enova365 i HubSpot: co zyskuje sprzedaż, zarząd i marketing

Masz enova365, więc masz w jednym miejscu dokumenty, cenniki, magazyn i finanse. Pytanie brzmi, czy potrafisz na tej podstawie trafnie prognozować sprzedaż. ERP świetnie gromadzi dane i pozwala z nimi pracować, ale sprzedaż jest kompetencją miękką, rozproszoną dziś na wiele punktów styku z klientem, i tego ERP nie widzi. W tym artykule pokazujemy, co konkretnie zyskuje firma produkcyjna, handlowa lub dystrybucyjna, gdy obok enova365 pracuje HubSpot: co zostaje w ERP, co zyskują handlowcy, dyrektor sprzedaży, zarząd i marketing oraz jak działa integracja obu systemów. Nie chodzi o wyłączenie jednego systemu i zastąpienie go drugim, tylko o połączenie ich tam, gdzie się uzupełniają.

Dlaczego firma z enova365 nie wie, ile sprzeda w kolejnych miesiącach?

Firma z enova365 ma w systemie komplet informacji o tym, co już się wydarzyło. Problem w tym, że klient trafia do ERP zwykle dopiero wtedy, gdy pojawia się konkretna oferta albo zamówienie. Wszystko, co działo się wcześniej, czyli pierwszy kontakt, telefony, maile, spotkania i rozgrzewanie klienta, zostaje poza systemem.

Gdzie ucieka sprzedaż, gdy pracę handlowców widać dopiero w fakturach?

Z doświadczenia wiemy, że klienci nie pojawiają się sami z prośbą o ofertę. Często trzeba się za nimi nachodzić, zanim do oferty w ogóle dojdzie. Jeśli ta praca nie jest nigdzie zapisana, zarząd widzi tylko jej efekt w fakturach. Nie wie, ile szans jest w drodze, które z nich utknęły i gdzie informacje giną po drodze. Objawy takiej sytuacji opisujemy w artykule o tym, kiedy ERP przestaje wystarczać.

Czy rozwiązaniem jest wymiana enova365 na inny system?

Nie. ERP i CRM odpowiadają za zupełnie różne obszary firmy i dobrze, że każdy z nich ma swoje dedykowane narzędzie. Korzyść z połączenia enova365 i HubSpot polega na tym, że każdy system robi to, w czym jest najlepszy, a dane przepływają między nimi. To nie jest projekt technologiczny, tylko porządkowanie sposobu zarządzania sprzedażą: ERP pozostaje fundamentem, a HubSpot staje się nad nim warstwą zarządczą.

Co zostaje w enova365, gdy firma dokłada HubSpot?

Nic, co działa w enova365, nie musi się zmieniać. enova365 spina krytyczne obszary firmy. Dzięki budowie z modułów łączy handel, czyli krwiobieg firmy, z gospodarką magazynową, dokumentami, ofertowaniem, zakupami i przede wszystkim z finansami. Do tego dochodzą kadry i płace, a w bardziej zaawansowanych wdrożeniach także produkcja z surowcami, recepturami i strukturą wyrobu (BOM). To w enova365 są cenniki, siatki rabatów i informacje potrzebne do budowania ofert i zamówień.

Wyjaśnienie

Źródło prawdy to system, którego dane uznajemy za obowiązujące, gdy dwa systemy pokazują coś innego. W modelu enova365 i HubSpot tę rolę pełni enova365: dane kontrahentów wzbogacane z GUS i rejestrów oraz dane produktów powstają w ERP, a do HubSpot trafiają, żeby uzupełnić warstwę kontaktu z klientem.

Ogólne różnice między oboma typami systemów opisujemy w artykule ERP a CRM: czym się różnią.

Dlaczego KSeF, JPK i fakturowanie zostają w enova365?

HubSpot jest narzędziem amerykańskim, budowanym pod amerykański system podatkowy. NIP czy KSeF są dla niego pojęciami obcymi. enova365 to polski system rozwijany przez krakowską firmę Soneta, który nadąża za polskimi przepisami, więc deklaracje JPK i KSeF są w nim codziennością. KSeF, obowiązkowy dla firm od 2026 roku, jest w enova365 w pełni obsłużony.

Uwaga

Nie buduj z HubSpota narzędzia do fakturowania i nie podłączaj go do KSeF. To system tworzony pod inne realia podatkowe, więc każda zmiana polskich przepisów oznaczałaby ryzyko w obszarze, który enova365 obsługuje na bieżąco. Fakturowanie zostaje w enova365.

Czy stany magazynowe w HubSpot zastąpią logistykę z enova365?

Nie, i nie muszą. Stany magazynowe trafiają do HubSpot po to, żeby handlowiec w drodze, na przykład w aplikacji mobilnej, widział, czy towar jest dostępny. Utworzenie oferty w HubSpot nie aktualizuje tych stanów. W HubSpot nie ma zapasu bezpieczeństwa, cykli uzupełniania magazynu ani innych narzędzi logistycznych, bo te są dopasowane do polskiego rynku i zostają w enova365. Da się ugotować zupę w piekarniku, tylko po co, skoro kuchenka zrobi to lepiej. Logistyki nie ma sensu wpuszczać do HubSpot, bo ERP jest dla niej właściwym środowiskiem.

Kiedy wystarczy moduł CRM w enova365, a kiedy HubSpot daje przewagę?

enova365 ma własny moduł CRM i jest on dość rozbudowany, więc da się w nim odwzorować wiele zdarzeń sprzedażowych. Są warunki brzegowe, przy których CRM zaszyty w ERP w pełni wystarcza: sprzedaż powtarzalna do stałych klientów, stosunkowo niewielka liczba handlowców i brak działu marketingu, który musi ściśle współpracować ze sprzedażą. Sama liczba handlowców nie przesądza jednak o wyborze. Bardziej decydują procesy i ich intensywność. Poniższa tabela zbiera sytuacje, przy których rekomendujemy jedno albo drugie rozwiązanie.

W jakich sytuacjach HubSpot daje firmie z enova365 przewagę?

Pierwsza sytuacja to sprzedaż B2B z wydłużonym procesem i poszukiwaniem nowych klientów. Gdy proces trwa od 6 miesięcy do nawet 3 lat, na przykład przy dużych inwestycjach, na każdym etapie jest masa interakcji. HubSpot zapisuje je dzięki integracji z kalendarzem, skrzynką pocztową i aplikacją mobilną, więc cała praca wokół jednej szansy sprzedaży jest w jednym miejscu.

Druga sytuacja to duża liczba zapytań, a trzecia to marketing, który ma realnie wspierać sprzedaż. Obie omawiamy szerzej w kolejnych sekcjach. Dedykowany system sprzedażowy szybciej rozwija też funkcje, które w dobie AI dają przewagę, o czym piszemy w części o asystencie Breeze.

Jakie są trzy główne przewagi HubSpota nad modułem CRM w enova365?

Pytani wprost o przewagi HubSpota, wskazujemy trzy rzeczy:

• Połączenie z marketingiem. Dla HubSpota jest naturalne, a funkcje marketingowe są dostępne natywnie od najprostszych wersji, bez składania kilku narzędzi.
• Mobilność. Handlowcy cenią to, że w aplikacji klikają, dyktują notatkę i rozmawiają z asystentem, który przypomina, co było u klienta. enova365 też ma dostęp mobilny przez webowy interfejs Multi, ale aplikacja CRM w HubSpot jest bardziej rozwinięta pod pracę handlowca.
• Elastyczność. Administrator, który ma chwilę czasu, sam usprawnia procesy, dodaje pola i buduje raporty.

Wskazówka

Wybór nie musi być zero-jedynkowy. HubSpot nie musi działać w oderwaniu od modułu CRM w enova365. Oba systemy można zintegrować tak, żeby się uzupełniały.

Co zyskuje handlowiec, gdy widzi dane z enova365 w HubSpot?

Handlowiec zyskuje jedno miejsce pracy. W rekomendowanym modelu pracuje głównie w HubSpot, a enova365 pozostaje źródłem prawdy. Nie musi przeklikiwać się między systemami, bo dane z ERP widzi tam, gdzie prowadzi rozmowy z klientami. Najlepiej pokazać to na przykładzie.

W środowisku demonstracyjnym założyliśmy w enova365 kontrahenta, biuro rachunkowe, które kupuje laptopy i myszki. W enova365 powstała oferta z rabatem 5%, potem zamówienie, a na końcu faktura sprzedaży. enova365 pilnuje przy tym terminów płatności i limitu kredytowego: po wystawieniu faktury system od razu pokazuje, ile limitu klientowi zostało. Proces zamyka dokument magazynowy, czyli wydanie zewnętrzne. Cały pokaz obu systemów obejrzysz na nagraniu webinaru poniżej.

Co handlowiec widzi na karcie kontrahenta z enova365?

Część z tych informacji, na przykład etap cyklu życia czy historia komunikacji, to warstwa, którą dokłada sam HubSpot. Szerzej o łączeniu danych w jeden widok piszemy w artykule o pełnym obrazie klienta z ERP i CRM.

Jak wyglądają oferta, zamówienie i faktura z enova365 w HubSpot?

Faktura w HubSpot ma numer, datę wystawienia i sprzedaży, termin płatności, numer powiązanego zamówienia, status (na przykład nieopłacona), wartość netto i brutto, formę płatności i sposób dostawy. Obok widać pozycje faktury z produktami oraz naliczony rabat od ceny wywoławczej. Zamówienie ma numer, status (na przykład niepotwierdzone), termin realizacji i powiązaną firmę. Oferta ma status (na przykład wysłana), a w pozycjach nazwę produktu, opis, SKU, cenę jednostkową wywoławczą, liczbę sztuk i rabat.

Jest też korzyść, którą docenia każdy, kto obsługuje klientów: PDF faktury wysłany z HubSpot przez wtyczkę pocztową trafia automatycznie do rekordu klienta. Gdy klient pisze, że nie dostał faktury, nie trzeba jej szukać w enova365.

Jakie informacje o produktach i zakupach klienta handlowiec ma pod ręką?

W bibliotece produktów HubSpot handlowiec widzi stan magazynowy, grupę towarową, liczbę sztuk w opakowaniu i cenę wywoławczą. Na karcie klienta jest zakładka z produktami, które kupił: produkt, liczba sztuk, data ostatniego zakupu, cena jednostkowa i łączna wartość. Faktury i zamówienia klienta są zgrupowane, więc handlowiec szybko podgląda całą historię współpracy. To z tych danych biorą się korzyści opisane dalej: prognoza, białe plamy, wczesne ostrzeganie o utracie klienta i praca z asystentem AI.

Jak handlowiec w terenie zapisuje spotkanie bez otwierania komputera?

Częstym problemem w zespołach mobilnych jest zapisywanie aktywności po spotkaniu. W HubSpot handlowiec, wychodząc od klienta, otwiera aplikację w telefonie i mówi asystentowi Breeze, z kim się spotkał i jak długo, prosi o założenie zadania i dyktuje notatkę. Notatki służą potem do doskonalenia procesu, a nie leżą w systemie jako ozdoba. Więcej o pracy w terenie piszemy w artykule o mobilnym CRM.

Trzy błędy widzimy najczęściej:

• Notatka „jest potencjał”. Z takiego wpisu nie da się wyczytać, co ustalono, ani wyciągnąć wniosków dla procesu.
• Uzupełnianie CRM raz w tygodniu, w piątek. To najgorszy scenariusz przy adopcji systemu.
• Wpisywanie klienta dopiero wtedy, gdy prosi o ofertę. Wtedy w CRM wygląda to tak, jakby klienci sami się pojawiali, a cała praca, która doprowadziła do oferty, znika.

Jak firma z enova365 przestaje gubić zapytania i szanse sprzedaży?

Kolejna korzyść to kontrola nad tym, co dzieje się przed ofertą. HubSpot odpowiada za pierwszą warstwę relacji z klientem: prospecting, leady z marketingu i rozgrzewanie klienta, zanim w enova365 powstanie oferta, zamówienie i faktura.

Jak obsłużyć setki zapytań tygodniowo, żeby żadne nie zginęło?

Niektóre organizacje dostają setki zapytań tygodniowo, a nawet dziennie. W BusinessWeb wykorzystujemy do tego rotator przychodzących zapytań, czyli agenta działającego w HubSpot, który rozdziela zapytania między właściwych pracowników tak, żeby 100% z nich było obsłużonych albo przynajmniej sklasyfikowanych. Zasady przydziału da się skonfigurować na wiele sposobów, w zależności od tego, kto i według jakich reguł ma przejmować zapytania.

HubSpot jest mocno nastawiony na inbound i współpracę z marketingiem, ale da się w nim zorganizować także pracę outboundową, na przykład z agentami prospectingowymi i na dużej masie kontaktów. Konkretny model zawsze dopasowujemy do procesu danej firmy.

Gdzie powstaje oferta, gdy firma pracuje na enova365 i HubSpot?

Ofertę handlowiec generuje w enova365, bo tam są aktualne produkty, ceny, kody SKU i siatki rabatów. Gdy oferta zostaje założona i ma produkty, integracja przenosi ją do HubSpot. Dzięki temu na karcie klienta widać, że w relacji z nim został zrobiony duży krok.

Jak lejek szans w HubSpot pokazuje, co dzieje się między ofertą a fakturą?

Oferta, zamówienie i faktura w enova365 to przede wszystkim dokumenty z własnymi statusami. HubSpot dokłada kolejną warstwę: sam proces sprzedaży. Szanse sprzedaży układają się w lejek z etapami, może to być na przykład osobny lejek dla przetargów. HubSpot zapisuje przy szansie spotkania, telefony, maile, a nawet Messengera czy WhatsAppa, jeśli są podłączone. Dzięki temu widać, że właściciel szansy rozmawiał z klientem na przykład cztery dni temu.

Gdy za rozmową poszły oferta, zamówienie i faktura, szansę można wygrać ręcznie albo automatycznie, a kwotę pobrać z faktury. Inaczej jest, gdy szansa nie jest wygrana, a od ostatniego kontaktu minęło 10, 20 czy 30 dni. Wtedy pojawia się pytanie, czy ktoś tą szansą w ogóle zarządza. Budowę lejka opisujemy w artykule o procesie sprzedaży w firmie produkcyjnej.

Wskazówka

Przeglądając lejek, zacznij od szans, przy których od ostatniego kontaktu minęło kilka tygodni. To najprostszy sposób, żeby oczyścić prognozę z deklaracji, za którymi nie stoi żadna praca.

Jak zarząd firmy z enova365 zyskuje wiarygodną prognozę sprzedaży?

Prognoza sprzedaży to pytanie, od którego zaczęliśmy. Gdy faktury z enova365 trafiają do HubSpot, prognozowanie wygląda inaczej, bo system pracuje na dużej ilości realnych danych, a nie wyłącznie na deklaracjach handlowców.

Jak porównać deklaracje handlowców z fakturami z enova365?

Handlowiec otwierający szansę wpisuje kwotę, jaką spodziewa się uzyskać na danym etapie. Potem w enova365 powstaje oferta z konkretnymi rabatami, a na końcu zamówienie i faktura. Kwota często się po drodze zmienia, bo oferty bywają modyfikowane. Zestawienie szans wprowadzanych przez handlowców ze sztywnymi danymi z ERP pozwala sprawdzić, czy handlowcy nie są nadmiernymi optymistami przy otwieraniu szans. Jeśli lejek pokazuje miliony, które mają spłynąć, a faktury mówią co innego, deklaracje można porównać z faktyczną skutecznością. Ocenę pracy zespołu na takich danych opisujemy w artykule o ocenie pracy handlowców.

Jak HubSpot prognozuje faktury klienta na kolejne 3 miesiące?

Na podstawie historii faktur z enova365 HubSpot buduje prognozę: pokazuje dane historyczne i szacuje przedział wartości faktur na kolejne 3 miesiące. Prognozę można rozbić na grupy produktowe. Wystarczy kilka kliknięć, żeby zobaczyć, jak wyglądają poszczególne grupy u danego klienta i czy sprzedaż idzie w dobrym, czy w złym kierunku. Prognoza działa dla pojedynczego klienta, ale ponieważ wszystkie dane są w HubSpot, da się ją wyświetlić dla całego portfela i analizować skuteczność.

Uwaga

Prognoza dla klienta bez właściciela niewiele daje. Jeśli trend spada, nie ma komu przekazać problemu. Zanim zaczniesz analizować prognozy, przypisz handlowca do każdego aktywnego klienta.

Jak czytać pulpit prognozy: faktury, transakcje ważone i luka do celu?

Pulpit prognozy łączy dane z lejka sprzedaży i dane z enova365. Dla bieżącego miesiąca składa się z trzech części:

W kolejnym miesiącu faktur jeszcze nie ma, bo nikt nie fakturuje z miesięcznym wyprzedzeniem. Szara strefa jest więc znacznie większa i od razu widać, ile pracy zespół ma przed sobą. Przy długim cyklu sprzedaży prognozy warto budować w kilku horyzontach: miesięcznie, kwartalnie, półrocznie i rocznie. Wtedy widać, ile z rozpoczętych procesów może się zakończyć w danym czasie i czy lejek sprzedażowy jest pełny. Metodę prognozy ważonej opisujemy szerzej w artykule o prognozowaniu sprzedaży.

Jakie raporty zbudować na danych z enova365 i HubSpot?

Dane marketingowe, dane z lejków sprzedażowych i dane z enova365 w jednym miejscu otwierają mnóstwo możliwości raportowania. Przykładowy pulpit zawiera ranking najbardziej marżowych produktów, ich wykres w czasie oraz prognozy na bieżący i przyszły miesiąc. Jeśli gotowe raporty nie wystarczą, kreator raportów niestandardowych pozwala złożyć własny. Wybierasz obiekt główny, na przykład transakcje, bo interesują cię pieniądze, dokładasz obiekt dodatkowy, na przykład firmę, a potem układasz pola w tabelę, trend, wykres obszarowy albo inny wykres. Wykresy można też pokolorować zgodnie z identyfikacją wizualną firmy. Więcej przykładów znajdziesz w artykule o raportowaniu działań sprzedażowych.

Jak marketing w firmie z enova365 może wykazać, ile zarobił?

Połączenie enova365 i HubSpot pozwala marketingowi pokazać swój wpływ na faktury, a nie tylko na liczbę leadów. Ma to coraz większe znaczenie, bo od 10 listopada 2024 roku obowiązuje ustawa Prawo komunikacji elektronicznej, która wymaga uprzedniej zgody na przesyłanie informacji handlowej środkami komunikacji elektronicznej, także w relacjach B2B. Razem z wymogami RODO mocno ogranicza to prospecting, a marketing staje się jedną z ostatnich swobodnych dróg dotarcia do nowych klientów.

Jak śledzić klienta od kampanii do faktury i rentowności?

HubSpot podłącza skrzynki pocztowe, śledzenie ruchu na stronie (z zachowaniem RODO i zgód na cookies) oraz konta reklamowe Google Ads i Meta Ads, więc widać, z której kampanii przyszedł każdy lead i kiedy pojawił się jako rekord. Lead przechodzi potem przez proces sprzedaży, a gdy kończy się zakupem, z enova365 przychodzą oferta, zamówienie, faktura, produkty, rabaty i rentowność.

Od początku do końca widać więc, ile pieniędzy wydano na kampanię i ile czystego zysku przyniosła. To samo sprzężenie zwrotne odpowiada na pytanie, czy telefony, mailingi i działania na LinkedIn przekładają się na wystawione faktury. Marketing przestaje raportować aktywność i zaczyna raportować wynik finansowy.

Jak dane z enova365 pomagają sprzedać więcej obecnym klientom?

Kolejna korzyść kryje się w historii zakupów, którą enova365 gromadzi od lat. Połączona z HubSpot pokazuje białe plamy w portfelu klienta.

Czym są białe plamy w portfelu klienta?

Białe plamy to produkty albo grupy produktowe, których klient nie kupuje, choć pasują do jego profilu. Mechanizm jest prosty. Dla każdego typu klienta określamy, jakie grupy produktowe i jakie produkty powinien kupować. Następnie porównujemy to z tym, co faktycznie kupił według danych z enova365. Wszystko, czego brakuje, to biała plama. Grupy towarowe przenosimy z enova365 do HubSpot właśnie po to, żeby zarządzać białymi plamami w zakupach klientów.

Wyjaśnienie

Cross-selling, czyli sprzedaż krzyżowa, to oferowanie obecnemu klientowi produktów z innych kategorii niż te, które już kupuje. Analiza białych plam porządkuje cross-selling, bo wskazuje konkretne kategorie u konkretnych klientów zamiast ogólnej zachęty „sprzedawajcie więcej”.

Jak biała plama zamienia się w zadanie dla handlowca?

Dane z enova365 połączone z typem klienta pozwalają zbudować w HubSpot pętlę zadań dla zespołu sprzedaży. Gdy system wykryje białą plamę, handlowiec dostaje jasny komunikat: idź do tego klienta i zapytaj go, dlaczego jeszcze tego od nas nie kupuje. Handlowiec nie musi sam przeglądać historii zakupów każdego klienta, a dyrektor sprzedaży widzi, czy temat został podjęty.

Co odpowiadają klienci pytani o produkty, których nie kupują?

Z naszego doświadczenia klienci bardzo często odpowiadają: „a nie wiedziałem, że też to macie”. I wtedy sprzedaż się zaczyna. Druga możliwość to twarda odpowiedź, którą zapisujemy w systemie: klient kupuje to od konkurencji i nie przebijemy się, nie korzysta z takiego produktu, więc nie ma potrzeby, albo stanowczo odmówił. Nawet wtedy biała plama jest zarządzona: wiadomo, dlaczego istnieje, i nikt nie wraca do niej bez powodu. Szerszy model pracy z obecnymi klientami opisujemy w przewodniku o account managemencie w firmie z ERP.

Jak wcześnie wykryć, że klient z enova365 zaczyna odchodzić?

Klienci lubią odchodzić po cichu. W natłoku pracy łatwo przeoczyć, że klient zmniejsza wartość zamówień, aż do momentu, gdy zamówień nie ma wcale. Pytanie „a ten zamawiał coś ostatnio?” pada wtedy, gdy często jest już za późno. Dane o fakturach i zamówieniach z enova365 pozwalają wyłapać ten moment w HubSpot znacznie wcześniej.

Jak HubSpot rozpoznaje, że klient przestaje kupować?

Mechanizm opiera się na rytmie zakupów. Dla konkretnego klienta ustalamy interwał, w jakim powinien kupować. Jeśli w tym czasie nie pojawiają się nowe faktury z enova365, system sygnalizuje, że klient zaczyna być tracony. Na karcie firmy w HubSpot widać datę pierwszej faktury, a także pole z datą utracenia klienta, które pozostaje puste, dopóki klient kupuje.

Co zrobić, gdy klient zostaje oznaczony jako zagrożony?

Sygnał z systemu to impuls dla handlowca, żeby coś zrobić. Może skontaktować się z klientem, może świadomie odpuścić i wpisać status, że firma nie chce dalej z tym klientem pracować, a jeśli klient zamyka działalność, nanosi to w CRM jako notatkę. Dobrą praktyką zarządzania relacją są też przeglądy klienta co pół roku. Celem tej warstwy pracy jest to, żeby na podstawie danych z enova365 nie gubić klientów. Więcej o przeciwdziałaniu utracie klientów piszemy w artykule o churnie w firmie z ERP.

Jak segmentować klientów w HubSpot na danych z enova365?

Segmentacja to podstawa obu analiz, białych plam i sygnałów odejścia. Bazę można dzielić według etapu cyklu życia, statusu leada i branży, a dzięki danym z enova365 także według grup rabatowych i grup towarowych, z których klient kupował. Kryteria podziału zależą od tego, jak firma chce patrzeć na swój portfel. Widoki i listy dynamiczne w HubSpot same aktualizują skład segmentów i pomagają podpowiadać kolejne kroki. Przy sprzedaży masowej, gdzie analizuje się grupy klientów, a nie pojedyncze transakcje, konkretny model trzeba skonfigurować pod procesy firmy.

Jak asystent AI w HubSpot wykorzystuje dane z enova365?

Gdy dane marketingowe, sprzedażowe i dane z enova365 są w jednym systemie, asystent AI ma na czym pracować. W HubSpot rolę tę pełni Breeze, ten sam asystent, któremu handlowiec dyktuje notatkę po spotkaniu.

Dlaczego kopiowanie danych z ERP do zewnętrznego czatu AI nie działa?

Typowy scenariusz bez integracji wygląda tak: kopiujesz dane z jednego systemu, wklejasz je do czatu, prosisz o podsumowanie, przeklejasz wynik, prosisz o maila i znowu kopiujesz go do skrzynki. Dane są rozproszone, a każdy krok to ręczna praca i ryzyko pomyłki. W HubSpot zintegrowanym z enova365 marketing, sprzedaż oraz oferty, zamówienia, produkty i faktury są w jednym miejscu. Breeze korzysta z najnowszych modeli językowych i wystarczy z nim porozmawiać. Można mu też zbudować bazę wiedzy o firmie i zapisać gotowe prompty do powtarzalnych zadań.

Jak Breeze przygotowuje maila na podstawie zakupów klienta?

Na webinarze pokazaliśmy to na karcie klienta. Asystent dostał polecenie: napisz maila z zestawieniem, co ten klient kupił w ciągu ostatniego roku, i zaproponuj, jak zaangażować go do kolejnego zakupu. Ponieważ w firmie były dwie osoby kontaktowe, Breeze najpierw dopytał, do kogo ma pisać. Następnie sam sprawdził faktury z enova365, podsumował zakupy i przygotował treść. Maila można przeredagować, zapisać własną wersję i od razu wysłać z poziomu HubSpot, bo system jest połączony ze skrzynką. Wysyłka zapisuje się w historii klienta, bez przeklejania danych do Excela i między systemami. Więcej o możliwościach asystenta piszemy w artykule o asystencie AI w HubSpot.

Uwaga

Nie każde zadanie warto oddawać asystentowi AI. Prosty mail szybciej napiszesz sam, bo agent dłużej zbiera dane i analizuje kontekst. Jakość wyniku zależy też od promptu: podstawowe polecenie da prosty, poprawny tekst, który przed wysłaniem do klienta zwykle trzeba dopracować. Dlatego warto rozwijać zapisane prompty pod realne sytuacje w firmie.

Jak działa integracja enova365 z HubSpot i co jest gotowe od razu?

Integracji nie trzeba wymyślać od zera. Powstała we współpracy z partnerem wdrożeniowym enova365, który odpowiada za udostępnienie danych przez API, a BusinessWeb za konektor do HubSpot i całą logikę wymiany. Integracja jest napisana, działa i była testowana przez wiele miesięcy, więc nie oznacza setek godzin pracy programistów.

Jakie dane synchronizuje integracja enova365 z HubSpot?

Standardowy zakres to:

• kontrahenci (firmy),
• osoby kontaktowe,
• produkty,
• oferty,
• zamówienia,
• faktury.

W około 90% naszych wdrożeń te obiekty wystarczają, żeby sprzedaż miała na czym efektywnie pracować. Przenoszenie reszty danych z enova365 do sprzedaży budzi duży znak zapytania, a logistyka zostaje w ERP, który jest dla niej właściwym środowiskiem. Przebieg takiego projektu opisujemy w praktycznym przewodniku po integracji ERP z HubSpot.

Czy integracja enova365 z HubSpot działa w jedną czy w dwie strony?

Integracja może działać w obie strony, ale preferowany jest kierunek jednostronny: odczyt i synchronizacja danych z enova365 do HubSpot. Skoro źródłem prawdy jest enova365, to fakt, że inny system nie może jej danych aktualizować, działa jak bufor bezpieczeństwa.

Dwukierunkowa wymiana jest technicznie możliwa i przetestowana. Dobry przykład to zamykanie ofert z poziomu HubSpot. Jeśli klient nie chce kupić, handlowiec zamyka ofertę w HubSpot (albo robi to automatyzacja), a status trafia do enova365, żeby oferty nie wisiały tam w nieskończoność. Podobnie można odwzorowywać w enova365 statusy transakcji. Przed włączeniem drugiego kierunku trzeba się jednak poważnie zastanowić, które obiekty i po co, żeby porządkować dane i procesy, a nie dokładać chaosu.

Czy kontrahent założony w HubSpot może trafić do enova365?

Może, ale rekomendujemy ostrożność. HubSpot nie ma skąd pobrać danych potrzebnych do faktury, a jeśli klient ma trafić do enova365, te informacje muszą być wprowadzone poprawnie. Najczęściej zalecamy zakładanie kontrahentów w enova365, która zasila dane z GUS. Jeśli firma chce zakładać ich w HubSpot, minimum to obowiązkowy NIP, dzięki któremu da się sprawdzić duplikaty.

Taki scenariusz ma sens na przykład wtedy, gdy ofertuje back office, a handlowiec pracuje wyłącznie w HubSpot. Kontrahent założony w HubSpot trafia wtedy do enova365. Tam system wzbogaca dane z GUS i innych rejestrów, a mechanizm działający w tle według harmonogramu, na przykład w nocy, odsyła uzupełnione dane do HubSpot.

Uwaga

Jeśli handlowcy zaczną zakładać w HubSpot każdego potencjalnego klienta i wszystko będzie trafiać do enova365, ktoś później będzie musiał porządkować zduplikowane i niepełne rekordy w ERP. NIP traktuj jako pole obowiązkowe i nienaruszalne. Więcej o pobieraniu danych z rejestrów piszemy w artykule o integracji HubSpot z GUS i KRS.

Czy integracja uzależnia firmę od jednego partnera enova365?

Nie. Po stronie enova365 integracja to dodatek, w którym endpointy API wybiera się z listy, a pól, które można integrować między systemami, są setki. Partner, z którym zbudowaliśmy integrację, jest jednym z wielu partnerów enova365 w Polsce, a udostępnianie danych zbudowano tak, że na podstawie dokumentacji może to skonfigurować także inny partner, udostępniając tylko te pola, które są potrzebne. Firma ma pełną kontrolę nad tym, co wychodzi z ERP, a dostęp jest autoryzowany i zabezpieczony. BusinessWeb nie sprzedaje przy tym samego konektora. Integracja jest częścią pełnego wdrożenia.

Jak integracja dopasowuje się do procesów konkretnej firmy?

Każde wdrożenie jest dopasowywane do klienta, bo systemy informatyczne mają nadążać za procesami firmy, a nie odwrotnie. Sposób, w jaki obie aplikacje rozmawiają ze sobą, jest gotowy. Do zrobienia zostaje tak zwana delta integracji, czyli domapowanie pól specyficznych dla danej firmy: co ma pójść z enova365 i w które miejsce w HubSpot. Przykład to jednostki miary. Jedni sprzedają na kilogramy, inni na metry sześcienne, jeszcze inni na sztuki. Wpływa to na przeliczanie efektywności, więc trzeba to uwzględnić w mapowaniu.

Wskazówka

Po integracji HubSpot pozwala administratorowi swobodnie zmieniać pola i raporty, ale nie dotyczy to pól objętych integracją. Za nimi stoją integrator i enova365, więc zmiany w tych polach planuj razem z nimi.

Podsumowanie: co zyskuje firma z enova365 po połączeniu z HubSpot?

Trafna prognoza sprzedaży nie jest problemem technologicznym, tylko zarządczym. Wymaga danych o tym, co dzieje się przed fakturą, a tych ERP z natury nie zbiera. Dlatego połączenie enova365 i HubSpot nie odbiera firmie niczego, co dziś działa: dokumenty, KSeF, JPK, magazyn, kadry, produkcja, cenniki i rabaty zostają w enova365, a HubSpot staje się nad nimi warstwą zarządczą.

Każda rola w firmie zyskuje coś innego. Handlowiec pracuje na danych z ERP i historii kontaktu w jednym miejscu, także w telefonie, a asystent AI przygotowuje dla niego podsumowania i maile. Dyrektor sprzedaży weryfikuje deklaracje z lejka fakturami. Zarząd widzi, ile jest zafakturowane, ile ważone i ile brakuje do celu. Marketing rozlicza kampanie zyskiem, a nie liczbą leadów. Do tego dochodzi sprzedaż, której dziś nikt nie widzi: białe plamy u obecnych klientów i klienci, którzy zaczynają odchodzić po cichu. Moduł CRM w enova365 nadal ma sens przy prostej, powtarzalnej sprzedaży. Gdy cykl się wydłuża, rośnie liczba zapytań albo marketing ma realnie wspierać sprzedaż, połączenie z HubSpot daje przewagę. Pełne zestawienie korzyści z integracji ERP z CRM znajdziesz w artykule co firma zyskuje na integracji ERP z CRM.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak w Twojej firmie wyglądałaby karta klienta z danymi z enova365, lejek połączony z fakturami i pulpit z luką do celu, umów bezpłatną konsultację. Szczegóły znajdziesz na stronie integracji CRM z enova365.

Najczęściej zadawane pytania

Kim jesteśmy

BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i handlowych pracujących na ERP wdrażamy REV.BW - gotowy model CRM na HubSpot zintegrowany z systemem ERP, który daje kontrolę nad pipeline'em i prognozą przychodów bez ruszania logiki ERP. Ponad 200 wdrożeń od 2018 roku, 96% klientów zostaje z systemem.