Jak skonfigurować webinary w HubSpot z Zoom i ClickMeeting

Organizowanie webinarów stało się jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych w firmach B2B i B2C. Jednak prawdziwy potencjał tych działań ujawnia się dopiero wtedy, gdy połączymy platformę webinarową z zaawansowanym systemem marketing automation, takim jak HubSpot. Dzięki integracji z Zoom lub ClickMeeting możemy nie tylko sprawnie zarządzać całą ścieżką rejestracji i obsługi uczestników, ale także zautomatyzować komunikację, analizować efektywność działań oraz skutecznie generować i przekazywać leady do sprzedaży.

W tym przewodniku odkryjesz, jak krok po kroku skonfigurować proces organizacji webinarów, wykorzystując HubSpot jako centralny punkt zarządzania, a Zoom i ClickMeeting jako narzędzia do realizacji spotkań online. Poznasz praktyczne różnice między tymi platformami, dowiesz się, jak zbudować skuteczny landing page, jak zautomatyzować mailingi i przypomnienia oraz jak wyciągać najbardziej wartościowe dane z każdego wydarzenia.

Jeżeli zależy Ci na pełnej kontroli nad danymi, skutecznej automatyzacji i wygodnej obsłudze cyklu marketingowo-sprzedażowego – ten artykuł jest dla Ciebie. Przekonasz się, że wdrożenie webinarów w HubSpot może być proste i elastyczne, a zysk z tego procesu – wymierny i łatwy do analizy.

Dlaczego warto prowadzić webinary z integracją HubSpot i platform webinarowych?

Webinary to dziś jedno z najskuteczniejszych narzędzi marketingu B2B i B2C, pozwalające nie tylko na dzielenie się wiedzą, ale przede wszystkim na generowanie jakościowych leadów i budowanie relacji z klientami. Jednak ich prawdziwą moc widać dopiero wtedy, gdy proces rejestracji oraz obsługa uczestników są w pełni zintegrowane z narzędziem marketing automation, takim jak HubSpot, a sama platforma webinarowa (Zoom lub ClickMeeting) wspiera automatyzację i analitykę.

Integracja HubSpot z platformami webinarowymi umożliwia:

• Centralizację wszystkich danych o uczestnikach w jednej, uporządkowanej bazie.
• Automatyzację rejestracji i komunikacji – od potwierdzeń, przez przypomnienia, po follow-upy.
• Pełną zgodność z RODO i łatwe zarządzanie zgodami marketingowymi.
• Wgląd w źródła pozyskania każdego uczestnika i śledzenie jego aktywności.
• Efektywne raportowanie i analizę ścieżek konwersji oraz wartości biznesowej działań webinarowych.

Najczęstszym problemem marketerów, którzy nie korzystają z takiej integracji, jest rozproszenie danych, konieczność ręcznego przenoszenia kontaktów i utrata części informacji na temat źródeł czy zaangażowania uczestników.

Landing page i rejestracja przez HubSpot – klucz do skuteczności

Tworzenie landing page w HubSpot – prostota i elastyczność

Jednym z pierwszych kroków do skutecznej organizacji webinaru jest stworzenie dedykowanego landing page'a. W HubSpot zrobisz to bez konieczności angażowania zespołu IT. Wystarczy skonfigurowana subdomena i odpowiednia licencja Marketing Hub Content lub For Marketers.

Dzięki systemowi drag & drop oraz gotowym szablonom, każdy marketer może samodzielnie przygotować stronę rejestracyjną. To ogromna oszczędność czasu – nie musisz czekać na dewelopera ani grafika.

Rola formularza HubSpot – automatyzacja, RODO, prekwalifikacja

Kluczowe jest, by rejestracja na webinar odbywała się przez formularz HubSpot, a nie platformy webinarowej. Dzięki temu:

• wszystkie zgłoszenia trafiają bezpośrednio do Twojej głównej bazy,
• automatycznie zbierasz zgody RODO oraz inne niezbędne zgody marketingowe,
• możesz skonfigurować customowe pola, np. pytania o zainteresowanie wdrożeniem, szkoleniem, czy inne elementy do prekwalifikacji.

Formularze HubSpot pozwalają także automatycznie rejestrować, czy kontakt już istnieje w bazie oraz przechwytywać źródło pozyskania kontaktu. To fundament dalszej analityki i segmentacji.

Szybka edycja, klonowanie i elastyczność treści

Dużą zaletą landing page'y w HubSpot jest możliwość błyskawicznej edycji – nawet tuż przed publikacją materiałów promocyjnych. Zmiana agendy, prelegenta czy korekta treści to kwestia kilku kliknięć. Przygotowany raz szablon możesz klonować, co pozwala na szybkie uruchamianie nowych kampanii webinarowych.

Wybór platformy – Zoom czy ClickMeeting? Praktyczne różnice i niuanse

Wybór właściwej platformy webinarowej to kluczowy moment w procesie integracji z HubSpot. Zarówno Zoom, jak i ClickMeeting mają swoje mocne strony, jednak najważniejsze różnice dotyczą integracji, automatyzacji oraz raportowania.

Licencje i wymagania integracyjne – co warto wiedzieć?

Przy wyborze platformy istotne jest, by odpowiednio dopasować pakiet licencyjny. W przypadku Zoom, wymagane jest posiadanie co najmniej jednego konta Zoom Workplace Pro oraz dodatku Zoom Webinars. To warunek niezbędny do pełnej integracji z HubSpot i korzystania z automatyzacji.

Dla ClickMeeting wystarczy pakiet Live, który umożliwia prowadzenie webinarów i integrację z HubSpot. Co ciekawe, ClickMeeting daje możliwość wyboru liczby uczestników, co pozwala elastycznie dopasować koszty do realnych potrzeb. To szczególnie atrakcyjne dla firm, które nie chcą od razu inwestować w licencje na 500 uczestników.

Integracja i proces rejestracji – istotne niuanse

Największą przewagą Zoom i ClickMeeting nad wieloma innymi platformami jest możliwość rejestracji uczestników przez własny formularz HubSpot. Dzięki temu wszystkie dane trafiają bezpośrednio do bazy, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad analityką i zgodami marketingowymi.

W Zoom automatyzacja działań i synchronizacja uczestników jest możliwa już na etapie planowania webinaru. Po integracji, za pomocą workflow w HubSpot, możesz automatycznie dodawać uczestników do konkretnego webinaru w Zoom, a także tworzyć segmentacyjne listy na podstawie obecności i zaangażowania.

W ClickMeeting proces wygląda nieco inaczej: po rejestracji przez formularz HubSpot, uczestnicy otrzymują link do wydarzenia. Dopiero po zakończeniu webinaru ClickMeeting generuje listę obecnych, którą synchronizuje z HubSpot. To oznacza, że automatyzacje typu follow-up muszą być zaplanowane po zakończeniu wydarzenia.

Automatyzacja komunikacji – różnice w praktyce

Zoom pozwala na wysyłkę powiadomień, potwierdzeń rejestracji oraz przypomnień bezpośrednio z poziomu platformy. To znaczne ułatwienie przy dużej liczbie wydarzeń – nie trzeba każdorazowo kopiować i aktualizować szablonów maili w HubSpot. W praktyce wystarczy skonfigurować automatyczne komunikaty po stronie Zoom, co oszczędza wiele godzin pracy przy masowej organizacji webinarów.

W ClickMeeting rekomendowane jest wyłączenie automatycznych powiadomień po stronie platformy i zarządzanie całą komunikacją z poziomu HubSpot, dzięki workflow i listom segmentacyjnym. Pozwala to na pełną personalizację i spójność komunikacji, ale wymaga większego zaangażowania przy przygotowaniu każdego wydarzenia.

Raportowanie i śledzenie zaangażowania – co daje większą kontrolę?

Zoom oferuje zaawansowane możliwości segmentacji uczestników według stopnia zaangażowania – możesz tworzyć listy nie tylko na podstawie samej obecności, ale także długości uczestnictwa (np. tylko osoby, które były na wydarzeniu przez 90% czasu). W ClickMeeting taka opcja jest trudniejsza do uzyskania i wymaga ręcznej analizy.

Integracja HubSpot z Zoom i ClickMeeting – krok po kroku

Instalacja integracji – jak zacząć?

Aby rozpocząć integrację HubSpot z Zoom lub ClickMeeting, należy upewnić się, że posiadasz odpowiedni pakiet licencyjny. W przypadku Zoom jest to co najmniej jedno konto Zoom Workplace Pro oraz dodatek Zoom Webinars. ClickMeeting wymaga pakietu Live, który umożliwia prowadzenie webinarów i połączenie z HubSpot.

Sam proces integracji przebiega niemal identycznie dla obu platform – wystarczy wejść w Marketplace aplikacji w HubSpot, wyszukać Zoom lub ClickMeeting i kliknąć „Install Application". Następnie wymagane jest zalogowanie się na konto administracyjne wybranej platformy. Całość jest intuicyjna i nie wymaga wsparcia IT.

Konfiguracja webinaru w ClickMeeting – krok po kroku

Po utworzeniu webinaru w ClickMeeting należy:

• Ustawić wydarzenie jako „dostępne dla wszystkich", aby nie korzystać z natywnej rejestracji ClickMeeting.
• Przygotować poczekalnię i spersonalizować jej wygląd (np. logo, agenda, bio prowadzącego).
• Wyłączyć automatyczne przypomnienia i powiadomienia po stronie ClickMeeting, jeśli korzystasz z HubSpot Marketing Professional (wszystkie automatyzacje komunikacji obsługujesz wtedy w HubSpot).

Gdy webinar jest utworzony, generujesz link do wydarzenia i umieszczasz go w dedykowanym mailingu wysyłanym przez HubSpot do osób, które zarejestrowały się przez formularz HubSpot.

Każdy uczestnik, który dołącza przez ten link, przed wejściem na wydarzenie podaje swój adres e-mail. Po zakończeniu webinaru ClickMeeting automatycznie generuje listę obecnych i synchronizuje ją z HubSpot, umożliwiając dalszą automatyzację działań (np. follow-up).

Konfiguracja webinaru w Zoom – krok po kroku

W Zoomie możesz korzystać z zaawansowanej automatyzacji:

• Tworząc webinar w Zoom, uzyskujesz identyfikator webinaru (Webinar ID), który wykorzystujesz podczas konfiguracji workflow w HubSpot.
• W workflow HubSpot ustawiasz trigger na wypełnienie formularza rejestracyjnego lub przynależność do segmentacyjnej listy kontaktów.
• Następnie, korzystając z integracji Zoom, wybierasz akcję „Add contact to Zoom webinar" i podajesz ID webinaru.

Dzięki temu zarejestrowani przez HubSpot są automatycznie dodawani do listy uczestników Zoom, a platforma może obsługiwać za nich potwierdzenia rejestracji, przypomnienia oraz linki kalendarzowe.

Synchronizacja danych i segmentacja uczestników

W ClickMeeting lista obecnych synchronizuje się z HubSpot po zakończeniu webinaru. Możesz zbudować listy: zarejestrowani, obecni, nieobecni, a następnie targetować follow-upy.

W Zoom możesz segmentować uczestników nawet po poziomie zaangażowania – np. wyłapać tylko te osoby, które były aktywne przez 90% czasu trwania webinaru.

Te listy segmentacyjne są fundamentem dalszej automatyzacji komunikacji, raportowania i działań handlowych.

Automatyzacje i komunikacja z uczestnikami webinaru

Automatyzacja działań marketingowych i komunikacji wokół webinaru w HubSpot to jedna z największych przewag tej platformy. Pozwala nie tylko na sprawne zarządzanie całą ścieżką uczestnika – od rejestracji po follow-up – ale też znacząco skraca czas obsługi i minimalizuje ryzyko błędów. Kluczowe jest, aby cały proces był oparty na dobrze skonfigurowanych workflow, listach segmentacyjnych i odpowiednich ustawieniach mailingów.

Workflow przed webinarem – potwierdzenia, przypomnienia, materiały

W HubSpot możesz w pełni zautomatyzować komunikację z osobami, które zarejestrowały się na webinar. Po zapisaniu kontaktu na liście segmentacyjnej (np. „zarejestrowani na webinar"), workflow wysyła automatyczne potwierdzenie rejestracji. Dodatkowo, możesz zaplanować wysyłkę przypomnień oraz dodatkowych materiałów, takich jak e-book czy agenda wydarzenia – wszystko według własnego harmonogramu i z wykorzystaniem funkcji delay/until calendar date.

Dzięki rozgałęzieniom w workflow możliwe jest dopasowanie komunikacji do konkretnego momentu – np. osoby, które zarejestrowały się po określonej dacie, otrzymają inny zestaw wiadomości niż te, które były szybciej na liście.

Listy segmentacyjne – serce automatycznej komunikacji

Listy segmentacyjne to podstawa każdej automatyzacji. W HubSpot możesz zbudować osobne listy dla:

• zarejestrowanych na webinar,
• uczestników obecnych,
• osób, które się nie pojawiły.

W Zoom listy obecnych można przygotować przed wydarzeniem i od razu zaplanować follow-up. W ClickMeeting lista obecnych generowana jest dopiero po zakończeniu webinaru, więc działania follow-up uruchamiasz po synchronizacji tej listy z HubSpot.

Dzięki listom możesz precyzyjnie targetować maile, workflowy i dalsze działania marketingowo-sprzedażowe.

Personalizacja komunikacji i przypomnienia

W HubSpot możesz ustawić automatyczne przypomnienia o webinarze, wysyłać personalizowane maile oraz materiały dodatkowe. Jeśli korzystasz z Zoom, warto rozważyć wysyłkę powiadomień bezpośrednio z Zooma – to znacząco przyspiesza przygotowanie komunikacji przy wielu wydarzeniach. W ClickMeeting rekomendowane jest zarządzanie całą komunikacją z poziomu HubSpot, co daje pełną kontrolę i pozwala na szeroką personalizację.

Dodatkowo, możesz łatwo generować linki do kalendarza (np. przez AddEvent), dzięki czemu uczestnicy nie zapomną o spotkaniu.

Follow-up po webinarze – segmentacja obecnych i nieobecnych

Po zakończeniu wydarzenia możesz zautomatyzować follow-up do różnych grup:

• obecni – podziękowanie, materiały, oferta,
• nieobecni – nagranie webinaru, zaproszenie do kontaktu.

W Zoom możesz segmentować również po poziomie zaangażowania, np. wysłać specjalny follow-up tylko do tych, którzy byli aktywni przez 90% czasu trwania webinaru. W ClickMeeting podstawowa segmentacja opiera się na obecności.

Raportowanie i analiza efektywności webinarów w HubSpot

Raportowanie to kluczowy etap każdego procesu webinarowego – pozwala nie tylko ocenić liczbę rejestracji i obecności, ale przede wszystkim zmierzyć realny wpływ webinarów na sprzedaż i pipeline. HubSpot daje szerokie możliwości analityczne, które można wykorzystać nawet bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Listy segmentacyjne jako podstawa raportowania

Już na poziomie prostych list segmentacyjnych w HubSpot możesz sprawnie analizować dane. Wystarczy utworzyć listy kontaktów:

• zarejestrowanych na webinar,
• obecnych na wydarzeniu,
• nieobecnych.

Na ich podstawie można przygotować szybkie zestawienia do przekazania działowi handlowemu lub oceny efektywności kampanii.

Personalizacja kolumn i filtrowanie danych

HubSpot pozwala rozbudowywać widok listy kontaktów o dodatkowe kolumny, takie jak:

• źródło pozyskania kontaktu,
• liczba odwiedzin strony,
• liczba wypełnionych formularzy,
• ostatnia aktywność,
• status dealu czy przypisany handlowiec.

Dzięki temu nie tylko wiesz, kto był na webinarze, ale także możesz monitorować całą historię kontaktu i jego wartość dla firmy.

Dashboardy i zaawansowane raporty

W module raportowym HubSpot można tworzyć dashboardy zarówno dla pojedynczych webinarów, jak i łączyć dane z wielu wydarzeń. Praktyką rekomendowaną jest stworzenie osobnych dashboardów per webinar, a następnie raportów zbiorczych dla wszystkich wydarzeń. Pozwala to analizować trendy, porównywać efekty różnych działań i szybko identyfikować najbardziej skuteczne kampanie.

Analiza sprzedażowa i wpływ webinarów na pipeline

HubSpot umożliwia nie tylko śledzenie liczby rejestracji i obecności, ale także analizę:

• ilu uczestników stało się leadami, MQL-ami, SQL-ami,
• ile transakcji zostało otwartych dzięki webinarom,
• jaka jest wartość i średni czas domknięcia sprzedaży po wydarzeniu,
• które źródła (np. kampanie reklamowe, partnerzy, social media) są najbardziej skuteczne.

Możesz też analizować, ile osób z danego webinaru kupiło coś w kolejnych miesiącach lub latach, co pozwala realnie ocenić zwrot z inwestycji.

Przykładowe zastosowania i dobre praktyki

• Analizuj ilość rejestracji na podstawie kanału pozyskania (np. UTM, kampanie social media, partnerzy).
• Twórz raporty pokazujące nie tylko liczbę uczestników, ale także liczbę firm reprezentowanych na wydarzeniu.
• Monitoruj konwersję z webinarów na etapie MQL, SQL i klientów – oraz powody wygranych/przegranych szans sprzedażowych.
• Śledź zrolowany przychód z kontaktów, które pierwszy raz pojawiły się na webinarze.

Najczęstsze pułapki i praktyczne wskazówki z wdrożeń

Wdrożenie procesu webinarowego w HubSpot z integracją Zoom lub ClickMeeting jest proste, ale wymaga uwagi na kilka kluczowych niuansów technicznych i organizacyjnych. Odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć błędów oraz skrócić czas obsługi całego cyklu wydarzenia.

Utrata analityki i danych przez rejestrację poza HubSpot

Największa pułapka to rejestracja uczestników przez formularze platform webinarowych (Zoom, ClickMeeting), zamiast przez HubSpot. W takim przypadku tracisz kontrolę nad danymi, zgodami RODO, źródłem kontaktu i nie masz możliwości pełnej automatyzacji oraz dogłębnej analityki. Zawsze należy używać formularzy HubSpot – to gwarancja spójności i możliwości dalszego segmentowania oraz raportowania.

Niewłaściwa konfiguracja workflow i list segmentacyjnych

Brak dobrze skonfigurowanych workflow oraz list segmentacyjnych prowadzi do chaosu w komunikacji, błędów w wysyłkach i niemożności automatycznego targetowania działań po webinarze. Listy powinny być tworzone zarówno dla zarejestrowanych, obecnych, jak i nieobecnych, a workflowy muszą uwzględniać rozgałęzienia, opóźnienia i różne scenariusze komunikacyjne.

Różnice w automatyzacji – Zoom versus ClickMeeting

W ClickMeeting lista obecnych generowana jest dopiero po zakończeniu wydarzenia, co oznacza, że automatyzacje follow-up muszą być uruchamiane dopiero po synchronizacji tej listy. W Zoomie można zaplanować działania z wyprzedzeniem i korzystać z bardziej zaawansowanej segmentacji (np. osoby, które były aktywne przez 90% czasu).

Szybka edycja materiałów i gotowe szablony

Częstym problemem jest konieczność wprowadzania zmian tuż przed publikacją materiałów promocyjnych. Dzięki gotowym szablonom landing page i mailingów w HubSpot możesz błyskawicznie wprowadzić zmiany bez angażowania zespołu IT lub designu. Klonowanie stron i szablonów znacznie przyspiesza całą obsługę cyklu webinarowego.

Segmentacja i przekazywanie leadów do sprzedaży

Brak segmentacji uczestników i nieprzemyślany sposób przekazywania leadów do działu sprzedaży prowadzi do utraty potencjału biznesowego. Warto już na etapie rejestracji dodawać customowe pola do prekwalifikacji oraz wdrożyć jasny proces oznaczania i przekazywania kontaktów (np. MQL, SQL).

Podsumowanie – jak maksymalnie wykorzystać potencjał integracji webinarów z HubSpot

Integracja webinarów z HubSpot i platformami takimi jak Zoom czy ClickMeeting to nie tylko wygoda rejestracji i automatyzacji. To przede wszystkim szansa na pełną kontrolę nad danymi, skuteczne zarządzanie komunikacją oraz precyzyjną analitykę, która realnie wpływa na wyniki marketingowe i sprzedażowe.

Dobrze wdrożony proces pozwala marketerom:

• Szybko tworzyć i klonować landing page oraz formularze rejestracyjne bez angażowania IT.
• Automatycznie gromadzić i segmentować leady, rejestrować zgody RODO oraz śledzić źródła pozyskania kontaktów.
• W pełni zarządzać komunikacją – od potwierdzeń, przez przypomnienia, po działania follow-up – zarówno w ClickMeeting, jak i Zoom.
• Budować listy obecnych, nieobecnych oraz zaawansowane segmentacje (np. na podstawie poziomu zaangażowania w Zoom), co umożliwia precyzyjne targetowanie działań po wydarzeniu.
• Wykorzystywać rozbudowane raportowanie HubSpot, analizować efektywność webinarów, wpływ na pipeline, a nawet zwrot z inwestycji w dłuższej perspektywie.

Najważniejsza przewaga? Każdy kontakt zarejestrowany przez HubSpot staje się częścią procesów sprzedażowych i marketingowych firmy – od pierwszego zapisu aż po analizę konwersji i wartości klienta.

Kim jesteśmy

BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.