzalne tematy
Widać, które pytania i sprawy wracają najczęściej oraz gdzie może być przestrzeń do usprawnienia procesu.
Gotowość do routingu
Sprawdzamy, czy treść wiadomości i załączniki dają wystarczającą podstawę do skutecznej klasyfikacji oraz przekazywania spraw.
Health Check nie jest projektem docelowego rozwiązania. To diagnoza, która pozwala zdecydować, czy routing ma sens, gdzie wymaga dodatkowych reguł i co należy zaprojektować przed wdrożeniem.
Przemek GlińskiHubSpot AI Platform Architect, BusinessWeb
Jak zaczynamy
Nie wdrażamy routingu w ciemno
Najpierw sprawdzamy, co trafia na Waszą skrzynkę i jak dziś przekazywane są sprawy. Dopiero potem projektujemy zasady routingu pod Wasz zespół, kategorie i sposób pracy.
02
Projektujemy właściwy model
Ustalamy kategorie, priorytety, ścieżki przekazania oraz zasady przypisania do osób i zespołów. W tym etapie oceniamy też, co warto zostawić człowiekowi, a co można wspierać automatyzacją.
03
Wdrażamy, testujemy i dopracowujemy
Konfigurujemy routing w HubSpot, testujemy go na realistycznych lub realnych wiadomościach i poprawiamy reguły przed oraz po uruchomieniu.
Inbox uporządkowany
Startujemy z AI?
Co dalej po uporządkowaniu inboxu
Routing porządkuje wejście - AI pomaga szybciej obsługiwać powtarzalne pytania
Gdy sprawy są właściwie rozpoznawane, przekazywane i odkładane w HubSpot, można stopniowo wykorzystać AI do wsparcia obsługi klienta. Najpierw AI pomaga zespołowi przygotować odpowiedź. Z czasem może przejmować wybrane, powtarzalne pytania oparte na zatwierdzonej wiedzy firmy.
04
Projekty odpowiedzi dla zespołu
AI przygotowuje propozycję odpowiedzi na podstawie treści zgłoszenia i zatwierdzonych materiałów. Pracownik sprawdza ją, edytuje i decyduje o wysyłce.
05
Odpowiedzi na wybrane pytania
Customer Agent może przejmować jednoznaczne, powtarzalne pytania, dla których firma ma aktualną i zatwierdzoną odpowiedź. Trudniejsze lub niejednoznaczne sprawy przekazuje człowiekowi.
06
Wiedza, która rozwija się z każdym zgłoszeniem
Powtarzające się pytania pokazują, czego brakuje w bazie wiedzy. Na tej podstawie można przygotowywać propozycje nowych artykułów i stopniowo zwiększać zakres spraw obsługiwanych z pomocą AI.
Zasada
Najpierw AI wspiera ludzi. Dopiero potem przejmuje wybrane pytania klientów.
Dlaczego my
Jesteśmy doświadczonym partnerem technologicznym firm produkcyjnych
i handlowych
Inteligentny routing nie jest osobnym narzędziem doklejonym z boku. Pracuje w HubSpot, korzysta z danych, które wcześniej poukładaliśmy między CRM a Waszym ERP, i z reguł, które znamy z wdrożeń w produkcji, handlu i dystrybucji.
Dlatego rozmowa o nim zaczyna się od Waszych procesów, a nie od modelu językowego.
Certyfikowany Partner
HubSpot Elite
Reviews
Zweryfikowane przez
Opinie realnych klientów, którzy wdrażali z nami HubSpot
Average rating
0.0
Based on 0 ratings
Total reviews
0
Number of reviews all-time
5
0%
4
0%
3
0%
2
0%
1
0%
0+
wdrożeń HubSpot
Top 0
partnerów HubSpot na świecie
Elite
najwyższy poziom partnerstwa
0
od tego roku wdrażamy HubSpot
FAQ
Pytania, które zadają wszyscy
Nie. W standardzie inteligentny routing rozpoznaje sprawę, nadaje priorytet i przekazuje ją do właściwej osoby, a odpowiedź przygotowuje człowiek. Odpowiedzi z pomocą AI to rozszerzenie, które włączacie świadomie i tylko dla wybranych, powtarzalnych pytań opartych na zatwierdzonej wiedzy firmy.
Trafia do kategorii „nierozpoznana" i idzie bezpieczną ścieżką do człowieka. Po uruchomieniu regularnie stroimy reguły, żeby takich spraw było coraz mniej.
Tak. Routing pracuje w HubSpot, a wspólna skrzynka musi być w nim obsługiwana. Wtedy każda wiadomość staje się zgłoszeniem z treścią, załącznikami i historią sprawy.
Od tego jest Health Check. Analizuje próbkę wiadomości z Waszej skrzynki i pokazuje, jakie sprawy się w niej pojawiają, które tematy się powtarzają oraz gdzie routing będzie mocny, a gdzie trzeba dodatkowych reguł.
Gdy wiadomości są bardzo krótkie, opisują kilka tematów naraz albo najważniejsze informacje są tylko w załączniku. Dlatego sprawdzamy to na Waszej prawdziwej poczcie w Health Check, zanim cokolwiek zbudujemy.
Nie. Routing przejmuje czytanie, sortowanie i przekazywanie poczty, czyli pracę, której nikt nie planował w niczyim zakresie obowiązków. Obsługą samej sprawy nadal zajmuje się człowiek.
Pytania, które zadają nam wszyscy klienci
-
Cennik nie jest publiczny. Logikę wyceny omawiamy na audycie - koszt zależy od skali firmy, stanu danych, integracji z ERP, liczby agentów i poziomu autonomii AI. Po Fazie 1 dostajecie konkretną wycenę pozostałych faz, dopasowaną do Waszego zakresu, nie cennikową stawkę z half-pagera.
Im głębiej w projekt, tym mniej rozmawiamy o roboczogodzinach, a tym więcej o efekcie biznesowym. Faza 1 jest wycenona klasycznie - masz jasny koszt audytu na starcie. Faza 3 - wartościowo, w funkcji mierzalnego wpływu AI na Wasze wyniki sprzedaży. Tak dzielimy ryzyko po obu stronach. -
-
Faza 1 (audyt) to 4 tygodnie
-
Faza 2 (wdrożenie pierwszych use case'ów) - 6–8 tygodni
-
Faza 3 (skalowanie) działa w sprintach kwartalnych.
Pierwsze działające w produkcji rozwiązanie macie po około 10–12 tygodniach od startu Fazy 1.
-
-
Nie. Nasz model wdrożenia opiera się na human-in-the-loop - AI przygotowuje, sugeruje, klasyfikuje, ale człowiek zatwierdza akcje wpływające na klienta. AI zwalnia handlowca z pracy mechanicznej (drafty maili, sprawdzanie historii, wstępna oferta), żeby miał więcej czasu na to, czego AI nie robi: rozmowę z klientem i negocjację.
-
Dane przechodzą tylko przez HubSpot i jego oficjalnych dostawców AI w ramach umów DPA podpisanych przez HubSpot. Brak fine-tuningu modeli na Waszych danych. Brak retencji konwersacji u dostawcy poza okresem niezbędnym do realizacji zapytania. Audyt logów na żądanie.
-
Nie. Część projektów zaczynamy od zera - bez HubSpot. W takiej sytuacji audyt pomaga ustalić, które systemy macie już w użyciu i jaki fundament danych warto zbudować pod agentów AI. Dla firm, które nie mają CRM, HubSpot jest najczęściej rekomendowanym przez nas rozwiązaniem - ale decyzja ta wynika z audytu, nie z założenia. Jeśli macie już inny system klasy CRM, analizujemy, czy można go wykorzystać jako warstwę danych.
-
Większość partnerów HubSpot wdraża AI jako kolejną funkcję platformy. My traktujemy AI jako warstwę nad CRM-em i ERP - co znaczy, że projekt zawsze zaczyna się od warstwy danych, a nie od włączenia agentów. Drugi wyróżnik: pracujemy w segmencie produkcja, handel, dystrybucja i znamy specyfikę firm z ERP. Trzeci: jesteśmy Elite Partner, top 20 globalnie, 200+ wdrożeń HubSpot w portfelu - AI dokładamy do systemów, które wcześniej zbudowaliśmy.
-
Nie. Część projektów AI rozpoczynamy równolegle z budową lub integracją systemu CRM - jeśli jeszcze go nie ma lub dane są rozproszone po wielu miejscach. Audyt w Fazie 1 pokazuje, co jest potrzebne, żeby agenci mieli pełny kontekst klienta. Dla Comarch ERP XL mamy gotowy konektor. Dla SAP, Microsoft Dynamics, IFS, Symfonii i innych - mamy doświadczenie i sprawdzony proces integracji.
-
Wszystkie akcje AI z wpływem na klienta przechodzą przez autoryzację człowieka, więc błędna treść nie wychodzi na zewnątrz. Dodatkowo każda akcja AI jest logowana - prompt, kontekst, wynik, decyzja człowieka. Jeśli pojawia się systemowy błąd, widać go w raporcie governance i poprawiamy go w kolejnym sprincie.
-
Punkt odniesienia ustalamy w Fazie 1 - to są konkretne liczbowe wartości, które mierzymy przed wdrożeniem: czas pierwszej reakcji na zapytanie, średni czas przygotowania oferty, liczba reaktywowanych klientów, konwersja na etapach lejka sprzedaży. To nie ankieta - to liczby, które można potem porównać. Po Fazie 2 mierzymy te same metryki i porównujemy. W Fazie 3 dodajemy raportowanie wpływu na wyniki sprzedaży.
Bez pomiaru obecnego stanu nie zaczynamy projektu. Bez niego rozmowa o zwrocie z inwestycji w AI to opowieść, nie projekt - a tego nie sprzedajemy. -
Nie. Po projekcie utrzymujemy Waszych agentów, tuningujemy ich pod zmieniające się procesy i dostarczamy nowe rozwiązania, które mogą dalej skracać czas obsługi lub zwiększać skuteczność sprzedaży. Możemy pracować w modelu wsparcia cyklicznego (miesięczna pula godzin) lub kontynuować w kolejnej fazie rozbudowy systemu. Większość naszych klientów współpracuje z nami od kilku lat - niektórzy od 2018 roku. Średnia retencja: 96%.