Wdrożenie HubSpot bez tajemnic – sprawdzone metody, które działają

Wdrożenie HubSpot to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość Twojej firmy. To platforma, która integruje kluczowe obszary działalności – od sprzedaży, przez marketing, po obsługę klienta – usprawniając procesy i wspierając rozwój organizacji. Jednak aby wdrożenie HubSpot było skuteczne, potrzebny jest odpowiedni plan i sprawdzone podejście.

BusinessWeb jest partnerem HubSpot o najwyższym statusie Elite Partner, co czyni nas zaufanym i doświadczonym partnerem HubSpot. Dzięki blisko 150 zrealizowanym wdrożeniom pomagamy firmom z różnych branż skutecznie przeprowadzać cyfrową transformację, projektując rozwiązania dopasowane do ich indywidualnych potrzeb.

W tym artykule pokażemy Ci, jak krok po kroku wygląda proces wdrożenia HubSpot – od zdefiniowania celów, przez analizę procesów, aż po szkolenie zespołu. Dowiesz się, jakie są kluczowe etapy wdrożenia, jakie modele współpracy możesz wybrać oraz jak zoptymalizować koszty, aby system był idealnie dopasowany do Twojej firmy.

Określenie celów wdrożenia HubSpot

Określenie celów wdrożenia HubSpot to fundament, który decyduje o sukcesie całego procesu. Jasno zdefiniowane priorytety pomagają skupić się na najważniejszych funkcjach, uniknąć przeciążenia wdrożenia zbyt szerokim zakresem oraz znacznie przyspieszyć osiągnięcie widocznych rezultatów. Bez celów łatwo zagubić się w ogromnym wachlarzu funkcjonalności HubSpot, co może prowadzić do wydłużenia czasu wdrożenia i opóźnienia efektów biznesowych.

Analizując podejście firm wdrażających HubSpot, można wyróżnić dwa główne scenariusze:

1. Firmy, które nie korzystały wcześniej z CRM – Są to przedsiębiorstwa, które do tej pory zarządzały procesami sprzedaży czy marketingu w sposób manualny lub przy użyciu podstawowych narzędzi (np. arkuszy Excel).
   
   
2. Firmy migrujące z innych systemów CRM – Organizacje te zazwyczaj już posiadają rozwiązanie CRM, jednak ich dotychczasowy system stał się niewystarczający, np. z powodu dynamicznego wzrostu organizacji. Często migrują z prostszych narzędzi, takich jak Pipedrive czy Livespace, szukając większej integracji z marketingiem, obsługą klienta lub bardziej zaawansowanych funkcji klasy Enterprise.
   
   

Przykładowe cele wdrożenia HubSpot

• Usprawnienie raportowania – Lepsze śledzenie wyników sprzedaży, analizowanie procesów oraz wyciąganie wniosków na podstawie precyzyjnych danych.
• Automatyzacja procesów – Skuteczniejsze zarządzanie powtarzalnymi zadaniami, takimi jak follow-upy, przydzielanie leadów czy tworzenie raportów.
• Zarządzanie danymi o klientach – Centralizacja informacji, która eliminuje ryzyko utraty danych, np. w przypadku odejścia pracownika z firmy.

Wdrożenie HubSpot podejściem krok po kroku

HubSpot rekomenduje wdrażanie swojego systemu etapami. Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy skupić się na realizacji najważniejszych, priorytetowych celów, a dopiero później rozszerzać wdrożenie o funkcjonalność czy kolejne moduły. Takie podejście pozwala szybciej osiągnąć widoczne efekty i uniknąć przytłoczenia nadmiarem możliwości systemu na samym początku wdrożenia.

Przygotowanie firmy i zespołu do wdrożenia HubSpot

Skuteczne wdrożenie HubSpot wymaga solidnego przygotowania – zarówno na poziomie procesów i systemów, jak i samego zespołu, który będzie z niego korzystał. Dobre przygotowanie to kluczowy element, który pozwala uprościć wdrożenie, uniknąć problemów oraz maksymalnie wykorzystać potencjał platformy HubSpot.

Przygotowanie procesów i systemów pod HubSpot

Procesy
Wiele firm, mimo sukcesów na rynku, nie posiada dobrze udokumentowanych procesów sprzedaży, marketingu czy obsługi klienta. Czy jest to przeszkodą przed wdrożeniem HubSpot? Nie. Partner wdrożeniowy, taki jak BusinessWeb, dysponuje ekspertami, którzy pomagają przełożyć procesy firmy na język systemu HubSpot. Nawet w sytuacji, gdy procesy są niesformalizowane, a każdy pracownik działa nieco inaczej, partner może usystematyzować działania i ujednolicić sposób pracy.

Kluczowym celem wdrożenia HubSpot jest wyposażenie firmy w dane, które wspierają optymalizację działań – np. identyfikację problemów z konwersją czy przyczyn przegranych transakcji. Dzięki odpowiednio skonfigurowanemu systemowi, firma zyskuje narzędzia do efektywnego kierowania usprawnieniami.

Integracje
Dla firm z branż takich jak produkcja, handel czy dystrybucja, integracja z systemem ERP jest kluczowa. Przed wdrożeniem należy ocenić, czy system ERP posiada odpowiedni interfejs zgodny z nowoczesnymi standardami (np. Rest API) oraz czy integrator ERP ma kompetencje do integracji obecnego systemu z HubSpot.
W większości przypadków to system ERP odpowiada za przesyłanie danych do HubSpot, co oznacza, że duża część pracy leży po stronie producenta lub integratora ERP. HubSpot, dzięki otwartemu interfejsowi API, oferuje szerokie możliwości integracji, a partnerzy wdrożeniowi, tacy jak BusinessWeb, posiadają gotowe modele, które usprawniają współpracę z integratorami.

Migracja danych
Kolejnym krokiem jest planowanie migracji danych. Należy określić, jakie dane mają zostać przeniesione do HubSpot – np. informacje z arkuszy Excel, dane transakcyjne, historia rozmów telefonicznych czy e-maile. W przypadku migracji z innego systemu CRM kluczowe jest zrozumienie, jakie dane można wyeksportować i w jakim formacie. Analiza obecnej infrastruktury przed migracją to podstawa, aby proces przebiegł bezproblemowo.

Przygotowanie zespołu i pracowników do wdrożenia HubSpot

Wyznaczenie lidera wdrożenia
Wdrożenie HubSpot to nie tylko projekt technologiczny, ale także zarządzanie zmianą, która dotyczy ludzi. Kluczowym elementem jest wyznaczenie lidera wdrożenia – osoby odpowiedzialnej za projekt i działania związane z HubSpot. Może to być właściciel firmy, szef sprzedaży lub dedykowany pracownik. Lider powinien koordynować projekt i odpowiadać za opracowanie procesów w HubSpot, co ma kluczowe znaczenie dla sukcesu wdrożenia.

Zaangażowanie zespołu
Zespół sprzedażowy, marketingowy i inne kluczowe działy firmy powinny być zaangażowane od samego początku. Warto zaprosić ich na demo systemu HubSpot, aby zobaczyli, jak HubSpot działa w praktyce i jakie korzyści może przynieść ich codziennej pracy.

Adresowanie obaw i "blokerów"
W każdym zespole mogą pojawić się osoby sceptyczne wobec nowych rozwiązań – tzw. "blokery". Zamiast ignorować ich obawy, warto je otwarcie omówić. Takie osoby mogą wskazać potencjalne ograniczenia lub ryzyka wdrożenia HubSpot, co pozwala na podjęcie świadomych decyzji i eliminację problemów przed wprowadzeniem systemu.

Rola zespołów IT, marketingu i obsługi klienta
W przypadku integracji systemowych kluczową rolę odgrywa dział IT, który odpowiada za system ERP i inne narzędzia. Osoby z tego zespołu powinny koordynować pracę integratorów i dostawców systemów. Podobnie, liderzy z działów marketingu i obsługi klienta powinni precyzyjnie określić wymagania dla swoich obszarów.

Spersonalizowane demo
Zamiast organizować ogólne demonstracje systemu, warto przekazać partnerowi wdrożeniowemu HubSpot szczegółowe informacje o procesach w firmie. Dobry partner wdrożeniowy przeprowadzi spotkania typu "Discovery", które pozwalają zrozumieć potrzeby organizacji i przygotować demo dostosowane do specyficznych wymagań. Pokazanie systemu w kontekście realnych procesów zwiększa akceptację zespołu i pozytywny odbiór wdrożenia.

Wybór odpowiedniego planu HubSpot (licencji) przed wdrożeniem

Wybór odpowiedniego planu licencyjnego HubSpot jest kluczowym elementem strategicznego podejścia do wdrożenia systemu. Po określeniu celów i przeprowadzeniu analizy procesów, warto przyjrzeć się dostępnym planom, aby dopasować je do bieżących i przyszłych potrzeb organizacji. HubSpot oferuje swoje rozwiązania na trzech głównych poziomach – Starter, Professional i Enterprise – co pozwala na elastyczne dostosowanie funkcjonalności do zmieniających się wymagań firmy.

Poziomy licencji: Starter, Professional i Enterprise

Każdy z "hubów" HubSpot – niezależnie od tego, czy jest to Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub, Operations Hub, czy E-commerce Hub – dostępny jest na trzech poziomach licencji. Oto ich charakterystyka:

Starter
Plan Starter to podstawowy poziom licencji, który umożliwia uporządkowanie danych sprzedażowych i marketingowych oraz wprowadzenie fundamentalnych narzędzi CRM.

Charakterystyka:

• Brak zaawansowanych funkcji automatyzacji.
• Ograniczone możliwości budowania własnych raportów.
• Idealny dla firm, które dopiero rozpoczynają pracę z HubSpot i chcą ujednolicić dane w systemie CRM.

Koszt: Licencja Starter to około 20 euro za użytkownika.

Professional
Plan Professional oferuje znacząco rozszerzone funkcjonalności, w tym zaawansowane narzędzia do automatyzacji procesów i tworzenia raportów.

Charakterystyka:

• Możliwość budowania dowolnych automatyzacji.
• Zaawansowane moduły raportowania, idealne do zarządzania zespołami sprzedażowymi.
• Rozszerzone funkcje analityczne i gotowe raporty wspierające strategiczne decyzje.

Koszt: Licencje Professional kosztują około 100 euro za użytkownika.

Enterprise
Plan Enterprise to rozwiązanie dla dużych organizacji złożonych, które wymagają najwyższego poziomu zaawansowania, bezpieczeństwa i elastyczności.

Charakterystyka:

• Funkcje takie jak Single Sign-On (SSO), zaawansowane zarządzanie użytkownikami i kontrola zmian pól.
• Obsługa wielu domen i zarządzanie dużymi bazami kontaktów (dziesiątki tysięcy).
• Rozbudowane narzędzia do zarządzania procesami na poziomie korporacyjnym.

Koszt: Licencje Enterprise to około 150 euro za użytkownika.

Elastyczność i skalowalność HubSpot

Jednym z największych atutów HubSpot jest możliwość dostosowania licencji i funkcji do aktualnych potrzeb firmy.

Oto przykład:

• Możesz wdrożyć HubSpot Sales Hub na poziomie Professional, aby korzystać z zaawansowanych automatyzacji i raportowania w sprzedaży,
• Jednocześnie wdrażać HubSpot Service Hub na poziomie Starter, aby na początek usprawnić podstawowe procesy obsługi klienta.

To podejście umożliwia skalowanie systemu w miarę rozwoju firmy, co czyni HubSpot wyjątkowo wszechstronnym i przyszłościowym rozwiązaniem.

Optymalizacja kosztów licencji 

Dzięki różnorodnym typom licencji, HubSpot umożliwia efektywną optymalizację kosztów. Dobór odpowiednich planów dla poszczególnych ról w zespole pozwala na znaczne obniżenie całkowitych kosztów posiadania systemu. Partnerzy wdrożeniowi, tacy jak BusinessWeb, pomagają w analizie potrzeb organizacji i doborze licencji, co przekłada się na efektywne zarządzanie budżetem.

Dowiedź się więcej o pomocy w doborze i zakupie licencji HubSpot.

Możliwość upgrade'u licencji

HubSpot to platforma zaprojektowana tak, aby rozwijać się razem z firmą. W dowolnym momencie możliwe jest przejście na wyższy poziom licencji – z Starter na Professional lub z Professional na Enterprise – w miarę jak organizacja rośnie i jej wymagania stają się bardziej zaawansowane. Ta elastyczność pozwala firmom realizować ich cele biznesowe i wspiera proces cyfrowej transformacji.

Model wdrożenia HubSpot - samodzielnie, z onboardingiem HubSpot czy z partnerem?

Wdrożenie systemu HubSpot może być realizowane na kilka sposobów, w zależności od zasobów, wiedzy i specyfiki firmy. Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia jest kluczowy dla osiągnięcia sukcesu i maksymalnego wykorzystania możliwości platformy. Dostępne są trzy główne podejścia: samodzielne wdrożenie, onboarding oferowany przez HubSpot oraz wsparcie partnera wdrożeniowego np. BusinessWeb.

Samodzielne wdrożenie HubSpot

Samodzielne wdrażanie HubSpot jest możliwe w określonych warunkach i może być odpowiednim rozwiązaniem dla firm o prostych procesach i ograniczonym budżecie.

Kiedy warto wybrać samodzielne wdrożenie?

• Małe zespoły i nieskomplikowane procesy: To podejście sprawdzi się w przypadku małych firm, które mają powtarzalne i nieskomplikowane procesy sprzedażowe czy marketingowe.
• Dostępne zasoby edukacyjne: HubSpot oferuje bogatą bazę wiedzy, w tym Akademię HubSpot, która krok po kroku prowadzi użytkowników przez proces konfiguracji. Dodatkowo, dostępne są platformy szkoleniowe, takie jak Akademia BusinessWeb, które wspierają naukę obsługi systemu.

Zalety:

• Oszczędność kosztów: Brak wydatków na wsparcie zewnętrzne.
• Elastyczność: Możliwość wdrażania systemu we własnym tempie.

Wady:

• Czasochłonność: Wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na naukę i konfigurację.
• Ryzyko błędów: Brak doświadczenia w parametryzacji HubSpot może prowadzić do nieprawidłowej konfiguracji, co skutkuje problemami z raportowaniem i koniecznością "rewdrożenia" systemu w przyszłości.

Onboarding HubSpot (bezpośrednio od HubSpot)

HubSpot oferuje własny onboarding, który jest obowiązkowy dla licencji Professional i Enterprise, chyba że licencja została zakupiona za pośrednictwem partnera wdrożeniowego.

Charakterystyka onboardingu HubSpot:

• Zakres: Onboarding obejmuje podstawowe ustawienia techniczne i wprowadzenie do funkcji systemu.
• Czas trwania: Proces jest ograniczony czasowo i zazwyczaj trwa od 60 do 90 dni.
• Ograniczenia: Onboarding skupia się na standardowych funkcjach i nie uwzględnia szczegółowego dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb firmy.

Zalety:

• Szybki start: Umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy z podstawowymi funkcjami HubSpot.
• Wsparcie techniczne: Dostęp do konsultantów HubSpot podczas procesu onboardingu.

Wady:

• Niewystarczający zakres: Onboarding często nie obejmuje szczegółowego mapowania procesów biznesowych ani zaawansowanych konfiguracji.
• Ograniczenia czasowe: Nieobecność na zaplanowanych sesjach może skutkować ich przepadnięciem.
• Brak personalizacji: Proces jest szablonowy i nie uwzględnia specyficznych wymagań firmy.

Wsparcie partnera wdrożeniowego BusinessWeb

Współpraca z partnerem wdrożeniowym to najbardziej kompleksowe i rekomendowane podejście, szczególnie dla firm o bardziej złożonych procesach lub tych, które chcą maksymalnie wykorzystać możliwości HubSpot.

Zalety współpracy z partnerem:

• Ekspercka wiedza i doświadczenie: Partnerzy wdrożeniowi, tacy jak BusinessWeb, posiadają doświadczenie z dziesiątek projektów i głęboką znajomość systemu HubSpot.
• Indywidualne podejście: Partnerzy projektują konfigurację systemu, mapując procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta, nawet w przypadku niesformalizowanych procesów.
• Wsparcie w języku polskim: W przeciwieństwie do wsparcia HubSpot, które często jest dostępne tylko w języku angielskim, partnerzy oferują pomoc w języku polskim, co ułatwia komunikację.
• Kompleksowy proces wdrożenia: Partnerzy realizują wdrożenie w trzech etapach: analizę i projektowanie, konfigurację systemu oraz szkolenia. Dzięki temu proces jest systematyczny i profesjonalny.
• Transfer wiedzy: Partnerzy uczą klientów samodzielnego zarządzania HubSpotem, co minimalizuje koszty wsparcia powdrożeniowego.

Wyniki

• Wyższa skuteczność: 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z BusinessWeb, pozostaje z systemem, co świadczy o wysokim poziomie zadowolenia.
• Dostosowanie do potrzeb: Partnerzy pomagają zweryfikować, które funkcje są rzeczywiście potrzebne, co pozwala na optymalizację kosztów.

Etapy wdrożenia HubSpot: Model BusinessWeb

Model wdrożeniowy HubSpot stosowany przez BusinessWeb składa się z trzech głównych etapów: analizy i projektowania, konfiguracji systemu oraz szkoleń. Każdy z tych etapów został zaprojektowany tak, aby zapewnić kompleksowe i skuteczne wdrożenie HubSpot, dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta.

Etap 1: Analiza i projektowanie

Analiza i projektowanie to najbardziej pracochłonny i kluczowy etap wdrożenia. Na tym etapie wykonywana jest największa ilość pracy, która stanowi fundament dla dalszych działań.

Kluczowe działania:

• Mapowanie procesów: Ekspert ds. procesów sprzedaży i obsługi klienta analizuje i systematyzuje procesy klienta, rozrysowując je w postaci workflowów. Dzięki temu nawet firmy, które nie posiadają wcześniej udokumentowanych procesów, mogą liczyć na wsparcie w ich uporządkowaniu.
• Doradztwo funkcjonalne: Specjalista doradza, jakie funkcje HubSpot w dostępnej licencji można zastosować, aby usprawnić procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.
• Projekt konfiguracji: Rezultatem tego etapu jest szczegółowy projekt konfiguracji HubSpot, obejmujący m.in. listę pól, widoków, raportów i automatyzacji.
• Integracja z ERP: W przypadku integracji z systemem ERP, mapowane są pola i informacje do wymiany między systemami. Konsultant ds. projektowania interfejsów przygotowuje specyfikację techniczną, która stanowi podstawę dla zespołów IT do prawidłowego przygotowania integracji.

Efekt końcowy:
Kompletny projekt konfiguracji HubSpot, obejmujący zarówno sam system, jak i interfejsy, który stanowi podstawę do dalszych działań wdrożeniowych.

Etap 2: Konfiguracja Systemu CRM

Drugi etap obejmuje faktyczną konfigurację systemu CRM na podstawie zatwierdzonego projektu. To tutaj HubSpot zostaje przygotowany do pracy zgodnie z wymaganiami klienta.

Kluczowe działania:

• Ustawienia systemu: Tworzenie niezbędnych pól, widoków pracy, automatyzacji i raportów, które umożliwiają efektywne korzystanie z systemu.
• Współpraca z zespołem IT: W przypadku integracji z systemem ERP lub innymi interfejsami, prowadzona jest ścisła współpraca z zespołem informatycznym klienta.
• Migracja danych: Dane z poprzednich systemów (np. Excel, inny CRM) są przenoszone do HubSpot. Migracja obejmuje nie tylko podstawowe informacje, takie jak kontakty, ale także historię transakcji, rozmów telefonicznych, e-maili czy notatek.
• Przygotowanie stanowisk pracy: Podłączane są niezbędne elementy, takie jak integracja poczty, kalendarzy i innych aplikacji wykorzystywanych przez użytkowników.

Efekt końcowy:

System jest w pełni skonfigurowany, dane zostały zmigrowane, a stanowiska pracy są gotowe do rozpoczęcia szkoleń.

Etap 3: Szkolenie pracowników

Szkolenia to ostatni etap wdrożenia HubSpot, który przygotowuje zespół do efektywnego korzystania z systemu HubSpot.

Rodzaje szkoleń:

1. Zapoznanie z konfiguracją systemu: Zespół poznaje, jak system został skonfigurowany pod kątem procesów firmy.
2. Funkcje HubSpot w codziennej pracy: Pracownicy uczą się korzystania z funkcji HubSpot, takich jak automatyzacje, raportowanie czy zarządzanie kontaktami.
3. Szkolenia administracyjne: Kluczowi użytkownicy uczą się zarządzania systemem, w tym tworzenia raportów, automatyzacji i innych zaawansowanych funkcji. Dzięki temu firma staje się samodzielna w rozwoju systemu, co minimalizuje koszty wsparcia powdrożeniowego.
4. Wsparcie online: Szkolenia są wspierane przez platformę szkoleniową online BusinessWeb, które umożliwiają samodzielną naukę i maksymalne wykorzystanie dostępnych funkcji systemu. Dodatkowo każde spotkanie jest nagrywane i udostępniane klientowi, aby w każdej chwili mógł do niego wrócić.
   
   Elastyczność w szkoleniach:

• Możliwe jest przeprowadzenie szkoleń pilotażowych dla części zespołu, który następnie przeszkoli pozostałych pracowników. Takie podejście pozwala obniżyć koszty wdrożenia.

Efekt końcowy:

Zespół jest w pełni przeszkolony i gotowy do pracy na systemie HubSpot, a firma zyskuje samodzielność w zarządzaniu systemem.

Dlaczego model wdrożenia BusinessWeb działa?

Model wdrożeniowy BusinessWeb opiera się na systematycznym i profesjonalnym podejściu, które minimalizuje ryzyko błędów i maksymalizuje efektywność wdrożenia. Dzięki trzem jasno określonym etapom, klient otrzymuje nie tylko działający system, ale także wiedzę i narzędzia do jego dalszego rozwoju.

Kluczowe korzyści:

• Kompleksowe podejście: Od analizy procesów, przez konfigurację, aż po szkolenia – każdy etap jest dokładnie zaplanowany i realizowany.
• Dostosowanie do potrzeb: System jest w pełni dostosowany do specyficznych wymagań firmy.
• Samodzielność klienta: Dzięki szkoleniom administracyjnym firma staje się niezależna w zarządzaniu systemem, co obniża koszty wsparcia powdrożeniowego.

Ile czasu zajmuje wdrożenie HubSpot?

Czas wdrożenia systemu HubSpot zależy od wielu czynników, takich jak złożoność procesów biznesowych, wymagania techniczne czy zaangażowanie wewnętrznych zespołów. Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwala nie tylko skrócić czas realizacji, ale także osiągnąć zamierzone cele w sposób efektywny.

Od czego zależy czas wdrożenia? Poznaj główne czynniki wpływające na czas wdrożenia HubSpot

Kompleksowość procesów sprzedaży

• Firmy z prostymi, spójnymi procesami sprzedaży mogą zrealizować wdrożenie szybciej.
• Jeśli jednak w organizacji funkcjonują różnorodne procesy, takie jak prospecting, upselling czy kampanie ABM (Account-Based Marketing), konieczne jest ich dokładne zmapowanie i zaprojektowanie większej liczby konfiguracji, co wydłuża czas realizacji.

Zaawansowane wymagania raportowe

• Firmy wymagające szczegółowego raportowania, np. w modelu powtarzalnych przychodów (MRR), potrzebują bardziej rozbudowanego systemu raportowego. Przygotowanie takich raportów zwiększa czas potrzebny na wdrożenie.

Konieczność budowy dodatkowych obiektów niestandardowych (custom objects)

• Jeśli procesy biznesowe wymagają utworzenia dodatkowych obiektów, takich jak licencje czy zasoby (np. sprzęt IT), system musi zostać dostosowany do specyficznych potrzeb. To wymaga analizy, projektowania i konfiguracji, co może wydłużyć czas wdrożenia.

Zakres migracji danych

• Prosta migracja danych, takich jak imię, nazwisko czy numer telefonu, jest szybka.
• Jeśli jednak migracja obejmuje bardziej szczegółowe dane, takie jak historia komunikacji (e-maile, spotkania, notatki) czy transakcje, proces staje się bardziej czasochłonny i wymaga usystematyzowania danych z różnych źródeł.

Wymagania dotyczące automatyzacji

• Złożone automatyzacje, które obejmują dużą część procesów biznesowych (np. automatyczne przypisywanie leadów czy zaawansowane workflowy), wymagają więcej czasu na opracowanie i wdrożenie.

Integracje z systemem ERP

• Projekty wymagające integracji z systemami ERP są bardziej czasochłonne.
• Budowa interfejsów integracyjnych często zależy od zewnętrznych dostawców lub działu IT klienta i może dodać od 1 do 3 miesięcy do całkowitego czasu projektu.
• Projekty z integracjami trwają średnio od 4 do 6 miesięcy, podczas gdy projekty bez integracji można zrealizować nawet w do 3 miesięcy. Kluczowa jest ocena, czy system ERP posiada interfejs (np. Rest API) oraz kompetencje integratora.

Dostępność klienta

• Regularna dostępność klienta i jego zaangażowanie są kluczowe dla utrzymania tempa wdrożenia.
• Plan wdrożenia zazwyczaj obejmuje cotygodniowe spotkania, a ich terminowe realizowanie pozwala na ukończenie projektu w założonym czasie.
• Wyznaczenie lidera projektu po stronie klienta, który będzie odpowiadał za nadzór merytoryczny i koordynację działań, ma krytyczne znaczenie dla sukcesu.

Prostsze wdrożenia

• W przypadku mniej skomplikowanych procesów wdrożenie HubSpot może być realizowane w półtora miesiąca lub nawet szybciej.
• Priorytetyzacja celów oraz wdrażanie systemu etapami ("kawałek po kawałku"), zaczynając od najważniejszych funkcji, pozwala skrócić czas wdrożenia i szybciej osiągnąć widoczne efekty.

Od czego zależą koszty wdrożenia?

Koszty wdrożenia HubSpot są uzależnione od wielu czynników, a klient ma znaczący wpływ na ich ostateczny kształt, szczególnie poprzez wybór modelu wdrożenia i zakresu prac. Wdrożenie może być dostosowane do budżetu firmy, co pozwala na optymalizację zarówno czasu, jak i kosztów.

Główne czynniki wpływające na koszty wdrożenia

Ilość wdrażanych procesów

• Im więcej procesów sprzedażowych, marketingowych lub obsługi klienta ma zostać wdrożonych, tym wyższe koszty.
• Złożoność procesów, takich jak kampanie ABM, prospecting czy upselling, wymaga większego nakładu pracy.

Wielkość zespołów

• Koszty zwiększają się wraz z wielkością zespołów objętych wdrożeniem, ponieważ większe zespoły wymagają dodatkowych szkoleń i konfiguracji.

Zakres migracji danych:

• Migracja standardowych informacji (np. imię, nazwisko, telefon) jest mniej kosztowna.

• Migracja bardziej złożonych danych, takich jak historia komunikacji (e-maile, notatki, spotkania) czy transakcje, wymaga więcej pracy i zwiększa koszty.

• Firmy z bardziej rozbudowanymi potrzebami raportowania, np. w modelu powtarzalnych przychodów (MRR), generują wyższe koszty wdrożenia.

Budowa dodatkowych obiektów (custom objects):

• Tworzenie niestandardowych obiektów, np. do zarządzania licencjami czy zasobami (assetami), zwiększa złożoność projektu i jego koszt.

Wymagania dotyczące automatyzacji:

• Złożone automatyzacje procesów biznesowych wymagają intensywnej pracy, co wpływa na koszt wdrożenia

Integracje z innymi systemami:

• Projekty wymagające integracji z systemami, takimi jak ERP, są droższe i bardziej czasochłonne.
• Budowa interfejsów może zwiększyć koszty o 1-3 miesięczne nakłady pracy w zależności od zakresu integracji.

Model hybrydowy wdrożenia a wpływ klienta na koszty

Model hybrydowy wdrożenia pozwala klientowi przejąć część zadań, które nie wpływają na jakość końcową projektu, jednocześnie pozostawiając projektowanie i kluczowe konfiguracje w rękach partnera wdrożeniowego.

Kluczowe elementy modelu hybrydowego:

Samodzielne wykonanie części prac przez klienta:

• Partner wdrożeniowy projektuje zakres raportów i automatyzacji na etapie analizy i projektowania. Następnie, po przejściu szkoleń administracyjnych, klient może samodzielnie wdrożyć część raportów i automatyzacji, co zmniejsza nakład pracy partnera i obniża koszty.

Szkolenia pilotażowe:

• Można przeprowadzić szkolenia pilotażowe dla części zespołu, a pozostałych pracowników przeszkoli później sam klient. To rozwiązanie pozwala na dalsze ograniczenie kosztów.

Migracja danych:

• Zamiast pełnego przejęcia odpowiedzialności za migrację danych, partner może nadzorować proces, jednocześnie szkoląc klienta w tym zakresie.

Pakiety wdrożeniowe:

• BusinessWeb oferuje elastyczne pakiety wdrożeniowe, które umożliwiają klientowi przejęcie części prac, co pozwala zmniejszyć koszty wdrożenia HubSpot.

Przykładowe scenariusze kosztowe wdrożenia HubSpot w model hybrydowy, bez kosztów licencji

Scenariusz 1: Proste wdrożenie bez integracji

• Firma z nieskomplikowanymi procesami, skupiona na podstawowych funkcjach, takich jak monitorowanie pracy zespołu sprzedażowego, może zrealizować wdrożenie w koszcie od 20 000 do 35 000 zł.
  

Scenariusz 2: Zaawansowane procesy (MRR, assety)

• Dla firm z bardziej złożonymi procesami, powtarzalnymi przychodami (MRR), potrzebą zaawansowanych raportów i zarządzania licencjami czy zasobami, koszty wdrożenia mogą wynieść od 50 000 do 100 000 zł.
  

Scenariusz 3: Wdrożenie z integracjami

Koszty integracji zależą od zakresu odpowiedzialności:

• Jeśli klient lub jego integrator realizuje integrację, a partner jedynie projektuje interfejsy, koszt wynosi od 9 000 do 14 000 zł.
• Jeśli partner buduje interfejs od podstaw, koszt wynosi od 30 000 do 40 000 zł.
• W przypadku gotowych komponentów, koszt budowy rozwiązań może spaść nawet o 50%.
  
  

Podsumowanie
Koszty wdrożenia HubSpot są elastyczne i można je dostosować do wymagań firmy oraz jej budżetu. Model hybrydowy pozwala klientowi na aktywne uczestnictwo w procesie wdrożeniowym, co znacząco obniża koszty. Warto jednak pamiętać, że złożoność procesów, potrzeba zaawansowanej konfiguracji, migracja danych i integracje mają największy wpływ na ostateczną cenę.

Wsparcie po wdrożeniu HubSpot

Wybór systemu HubSpot wiąże się z dobrą wiadomością dotyczącą wsparcia powdrożeniowego. HubSpot został zaprojektowany tak, aby użytkownicy mieli możliwość działać samodzielnie, co minimalizuje koszty związane z dalszym utrzymaniem i rozwojem.

Samodzielność

HubSpot został zaprojektowany z myślą o dużej samodzielności użytkowników, co jest jedną z jego największych zalet.

Kluczowe aspekty samodzielności:

Łatwość obsługi:

• System HubSpot jest intuicyjny, a poznanie podstaw jego działania jako administrator pozwala na samodzielne wykonywanie wielu czynności, takich jak konfiguracja automatyzacji, tworzenie raportów czy zarządzanie danymi.

Szkolenia administracyjne:

• Podczas wdrożenia klienci przechodzą szkolenia administracyjne, które uczą ich, jak zarządzać systemem od A do Z. Dzięki temu stają się niezależni w obsłudze HubSpot, co minimalizuje potrzebę korzystania z opieki powdrożeniowej.

Transfer wiedzy od partnera:

• Partnerzy wdrożeniowi, tacy jak BusinessWeb, dzielą się wiedzą i uczą klientów samodzielności w działaniach na HubSpot. To podejście pozwala na obniżenie całkowitego kosztu posiadania systemu.

Wsparcie techniczne HubSpot

Każda licencja HubSpot zawiera dostęp do wsparcia technicznego, które jest dostępne w różnych formach w zależności od poziomu subskrypcji.

Rodzaje wsparcia technicznego HubSpot:

Baza wiedzy i społeczność

• Wszystkie plany HubSpot zapewniają dostęp do obszernej bazy wiedzy, przewodników użytkownika oraz społeczności, gdzie można znaleźć odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Wsparcie na czacie i e-mail

• Użytkownicy planów Starter, Professional i Enterprise mogą korzystać z czatu oraz wsparcia e-mailowego. Odpowiedzi zazwyczaj są udzielane w ciągu jednego dnia roboczego.

Wsparcie telefoniczne

• Dostępne dla użytkowników planów Professional i Enterprise, jednak wyłącznie w języku angielskim.

Wsparcie powdrożeniowe BusinessWeb

Współpraca z partnerem wdrożeniowym, takim jak BusinessWeb, zapewnia dodatkowe korzyści, które wykraczają poza standardowe wsparcie oferowane przez HubSpot.

Korzyści ze wsparcia powdrożeniowego w BusinessWeb:

Dostęp do nowości i mastermindów

• BusinessWeb dla Swoich klientów organizują regularne webinary, mastermind’y i szkolenia, które pomagają klientom być na bieżąco z nowościami w HubSpot.

Elastyczne wsparcie

• Wsparcie BusinessWeb jest zazwyczaj świadczone w ramach pakietów godzinowych, co pozwala na dostosowanie zakresu pomocy do bieżących potrzeb klienta.

Konsultacje i optymalizacja

• BusinessWeb oferują konsultacje dotyczące optymalizacji procesów, automatyzacji, raportowania czy integracji systemów. Dzięki temu klienci mogą maksymalnie wykorzystać potencjał HubSpot.

Wsparcie w języku polskim

• W przeciwieństwie do wsparcia HubSpot, które często jest dostępne tylko w języku angielskim, BusinessWeb oferują pomoc w języku polskim, co ułatwia komunikację i rozwiązywanie problemów.

Dowiedź się więcej informacji na temat wsparcia użytkowników HubSpot w BusinessWeb.

6 Korzyści z wdrożenia HubSpot

Wdrożenie HubSpot przynosi wiele korzyści dla firm, usprawniając ich codzienne działania, zwiększając efektywność procesów i umożliwiając dynamiczny rozwój. Poniżej przedstawiamy 6 kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia HubSpot w Swojej firmie.

1. Nowoczesny i stale rozwijany system

• Ciągłe aktualizacje: HubSpot to nowoczesna platforma, która jest regularnie aktualizowana i rozwijana, a wszystkie aktualizacje są dostępne w cenie licencji. Dzięki temu użytkownicy zawsze mają dostęp do najnowszych funkcji.
• Wsparcie rozwoju organizacji: System pozwala organizacji rozwijać się razem z platformą, zapewniając bieżące dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.

2. Łatwość wprowadzania zmian i elastyczność

• Prosta konfiguracja: HubSpot umożliwia łatwe wprowadzanie zmian, co pozwala organizacji na szybkie dostosowywanie systemu.
• Elastyczność: Dzięki intuicyjności systemu i możliwości samodzielnej konfiguracji, firma zyskuje dużą elastyczność w zarządzaniu procesami.
• Adaptacja do potrzeb: Platforma jest łatwa w obsłudze, co sprawia, że może być na bieżąco dostosowywana przez administratorów bez potrzeby angażowania zewnętrznych specjalistów.

3. Skalowalność 

• Rozwój razem z firmą: HubSpot jest systemem skalowalnym, który umożliwia firmom rozpoczęcie od podstawowych wersji (Starter), a następnie przejście na bardziej zaawansowane wersje (Professional czy Enterprise) w miarę rozwoju organizacji.
• Elastyczność licencji: Możliwość wyboru różnych poziomów licencji dla poszczególnych modułów (np. Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub) pozwala na dostosowanie funkcjonalności do aktualnych potrzeb i budżetu firmy.
• Podnoszenie licencji: W dowolnym momencie można podnieść poziom licencji, co umożliwia stopniowe wdrażanie bardziej zaawansowanych funkcji.

4. Usprawnienie i mierzenie procesów

• Lepsza kontrola procesów: HubSpot pozwala usprawnić i zautomatyzować kluczowe procesy w obszarach sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.
• Zaawansowane raportowanie: System umożliwia dokładne monitorowanie działań sprzedażowych i marketingowych, a także identyfikację obszarów wymagających poprawy.
• Dane wspierające decyzje: Posiadanie HubSpot zapewnia dostęp do danych, które mogą być wykorzystane do usprawniania procesów biznesowych i podejmowania lepszych decyzji strategicznych.
• Systematyzacja pracy: HubSpot pozwala na ujednolicenie procesów w całej firmie, co zwiększa efektywność i umożliwia skuteczne mierzenie wyników.

5. Jedna platforma dla całej firmy

• Integracja funkcji: HubSpot łączy w jednym miejscu kluczowe funkcje, takie jak marketing, sprzedaż, obsługa klienta, zarządzanie stronami internetowymi, integracje czy e-commerce.
• Praca zespołowa: Dzięki integracji wszystkie zespoły w firmie mogą współpracować na jednej platformie, co eliminuje silosy informacyjne i usprawnia komunikację.
• Prostota infrastruktury: Posiadanie jednej platformy upraszcza infrastrukturę systemową, ułatwia dostęp do danych i narzędzi, a także zwiększa efektywność pracy.

6. Elastyczność organizacyjna

• Samodzielność w zarządzaniu: Szkolenia administracyjne oraz intuicyjność systemu pozwalają klientom na samodzielne zarządzanie HubSpotem, co minimalizuje koszty opieki powdrożeniowej.
• Zaangażowanie pracowników: Łatwość obsługi systemu sprawia, że pracownicy szybciej adaptują się do nowych narzędzi, co zwiększa ich zaangażowanie.
• Szybkie wprowadzanie zmian: HubSpot umożliwia organizacji szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i wprowadzanie nowych rozwiązań w systemie.

Podsumowanie: HubSpot jako klucz do nowoczesnego biznesu

Wdrożenie HubSpot to coś więcej niż zakup systemu – to strategiczna decyzja, która może zrewolucjonizować sposób, w jaki Twoja firma zarządza sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta. Dzięki swojej skalowalności, elastyczności i intuicyjności, HubSpot wspiera organizacje na każdym etapie rozwoju, pozwalając na efektywne zarządzanie procesami i lepsze wykorzystanie dostępnych danych. Jest to inwestycja w przyszłość, która zwraca się w postaci usprawnionych działań, zoptymalizowanych procesów, większej efektywności zespołów, lepszych i uporządkowanych jakościowo danych, które pozwalają podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz przygodę z systemami CRM, czy szukasz bardziej zaawansowanego rozwiązania, HubSpot, wdrożony z pomocą doświadczonego partnera, jak BusinessWeb, zapewni Ci narzędzia do osiągania celów biznesowych. Teraz jest najlepszy czas, aby przygotować swoją firmę na wyzwania współczesnego rynku – HubSpot może być Twoim kluczem do sukcesu.