Jak współpracować z firmą wdrożeniową CRM? Podział zadań

Podział odpowiedzialności oraz jasne przypisanie ról to fundament skutecznego wdrożenia systemu CRM. W praktyce, gdy w projekcie brakuje wyznaczonego lidera i klarownej komunikacji, pojawia się chaos, rozproszenie decyzyjności i niepotrzebne wydłużenie procesów.

Już na etapie przygotowań warto zadbać o to, by każdy członek zespołu wiedział, czego się od niego oczekuje. Kluczowe jest również zaangażowanie pracowników na różnych szczeblach – od liderów po osoby, które będą ostatecznie korzystać z systemu na co dzień. To nie tylko przyspiesza wdrożenie, ale także pozwala uniknąć oporu wobec zmiany i zwiększa szanse na realną poprawę efektywności pracy.

Równie istotna jest rola partnera wdrożeniowego jego zadaniem jest nie tylko doradztwo i konfiguracja systemu, ale też wsparcie w analizie potrzeb oraz budowanie zaufania w zespole. W tym artykule krok po kroku pokazujemy, jak praktycznie podzielić zadania między firmę wdrażającą a partnera, jak uniknąć najczęstszych pułapek organizacyjnych i na co zwrócić uwagę, by wdrożenie CRM stało się rzeczywistą wartością dla całej organizacji.

Dlaczego podział odpowiedzialności jest kluczowy dla sukcesu wdrożenia?

Podział odpowiedzialności między firmę wdrażającą CRM a partnera wdrożeniowego to fundament sprawnego i skutecznego projektu. Gdy brakuje wyznaczonego lidera po stronie klienta, decyzyjność rozprasza się na wiele osób, co prowadzi do chaosu, wydłużenia czasu wdrożenia i narastającego zmęczenia zespołu. Tylko osoba z odpowiednim umocowaniem w organizacji, znajomością jej struktury i motywacją do osiągnięcia celu jest w stanie skutecznie koordynować działania oraz być punktem kontaktu dla wszystkich uczestników procesu.

Już na początku projektu kluczowe jest nie tylko wyznaczenie lidera, ale także otwarta komunikacja między wszystkimi stronami. Cykl briefingów pozwala zbudować zaufanie oraz zapewnić, że wszyscy rozumieją, po co wdrażany jest system CRM i czego oczekują. To nie tylko usprawnia współpracę, ale pozwala także szybciej rozwiązywać ewentualne wyzwania czy nieporozumienia, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu.

Zaangażowanie różnych szczebli pracowników nie tylko entuzjastów, ale także sceptyków – pozwala lepiej przygotować organizację na zmiany i zebrać komplet wymagań. Im wcześniej pracownicy dowiedzą się o planach wdrożenia i będą mogli wpływać na kształt systemu, tym większa szansa na płynne wdrożenie oraz akceptację nowego narzędzia w codziennej pracy.

  Uwaga

Brak jasno określonego lidera i rozmycie odpowiedzialności prowadzą do chaosu oraz opóźnień. Wyznaczenie ról i sprawna komunikacja to podstawa skutecznego wdrożenia CRM.

Jakie zadania leżą po stronie firmy wdrażającej CRM?

Wdrożenie systemu CRM to nie tylko zadanie dla firmy wdrożeniowej. Kluczowa odpowiedzialność leży również po stronie organizacji, która decyduje się na taki projekt. Od działań podjętych przez firmę wdrażającą zależy tempo, jakość i długotrwały efekt wdrożenia.

Wyznaczenie lidera projektu i zespołu

Podstawą sukcesu jest wyznaczenie lidera projektu, który posiada umocowanie w organizacji oraz zna jej strukturę. Lider powinien być osobą zorientowaną w procesach, elastyczną, nastawioną na cel i potrafiącą skutecznie komunikować się ze wszystkimi uczestnikami wdrożenia. Kluczowe jest, by lider nie był osobą nową w firmie – doświadczenie i relacje wewnątrz organizacji znacząco ułatwiają realizację zadań i rozwiązywanie problemów.

  Wskazówka

Lider projektu powinien być osobą znającą firmę od podszewki, z autorytetem i umocowaniem do podejmowania decyzji.

Przygotowanie wymagań i zaangażowanie pracowników

Firma wdrażająca CRM powinna zadbać o jasny przekaz i zaangażowanie różnych szczebli pracowników w projekt. Im szybciej zespół zostanie poinformowany o wdrożeniu i jego celach, tym większa szansa na akceptację nowego narzędzia oraz sprawne przeprowadzenie zmiany. Warto włączać do zespołu zarówno entuzjastów, jak i sceptyków – ich różne perspektywy pomagają wychwycić nieoczywiste ryzyka i lepiej dopasować system do codziennej pracy.

Ważnym zadaniem jest przygotowanie listy kluczowych wymagań wobec CRM, nawet jeśli jest ona spisana w formie prostego Excela. Nie potrzeba szczegółowej dokumentacji całych procesów – najważniejsze, by zespół potrafił wskazać, co jest „must have", a co „nice to have". Takie podejście przyspiesza analizę i pomaga firmie wdrożeniowej lepiej zrozumieć potrzeby organizacji.

Ważne jest również, by zespoły miały świadomość, że wdrożenie CRM to proces, który trwa jeszcze długo po uruchomieniu systemu. Zmiana obejmuje nie tylko nowe narzędzie, ale także nawyki i sposób pracy wielu osób.

Za co odpowiada firma wdrożeniowa?

Firma wdrożeniowa to nie tylko dostawca technologii – jej zadaniem jest zapewnienie, że system CRM zostanie realnie dopasowany do specyfiki i procesów klienta. Kluczową rolą partnera jest wsparcie merytoryczne oraz jasna komunikacja, które pomagają uniknąć rozczarowań i nietrafionych inwestycji.

Analiza wymagań i rekomendacje

Jednym z głównych zadań firmy wdrożeniowej jest przeprowadzenie analizy wymagań i procesów klienta. To na tym etapie partner poznaje strukturę organizacyjną, cele biznesowe oraz krytyczne oczekiwania wobec systemu. Firma wdrożeniowa powinna jasno informować, które wymagania są możliwe do realizacji, a które wykraczają poza możliwości wybranego rozwiązania. Dzięki temu klienci nie mają złudnych oczekiwań co do funkcji CRM i wiedzą, jakie cele zostaną osiągnięte.

Firma wdrożeniowa często rekomenduje przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej tam, gdzie wymagania są złożone lub firma potrzebuje wyliczenia rzeczywistych kosztów i czasu wdrożenia. Taka analiza pozwala też zidentyfikować, które funkcje CRM można zrealizować od razu, a które wymagają dodatkowych narzędzi lub integracji.

  Wskazówka

Rzetelna analiza wymagań przez partnera wdrożeniowego pozwala uniknąć rozczarowań i dopasować CRM do rzeczywistych potrzeb firmy.

Wsparcie, szkolenia i rozwiewanie wątpliwości

Rola firmy wdrożeniowej nie kończy się na etapie przygotowania systemu. Partner odpowiada za prowadzenie spotkań, prezentowanie możliwości CRM, organizację warsztatów i szkoleń dla użytkowników, a także bieżące rozwiewanie wszelkich wątpliwości. Ważne jest, by partner nie ograniczał się do prezentacji funkcji, ale pokazywał rozwiązania na przykładach zbliżonych do procesów klienta – dzięki temu zespół szybciej adaptuje się do zmian.

Firma wdrożeniowa powinna również jasno komunikować ograniczenia systemu i nie obiecywać rozwiązań, których CRM nie jest w stanie zapewnić. Transparentność na etapie wdrożenia buduje zaufanie i pozwala uniknąć prób „naginania" narzędzia do funkcji, do których nie zostało zaprojektowane.

  Uwaga

Nie oczekuj, że firma wdrożeniowa spełni każde wymaganie – jej zadaniem jest wskazać, co można zrealizować, a czego lepiej nie próbować robić na wybranym systemie.

Wspólne obszary i dobre praktyki współpracy

Efektywne wdrożenie CRM nie polega na sztywnym podziale obowiązków, ale na partnerskiej współpracy i elastycznym podejściu do pojawiających się wyzwań. Kluczem do sukcesu jest zbudowanie przestrzeni do otwartej rozmowy, zaangażowanie różnych szczebli pracowników i skoncentrowanie się na realnych potrzebach firmy.

Włączanie różnych szczebli pracowników

Dobrą praktyką jest angażowanie w proces nie tylko liderów i entuzjastów, ale także sceptyków i osób, które na co dzień będą korzystać z systemu. Dzięki temu można szybciej wyłapać potencjalne ryzyka, zebrać pełniejsze wymagania i przygotować organizację na zmianę. Uczestnictwo przedstawicieli różnych działów w spotkaniach, warsztatach czy nawet w procesie wyboru systemu pozwala oswoić zespół z nadchodzącą zmianą i budować pozytywne nastawienie wobec wdrożenia.

Unikanie nadmiaru dokumentacji – pragmatyzm w działaniu

Współpraca z firmą wdrożeniową nie wymaga tworzenia encyklopedii procesów czy rozbudowanych opisów wszystkich działań. Wystarczy prosta lista wymagań i podstawowych oczekiwań, np. w formie Excela, by partner mógł sprawnie przeanalizować potrzeby i zaproponować dopasowane rozwiązania. Zbyt szczegółowa dokumentacja często opóźnia start projektu i rozprasza zespół – liczy się pragmatyzm oraz gotowość do działania i uczenia się w trakcie wdrożenia.

  Uwaga

Za dużo teorii i dokumentacji na starcie może zablokować wdrożenie – lepiej zacząć od podstawowych wymagań i rozwijać je w trakcie projektu.

Wspólne warsztaty, cykliczne spotkania i szybka wymiana informacji między firmą wdrażającą a partnerem pozwalają na bieżąco rozwiązywać problemy, dopasowywać zakres wdrożenia do realnych potrzeb i budować zaufanie w zespole.

Kim jesteśmy

BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.