Jak integrować ERP z CRM - 4 rekomendowane scenariusze integracji

Integracja systemu ERP z HubSpot CRM to jeden z kluczowych kroków w kierunku pełnej cyfryzacji procesów sprzedaży i obsługi klienta. Jednak aby taka integracja była skuteczna, musi być przemyślana i oparta na odpowiednich założeniach.

W tym artykule omawiamy cztery główne scenariusze wdrożenia integracji ERP → HubSpot, prezentujemy zalety podejścia jednokierunkowego, oraz tłumaczymy, jak dane z ERP wspierają sprzedaż i raportowanie w HubSpot.

Na bazie naszej praktyki opracowaliśmy 4 scenariusze wdrożenia systemu ERP, które rozpiszemy w dalszej części artykułu.

Dlaczego integracja jednokierunkowa ERP → HubSpot?

Wszystkie opisywane scenariusze opierają się na jednym podstawowym założeniu:

Kluczowe dane synchronizowane z ERP do CRM HubSpot

W ramach integracji obsługujemy określony zakres danych, który umożliwia zapewnienie niezbędnych danych zespołowi sprzedaży pracującemu na HubSpot:

• Kontakty (osoby)
• Firmy (kontrahenci) - umożliwienie raportowania danych po firmach
• Produkty i ich ceny - analizy dochodowości produktów i grup produktowych, analizy trendów sprzedaży, tworzenie PDF z ofertami w HubSpot
• Dane faktur (zawsze) - możliwość rozliczenia wyników sprzedaży, prowizji, stopnia realizacji celów sprzedażowych
• Dane zamówienia (opcjonalnie) - posiadanie przez sprzedawców danych pod ręką dotyczących statusów realizacji określonych zamówień wynikających z działań sprzedażowych.W przypadku wykorzystania platformy B2B automatyczne przenoszenie transakcji do lejka w celu analizy dochodowości klienta.
  
  

Struktura lejków sprzedażowych w CRM HubSpot niezbędnych do integracji z ERP

W celu monitorowania procesu sprzedaży i prowadzenia działań z realizacją ofert i zamówień przez zespół sprzedaży, implementacja CRM zakłada wykorzystanie dwóch lejków sprzedażowych, pełniących ściśle określone role.

1. Lejek operacyjny (potencjalna transakcje i sprzedaż do nowych i istniejących klientów)

Używany przez handlowców – pokazuje bieżące oferty i etapy sprzedaży. Pomaga analizować konwersje i etapy, gdzie tracimy klientów w procesach sprzedaży. Dzięki niemu mamy kontrolę nad przebiegiem procesu sprzedaży, otwartych szansach sprzedażowych, potencjalnych produktach oferowanych kontrahentom. Dzięki temu lejkowi możemy prowadzić analizę konwersji ofert na zamówienia. 

2. Lejek fakturowy (rzeczywista sprzedaż)

Zasilany automatycznie fakturami z ERP. Każda faktura to osobna transakcja w HubSpot z przypisanym klientem, handlowcem i produktami. Na jego podstawie mierzymy:

• Faktyczne przychody na danym kontrahencie
• Marże uzyskiwane na produktach
• Sprzedaż per handlowiec - stopień realizacji celów
• Obroty wg grup produktowych
  
  

Rodzaje cenników i ich wpływ na wybór scenariusza integracji CRM z ERP

Wymiana danych o cenach produktów jest najbardziej kompleksowym elementem integracji i wymiany danych. W wielu firmach cenniki mają bardzo złożony charakter wynikający z tego, jak działa system ERP i co oferuje.

System CRM nie powinien zastępować takich funkcji ze względu na pełnienie innej roli w zakresie procesów działania firmy. Powinien jednak posiadać informacje dotyczące cen i możliwość zastosowania określonych cen w procesie sprzedaży. Związane to jest ściśle z ograniczeniami systemu CRM, które nie posiada tak rozbudowanych schematów cenników jak system ERP.

W ramach projektów rozróżniamy 5 typów cenników, które klasyfikujemy na potrzeby ustalenia rodzaju scenariusza integracji CRM z ERP:

1. Cennik standardowy (katalogowy)

• Stała cena przypisana do produktu niezależnie od klienta
• Możliwy do pełnej synchronizacji z biblioteką produktów w HubSpot
• Obsługiwany w scenariuszu 1 i 3 – oferty tworzone bezpośrednio w CRM
• Nie wymaga logiki dynamicznego naliczania rabatów
  
  

2. Cenniki indywidualne (per klient)

• Każdy klient ma przypisane własne rabaty lub ceny na konkretne produkty
• Trudne do odwzorowania w CRM – wymaga znajomości kontekstu w czasie generowania oferty
• Nie rekomendujemy tworzenia oferty w HubSpot przy takim cenniku
• Obsługiwany w scenariuszu 2 i 4 – oferta tworzona w ERP i synchronizowana do CRM
  
  

3. Cenniki grupowe (wg poziomu klienta / segmentu)

• Różne poziomy cen (A, B, C) przypisane do segmentów klientów (hurt, detal, VIP)
• Wymaga synchronizacji poziomu cenowego do CRM, jeśli oferta ma być tworzona w HubSpot
• Możliwy do częściowego odwzorowania – zależnie od zdolności ERP do przesyłania informacji o segmencie klienta
• Najlepiej działa przy ofercie generowanej w ERP (scenariusz 2 lub 4)
• Możliwy do realizacji w scenariuszy 1 i 3 po dokładniejszej analizie

4. Cenniki promocyjne / czasowe

• Promocje ograniczone czasowo, akcje marketingowe, ceny sezonowe
• Trudne do aktualizacji i synchronizacji w czasie rzeczywistym do CRM
• Nie rekomendujemy odwzorowywania w CRM
• Oferta tworzona w ERP, synchronizowana do HubSpot (scenariusz 2 lub 4)
  
  

5. Cenniki konfigurowalne (CPQ / kalkulowane dynamicznie)

• Cena zależy od wielu zmiennych: opcji produktu, ilości, waluty, dodatków
• Stosowane najczęściej w produkcji jednostkowej, handlu technicznym, usługach
• Obsługiwane przez konfiguratory zewnętrzne lub platformy B2B
• Niemożliwe do implementacji w CRM – generowanie ofert tylko w ERP lub dedykowanym narzędziu
• Scenariusz 2 i 4 obowiązkowy

Faktury – fundament wiarygodnego raportowania sprzedaży dzięki integracji ERP z CRM

W integracji systemów ERP z HubSpot CRM faktury pełnią kluczową funkcję, ponieważ dostarczają rzeczywistych, finansowo potwierdzonych danych o sprzedaży. W przeciwieństwie do ofert i zamówień, które mogą nie zostać sfinalizowane, faktury reprezentują zakończone transakcje i umożliwiają dokładną analizę efektywności sprzedaży.

Dlaczego faktury są synchronizowane z ERP do HubSpot:

• Reprezentują rzeczywisty, udokumentowany przychód firmy
• Pozwalają mierzyć efektywność sprzedaży na podstawie realnych danych, a nie tylko prognoz
• Stanowią fundament raportowania przychodów, marż, obrotów oraz skuteczności działań sprzedażowych i marketingowych
  
  

Jak działa integracja faktur?

Faktura wystawiona w ERP jest automatycznie przesyłana do HubSpot jako oddzielny rekord w specjalnym lejku sprzedażowym dedykowanym do faktur.

Każda faktura jest przypisana do:

• odpowiedniego klienta (firma lub kontrahent)
• handlowca (na podstawie przypisania w CRM do firmy)
• produktów (na podstawie pozycji z faktury)
• daty i wartości transakcji
  
  

Co umożliwia lejek faktur?

Raportowanie rzeczywistych wyników sprzedaży niezależnie od działań handlowców:

• identyfikację, kto faktycznie wygenerował przychód
• analizę, które produkty są sprzedawane
• ustalenie, jaką wartość zakupów generuje dany klient
  
  

Porównanie pipeline'u ofertowego i fakturowego:

• zestawienie zrealizowanych i niezrealizowanych ofert
• analiza różnic między prognozami sprzedaży a rzeczywistymi fakturami
• automatyczne mierzenie konwersji z oferty, przez zamówienie, do faktury
  
  

Synchronizacja faktur pomiędzy ERP a HubSpot dostarcza firmie rzetelnych danych do podejmowania decyzji, poprawy rentowności i skuteczniejszego zarządzania procesami sprzedażowymi.

Zamówienia z ERP – opcjonalna synchronizacja

W przeciwieństwie do faktur, które są zawsze synchronizowane, integracja zamówień z ERP do HubSpot jest opcjonalna i uzależniona od spełnienia warunku technicznego: konieczna jest możliwość przekazania identyfikatora transakcji z HubSpot do ERP, a następnie zwrotnego przekazania identyfikatora zamówienia z ERP do CRM. Gdy ten mechanizm działa, zamówienia stają się ważnym ogniwem między CRM a fizyczną realizacją sprzedaży.

Jak działa synchronizacja zamówień:

• Zamówienie z ERP trafia do istniejącej transakcji (deal) w głównym pipeline w HubSpot jako rozszerzenie danych, a nie jako osobny rekord
• W transakcji pojawia się nowa sekcja zawierająca szczegóły zamówienia, takie jak numer zamówienia, status, data złożenia i wartość
• Dzięki temu dane zamówienia wzbogacają istniejący rekord sprzedaży bez tworzenia dodatkowego deala
  
  

Dlaczego integracja zamówień jest ważna:

• W firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych zamówienie jest punktem startowym dla procesów takich jak produkcja, logistyka, pakowanie czy fakturowanie
• Klient rozróżnia ofertę od zamówienia – CRM bez zamówień może nie oddawać w pełni rzeczywistego etapu sprzedaży
  
  

Korzyści z synchronizacji zamówień z ERP do HubSpot:

1. Aktualizacja statusów zamówień w CRM

Handlowiec może w CRM zobaczyć, czy zamówienie jest:

• w realizacji
• częściowo zrealizowane
• zrealizowane w całości
• oczekujące na płatność
• opóźnione

Brak potrzeby kontaktu z działem produkcji lub logistyki – wszystko widoczne w systemie.

2. Możliwość powiązania zamówienia z konkretną transakcją (dealem)

Po zaakceptowaniu oferty (deal won), zamówienie w ERP może być ręcznie powiązane z transakcją w CRM.

To pozwala na:

• analizę konwersji od oferty do zamówienia
• porównanie wartości oferty z wartością rzeczywistego zamówienia (np. klient zamówił tylko część produktów)
  
  

3. Powiązanie wielu faktur z jednym zamówieniem

Jeśli realizacja zamówienia odbywa się etapami, do jednego zamówienia może być przypisanych kilka faktur.

• analizę stopnia realizacji zamówienia
• porównanie wartości zamówienia z wartością faktycznie zafakturowaną (delta)

4. Raportowanie na poziomie zamówień

Dzięki integracji możliwe staje się raportowanie:

• liczby zamówień w danym okresie
• średniej wartości zamówienia
• najczęściej zamawianych produktów
• czasu realizacji (np. od daty oferty do zakończenia zamówienia)

Dzięki synchronizacji zamówień CRM staje się znacznie bardziej funkcjonalnym narzędziem do analizy nie tylko procesu sprzedaży, ale również jego realizacji i efektów.

Zamówienia z platform B2B i e-commerce – dodatkowy wariant integracji

Oprócz standardowej integracji zamówień ERP z HubSpot, coraz częściej spotykaną potrzebą jest integracja z platformami B2B lub systemami e-commerce po stronie klienta. W tym scenariuszu zamówienia składane przez klientów za pomocą zewnętrznych systemów – np. platformy B2B, sklepu internetowego lub portalu zamówień – mogą być automatycznie przesyłane do HubSpot jako transakcje w głównym lejku sprzedażowym.

• wolumenu sprzedaży pochodzącego z platformy B2B lub e-commerce
• wartości obrotów na poziomie klientów lub segmentów klientów najczęściej zamawianych produktów i ich rotacji

W tym scenariuszu każde zamówienie z platformy może być zapisywane jako nowy rekord transakcji (deal) w HubSpot, co zapewnia pełną widoczność w CRM i pozwala zespołowi handlowemu lub marketingowemu na analizę zachowań zakupowych klientów, segmentację oraz inicjowanie działań follow-upowych.

Ten model sprawdza się szczególnie dobrze w firmach, gdzie duża część sprzedaży odbywa się przez kanały samoobsługowe, a CRM ma służyć nie tylko do zarządzania klasycznym lejkiem sprzedażowym, ale także jako narzędzie do zarządzania relacjami z klientami B2B i monitorowania całości wolumenu sprzedaży. Dzięki temu HubSpot staje się centralnym miejscem analizy i zarządzania całą działalnością sprzedażową – zarówno aktywną, jak i pasywną.

Cztery scenariusze integracji ERP z CRM HubSpot – szczegółowe opisy

Wdrożenia integracji HubSpot CRM z systemami ERP różnią się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z klientem nowym czy istniejącym oraz od źródła tworzenia oferty i rodzaju cennika (standardowy lub indywidualny). Poniżej opisujemy cztery najczęściej stosowane warianty.