Spis Treści
Sztuczna inteligencja już dawno przestała być futurystycznym dodatkiem. W ekosystemie HubSpot AI jest narzędziem realnie zmieniającym codzienną pracę od automatyzacji prostych zadań, po analizę danych i wsparcie decyzyjne na zupełnie nowym poziomie. Jako osoba, która wdraża asystentów AI, widzę, jak ogromną przewagę daje natywne połączenie AI z danymi i procesami w CRM. To nie jest kolejny czatbot to asystent, który rozumie Twój biznes i Twoje realne wyzwania.
HubSpot daje dziś dostęp do asystenta AI, który działa jak ChatGPT, tyle że jest w pełni zintegrowany z Twoim CRM i dostępny tam, gdzie pracujesz na co dzień. Nie musisz przełączać się między narzędziami ani martwić się o bezpieczeństwo danych. Całość funkcjonuje w ekosystemie, w którym pracują Twoje zespoły i właśnie dlatego efekty wdrożenia AI w HubSpot są natychmiastowe i mierzalne.
Kluczowe wnioski
Czym jest asystent AI w HubSpot?
Asystent AI w HubSpot to narzędzie, które możesz porównać do ChatGPT, ale z jedną kluczową różnicą, jest ono natywnie zintegrowane z Twoim CRM. Oznacza to, że nie musisz przełączać się między aplikacjami ani kopiować danych. Asystent AI jest dostępny dokładnie tam, gdzie pracujesz na co dzień, z natychmiastowym dostępem do kontekstu biznesowego i wszystkich danych, które już masz w HubSpot.
Wyobraź sobie wygodę ChatGPT, ale podpiętą bezpośrednio pod Twoje kontakty, firmy, notatki, maile, dokumenty i całą historię interakcji z klientami. To właśnie daje asystent AI w HubSpot możesz zadawać pytania, prosić o analizy, generować wiadomości czy automatyzować podsumowania spotkań bez opuszczania ekosystemu CRM. Dla mnie to wielka zaleta bo nie trzeba przełączać się między CRM a modelem LLM i nie ryzykujesz wycieku danych poza firmowy ekosystem.
Modele napędzające asystenta: jak GPT-4o i GPT-4o mini są wykorzystywane w HubSpot
Asystenta AI w HubSpot CRM do wygenerowania odpowiedzi korzysta z modeli od OpenAI, konkretnie GPT-4o oraz GPT-4o mini. Co ważne, to HubSpot automatycznie decyduje, który model będzie optymalny dla Twojego zapytania i użytkownik nie musi się na tym znać ani wybierać modelu ręcznie.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli zadania są różne od generowania maila czy podsumowania spotkania, po analizę danych z CRM lub plików, asystent zawsze wybierze najbardziej efektywny i bezpieczny model do danego promptu. Dzięki temu korzystasz z możliwości AI, nie martwiąc się o kwestie techniczne.
Rodzaje asystentów AI w HubSpot
Asystent ogólnodostępny
HubSpot udostępnia ogólnodostępnego asystenta AI, który działa na zasadzie czatu i promptów. W tej wersji możesz wpisywać polecenia lub pytania, a asystent generuje odpowiedzi w oparciu o kontekst i dane dostępne w Twoim CRM. To nie jest zwykły czat po pierwsze, masz dostęp do firmowej biblioteki promptów, a każde polecenie możesz zapisać jako ulubione, budując własny zestaw najczęściej używanych promptów.
Ten czat posiada również mechanizm pamięci, dzięki któremu asystent uczy się na podstawie ocen odpowiedzi (np. „lajków") i zapamiętuje konkretne czynności wykonane w danym wątku. Dzięki temu jego rekomendacje stają się coraz bardziej dopasowane do Twojego stylu pracy i specyfiki danych, na których operujesz.
okienko chatu w asystencie AI w HubSpot
Dedykowani asystenci
Oprócz ogólnego czatu możesz tworzyć własnych, dedykowanych asystentów AI do konkretnych procesów lub zespołów. Taki asystent działa podobnie jak „GPTs", które znasz z platform OpenAI czy Gemy z Gemini możesz nadać mu szczegółową instrukcję, określić rolę, zakres zadań, a nawet zdecydować, czy ma mieć dostęp do przeglądania internetu.
Do dedykowanego asystenta możesz dodać własne pliki (do 20 w jednym asystencie) lub wskazać, z których danych i obiektów w HubSpot ma korzystać (np. kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia, artykuły z bazy wiedzy czy bloga). Taka konfiguracja pozwala precyzyjnie zawęzić jego kompetencje i zakres wiedzy. Możesz także wybrać, którzy użytkownicy w firmie będą mieli do niego dostęp, dzięki czemu łatwo dopasować asystenta do potrzeb danego działu lub procesu.
Tworzenie dedykowanego asystenta w HubSpot
Źródła danych - Skąd asystent AI w HubSpot czerpie wiedzę?
Asystent AI w HubSpot czerpie swoją wiedzę z kilku kluczowych źródeł, co pozwala mu odpowiadać na pytania i wykonywać zadania w sposób kontekstowy, szybko i precyzyjnie. Dzięki tej integracji użytkownik może mieć pewność, że odpowiedzi są osadzone w realnych danych firmy, dostępnych od ręki bez potrzeby ręcznego wyszukiwania informacji.
Dane z HubSpot CRM
Podstawą działania asystenta są dane zgromadzone w systemie HubSpot. Są to wszystkie informacje o kontaktach, firmach, transakcjach, zgłoszeniach, notatkach, mailach, aktywnościach oraz zadaniach. Asystent AI może analizować historię interakcji z klientem, sprawdzać daty ostatnich kontaktów czy wyciągać podsumowania z notatek. Dzięki temu możliwe jest np. szybkie uzyskanie informacji o ostatnich działaniach na wybranym kliencie czy dynamiczne aktualizowanie raportów i segmentacji.
Pliki i dokumenty
Asystent może zostać wzbogacony o dodatkową wiedzę w postaci plików – do 20 dokumentów na jednego dedykowanego asystenta. Obsługiwane są różne formaty, takie jak PDF, prezentacje, HTML czy pliki tekstowe. To rozwiązanie szczególnie przydaje się wtedy, gdy chcemy, aby asystent odpowiadał na pytania związane z harmonogramem projektu, warunkami płatności, umowami czy szczegółami oferty, które znajdują się właśnie w załączonych dokumentach.
Integracje z zewnętrznymi aplikacjami
HubSpot pozwala połączyć asystenta AI z innymi, wykorzystywanymi w firmie narzędziami. Przykładowo możliwe jest przeszukiwanie plików i dokumentów w Google Drive, SharePoint, Outlook czy Gmail bezpośrednio z poziomu asystenta. Użytkownik może poprosić AI o odnalezienie konkretnej wiadomości, pliku czy fragmentu dokumentu, a następnie szybko przejść do oryginalnego źródła.
Przykładowe integracje z asystentem AI w HubSpot
Przeszukiwanie internetu i pobieranie danych ze stron
Asystent AI w HubSpot potrafi korzystać nie tylko z danych zapisanych w CRM czy w dokumentach firmowych. Może również pobierać informacje ze stron internetowych, analizować zawartość tych stron i wyszukiwać potrzebne dane w internecie. Przykładowo, mogę poprosić asystenta, by na podstawie adresu strony klienta przygotował opis firmy, wskazał oferowane produkty, osoby kluczowe czy nawet zidentyfikował konkurencję i zebrał dane rejestrowe. W ten sposób sztuczna inteligencja w HubSpot staje się narzędziem, które łączy wiedzę z Twojej organizacji z aktualnymi informacjami z sieci, bez konieczności ręcznego wyszukiwania czy kopiowania danych.
Bezpieczeństwo i transparentność działania asystentów AI w HubSpot
Bezpieczeństwo danych i pełna kontrola nad informacjami to jeden z najważniejszych argumentów za korzystaniem z asystentów AI właśnie w HubSpot. Cały system zaprojektowano w taki sposób, aby eliminować ryzyko nieuprawnionego dostępu czy wycieku informacji na zewnątrz firmowego ekosystemu.
HubSpot opiera działanie asystentów AI na polityce Zero Data Retention. Oznacza to, że każde zapytanie kierowane do AI jest przetwarzane wyłącznie na czas generowania odpowiedzi, a następnie usuwane z serwerów. Dane wykorzystywane przez asystenta nie służą do trenowania modeli sztucznej inteligencji i masz pewność, że Twój know-how nie zostaje użyty nigdzie poza Twoją organizacją.
Wszystkie procesy związane z przetwarzaniem danych przez AI odbywają się na terenie Unii Europejskiej, co dodatkowo podnosi poziom zgodności z lokalnymi regulacjami prawnymi i wymogami bezpieczeństwa. HubSpot transparentnie informuje, jakie modele AI są wykorzystywane i w jakich funkcjach, a także daje możliwość szczegółowego zarządzania uprawnieniami użytkowników. Oznacza to, że możesz precyzyjnie ustalić, kto w firmie może korzystać z asystenta AI oraz do jakich danych ma dostęp w ramach codziennej pracy.
WskazówkaZ mojego doświadczenia wynika, że takie podejście nie tylko minimalizuje ryzyka, ale również ułatwia wdrożenie nowoczesnych technologii nawet w firmach, które do tej pory były bardzo ostrożne wobec rozwiązań opartych na AI.
Więcej informacji na temat AI Trust w HubSpot.
Praktyczne zastosowania asystentów AI w HubSpot – scenariusze biznesowe
Wzbogacanie danych na kontaktach i firmach
Asystent AI w HubSpot potrafi automatycznie wzbogacać dane na kontaktach oraz firmach, korzystając z informacji pochodzących zarówno z transkrypcji połączeń, jak i ze stron internetowych klientów. Dzięki temu możesz w kilka sekund uzupełnić opis firmy, dowiedzieć się, jakie produkty i usługi oferuje, poznać kluczowe osoby, a nawet zidentyfikować potencjalną konkurencję czy dane rejestrowe i profile LinkedIn.
Analiza firm i raportowanie w CRM
Możesz poprosić asystenta o wygenerowanie listy firm-klientów, z którymi nie było kontaktu przez określony czas, wraz z głównymi osobami kontaktowymi i opiekunami. Asystent AI ułatwia również tworzenie raportów według branż, czyszczenie danych, zawężanie do konkretnych segmentów (np. TOP 10), a nawet porównywanie wyników różnych branż pod kątem przychodów.
Generowanie wiadomości i follow-upów
Asystent AI automatycznie przygotuje draft maila do klienta lub opiekuna na podstawie historii kontaktu, notatek lub wcześniejszej korespondencji. Możesz również zlecić mu stworzenie wiadomości follow-up, bazując na danych zgromadzonych w systemie, dzięki czemu komunikacja z klientem jest szybka i spójna.
Tworzenie i przypisywanie zadań w CRM
Za pomocą asystenta AI możesz automatycznie utworzyć zadanie w HubSpot po wysłaniu maila, spotkaniu lub w ramach kampanii marketingowej. Asystent pozwala także przypisywać konkretne zadania do członków zespołu, co usprawnia zarządzanie pracą i realizację projektów.
Szybkie wyszukiwanie i dostęp do dokumentów
Integracja asystenta AI z Google Drive, SharePoint, Outlook czy Gmail umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie plików, dokumentów oraz wiadomości email bezpośrednio z poziomu HubSpot. Możesz szybko odnaleźć potrzebne informacje, listy pytań na spotkanie czy warunki umowy, a asystent podpowie, z którego źródła pochodzi dana odpowiedź.
Przygotowanie do spotkań i personalizacja agendy
Asystent AI analizuje dane kontaktu, doświadczenie i historię interakcji, co pozwala przygotować się do spotkania w pełni świadomie. Może wygenerować dla Ciebie plan rozmowy, agendę oraz podpowiedzieć przykładowe pytania, które warto zadać klientowi.
Tworzenie i analiza ofert
Możesz poprosić asystenta o analizę oferty pod kątem zgodności z oczekiwaniami klienta, wykorzystując zarówno dane z rozmowy, jak i przesłane dokumenty. Asystent wskaże, które potrzeby zostały zaadresowane, a gdzie warto wprowadzić zmiany, by lepiej odpowiedzieć na wymagania klienta.
Wsparcie dla marketingu i generowanie treści
Asystent AI przekształca treści marketingowe na różne formaty, takie jak blog, social media czy reklama. Jest w stanie wygenerować zarys artykułu, napisać pełny tekst krok po kroku lub przeanalizować artykuły konkurencji, wskazując ich mocne i słabe strony oraz rekomendacje do wdrożenia.
Korekta i poprawa komunikacji
Wystarczy wkleić dowolną wiadomość, by asystent AI sprawdził ją pod kątem gramatycznym, stylistycznym i zadbał o przejrzystość oraz profesjonalny język. Możesz również poprosić o przygotowanie różnych wersji komunikatu dostosowanych do odbiorców – od zarządu, przez menedżerów, po pracowników.
Rozwiązywanie problemów i wsparcie decyzyjne
Asystent AI wesprze Cię w analizie problemów biznesowych, takich jak spadek sprzedaży czy demotywacja zespołu, oraz wygeneruje propozycje działań naprawczych. Dzięki temu szybciej zareagujesz na wyzwania rynkowe i wzmocnisz proces decyzyjny w firmie.
Przygotowanie prezentacji i materiałów na spotkania
Możesz poprosić asystenta o wygenerowanie agendy spotkania, zestawu pytań dla uczestników czy zarysu prezentacji na wybrany temat. To praktyczne wsparcie, które skraca czas przygotowania i podnosi jakość materiałów.
Chcesz zobaczyć, jak te zastosowania wyglądają w praktyce?. Zobacz wideo, w którym prezentuję realne scenariusze i przykłady pracy z asystentem AI w HubSpot.
Jeśli interesują Cię dedykowane przykłady wykorzystania asystenta AI w konkretnych procesach – koniecznie sprawdź poniższe, artykuły:
Zobacz, jak skonfigurować customowego asystenta, który błyskawicznie odpowiada na pytania dotyczące Twoich klientów, analizuje warunki płatności, harmonogramy projektów i podsumowuje ostatnie interakcje. Przeczytaj więcej o asystencie AI dla handlowca
Przekonaj się, jak zbudować asystenta, który wspiera handlowców na każdym etapie procesu – od analizy firmy i decydentów, przez personalizację komunikacji, aż po przygotowanie ofert i podsumowania spotkań. Przeczytaj więcej o asystencie AI dla handlowca
Oszczędność kosztów i przewagi natywnego asystenta AI w HubSpot
Korzystanie z asystenta AI w HubSpot przekłada się bezpośrednio na wymierne oszczędności finansowe dla firmy. Nie ponosisz dodatkowych wydatków na subskrypcje zewnętrznych narzędzi AI, integracje czy specjalistyczne licencje. Każdy użytkownik HubSpot ma dostęp do funkcji AI w ramach jednej platformy.
PorównanieUtrzymanie 10-osobowego zespołu na ChatGPT Business to koszt około 899 PLN miesięcznie, podczas gdy w HubSpot asystent jest dostępny bez dodatkowych opłat dla wszystkich użytkowników. To realna różnica w budżecie, którą firmy odczuwają już po pierwszych miesiącach wdrożenia.
Dzięki natywnej integracji AI z CRM-em eliminujesz ryzyko wycieku danych oraz upraszczasz zarządzanie narzędziami w organizacji. Wszystkie operacje i przetwarzanie informacji odbywają się wewnątrz HubSpot, co zwiększa kontrolę nad bezpieczeństwem i pozwala zachować zgodność z politykami firmy.
Z perspektywy wdrożeniowej widzę, że firmy, które przechodzą na natywnego asystenta AI, szybko zauważają realny wzrost produktywności i ograniczenie czasu poświęcanego na rutynowe czynności. To przekłada się na więcej czasu dla zespołów na działania strategiczne oraz lepszą współpracę między działami bez ukrytych kosztów, barier technicznych i niepotrzebnych komplikacji.
Jak zacząć korzystać z asystenta AI w HubSpot – moja strategia wdrożeniowa
Wdrożenie asystenta AI w HubSpot to proces, który powinien zaczynać się od analizy aktualnych procesów w firmie. Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowe jest zmapowanie, w których zadaniach i działach sztuczna inteligencja może przynieść największą wartość, czy będzie to sprzedaż, obsługa klienta, marketing, czy może działania operacyjne.
Na początku rekomenduję wytypować kilka najczęściej powtarzalnych czynności lub obszarów, które obecnie pochłaniają najwięcej czasu i wymagają pracy na danych z CRM. Tworząc pierwszych asystentów (ogólnodostępnych lub dedykowanych), warto zaangażować zespół pilotażowy, który będzie testował rozwiązania i przekazywał feedback. To na tym etapie najłatwiej dopracować prompty, instrukcje czy zakres wiedzy, z której AI korzysta.
Kolejny krok to stopniowe rozszerzanie asystentów na kolejne role i działy – zawsze w oparciu o realne potrzeby użytkowników oraz efekty, jakie udało się osiągnąć w pilotażu. Dobrą praktyką jest także regularne monitorowanie wykorzystania AI w firmie. HubSpot udostępnia panel, w którym łatwo sprawdzisz, którzy użytkownicy korzystają z asystentów i jakie scenariusze są wykorzystywane najczęściej.
Nie bój się testować i eksperymentować z nowymi promptami czy dedykowanymi asystentami. Im szybciej zespół zacznie realnie korzystać z AI w codziennej pracy, tym szybciej zobaczysz wzrost produktywności, lepszą jakość danych i większe zaangażowanie pracowników.
Podsumowanie
Korzystanie z asystentów AI w HubSpot to dziś realna przewaga, którą widzę na każdym etapie pracy z CRM od szybkiego wzbogacania danych, przez automatyzację komunikacji, aż po precyzyjną analizę i wsparcie decyzyjne. Właśnie natywna integracja AI z danymi i procesami firmy sprawia, że wdrożenie jest proste, a efekty odczuwalne niemal natychmiast. Najważniejsze? Nie musisz być technologicznym geekiem, żeby zacząć wystarczy kilka dobrze przemyślanych kroków, by Twoja firma zaczęła pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej efektywnie.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak asystent AI może być wykorzystywany w Twojej firmie lub potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu tych rozwiązań, zapraszam do kontaktu – chętnie podzielę się swoim doświadczeniem i pomogę przełożyć możliwości HubSpot na konkretne korzyści biznesowe.
Kim jesteśmy
BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.
