Jak skutecznie przechwytywać i organizować kontakty z konferencji w HubSpot

Konferencje i wydarzenia branżowe to ogromna szansa na pozyskanie wartościowych kontaktów biznesowych. Jednak sama obecność na evencie to dopiero początek – prawdziwe efekty zależą od tego, jak szybko i skutecznie przechwycisz oraz zorganizujesz zdobyte leady.

W erze digitalizacji tradycyjne przeklepywanie wizytówek do Excela odchodzi do lamusa. HubSpot daje do dyspozycji zestaw narzędzi, które pozwalają nie tylko sprawnie importować kontakty z konferencji, ale też od razu je segmentować, oznaczać źródła, automatyzować follow-upy i analizować efektywność działań offline.

W tym artykule, krok po kroku, przeprowadzę Cię przez najlepsze praktyki organizacji kontaktów z konferencji w HubSpot – od pierwszego skanu wizytówki, przez importy, aż po automatyczne follow-upy i raportowanie rezultatów.

Dlaczego warto digitalizować leady z konferencji w HubSpot?

Digitalizacja kontaktów pozyskanych podczas konferencji to kluczowy krok do optymalizacji procesów sprzedażowych i marketingowych. Tradycyjne metody, takie jak zbieranie wizytówek czy sporządzanie notatek na papierze, stwarzają ryzyko zagubienia cennych informacji i generują dodatkową pracę przy ręcznym wprowadzaniu danych. Co więcej, koszty udziału w eventach są znaczące, dlatego warto mieć pełną kontrolę nad tym, jak pozyskane kontakty są wykorzystywane i konwertowane.

  Wskazówka

Budżet na konferencję to często kilkanaście tysięcy złotych – warto mieć narzędzia, które pokażą, czy te inwestycje rzeczywiście się zwracają.

Dzięki HubSpot Marketing Hub możliwe jest nie tylko szybkie przechwycenie kontaktów na miejscu, ale także ich natychmiastowe uporządkowanie, oznaczenie źródła, oraz rozpoczęcie dalszych działań follow-up czy automatycznych kampanii. To właśnie cyfrowe narzędzia dają przewagę w analizie skuteczności eventów i umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji inwestycyjnych.

Sposoby przechwytywania kontaktów z konferencji – przegląd praktycznych metod

Efektywne przechwytywanie leadów z konferencji to fundament skutecznej pracy na danych w HubSpot. System oferuje kilka sprawdzonych metod, które można dopasować do różnych scenariuszy podczas eventu. Każda z nich pozwala nie tylko na szybkie zebranie danych, ale także na ich wstępną organizację i oznaczenie jeszcze na miejscu.

Skaner wizytówek w aplikacji mobilnej HubSpot

Najprostszym sposobem na szybkie dodanie kontaktu z konferencji jest wykorzystanie skanera wizytówek dostępnego w aplikacji mobilnej HubSpot. Wystarczy zeskanować wizytówkę, a system automatycznie rozpozna i przypisze najważniejsze dane, takie jak imię, nazwisko, stanowisko czy numer telefonu. Co ważne, użytkownik ma możliwość korekty rozpoznanych pól, dbając o jakość i spójność danych już na etapie wprowadzania.

  Wskazówka

Po zeskanowaniu wizytówki możesz od razu dodać notatkę, zadanie lub oznaczyć aktywność związaną z kontaktem, co ułatwi dalszą pracę po powrocie z eventu.

Import kontaktów z Excela – co musisz wiedzieć?

Wielu organizatorów eventów nadal korzysta z tradycyjnych metod, takich jak zbieranie danych na kartkach czy w prostych formularzach papierowych. Tego typu kontakty można z łatwością zaimportować do HubSpot za pomocą pliku Excel. Ważnym elementem jest odpowiednie nazwanie pliku (np. „kontakty_z_konferencji_XYZ_2025"), ponieważ ta informacja będzie widoczna w źródłach kontaktu i ułatwi późniejszą segmentację.

  Uwaga

Przy imporcie danych warto zwrócić uwagę na poprawne mapowanie pól oraz oznaczenie zgód marketingowych. Dzięki temu unikniesz problemów z komunikacją e-mailową oraz zapewnisz zgodność z RODO.

Formularze kontaktowe na stoisku – jak je skonfigurować w HubSpot?

Alternatywą dla wizytówek i Excela są elektroniczne formularze kontaktowe, które można skonfigurować bezpośrednio w HubSpot i udostępnić na tablecie lub laptopie podczas eventu. Pozwala to na natychmiastowe przekazanie danych do systemu, a także automatyczne oznaczenie źródła oraz zebranie wymaganych zgód marketingowych.

Pamiętaj, aby w ustawieniach formularza aktywować opcję „zawsze twórz kontakt dla nowego adresu e-mail". Unikniesz w ten sposób nadpisywania rekordów, gdy wielu uczestników korzysta z tego samego urządzenia.

Organizacja i segmentacja kontaktów w HubSpot po evencie

Po zakończonej konferencji kluczowe jest, aby zebrane kontakty nie zginęły w gąszczu całej bazy CRM. HubSpot oferuje szereg funkcjonalności, dzięki którym każdy lead z eventu można błyskawicznie odnaleźć, odpowiednio oznaczyć i przygotować do dalszych działań.

Filtrowanie i widoki kontaktów konferencyjnych

Dzięki zaawansowanym filtrom w HubSpot możesz szybko wyodrębnić kontakty pozyskane z konkretnych źródeł – niezależnie, czy zostały dodane przez skaner wizytówek, import z Excela, czy formularz na stoisku. Najlepszą praktyką jest tworzenie dedykowanego widoku kontaktów z konferencji, gdzie filtrujesz po odpowiednim źródle lub nazwie pliku importu. Dodatkowo warto dodać do widoku najważniejsze kolumny, takie jak numer telefonu, zgoda marketingowa czy status kontaktu – co znacznie ułatwia szybki follow-up i zarządzanie bazą.

  Wskazówka

Zawsze nazwij plik importu kontaktów z konferencji w sposób jednoznaczny, np. 'kontakty_z_konferencji_XYZ_2025'. Dzięki temu łatwiej odfiltrujesz i zidentyfikujesz leady z konkretnego wydarzenia.

Listy segmentacyjne – jak efektywnie korzystać?

Listy segmentacyjne w HubSpot to narzędzie, które pozwala na jeszcze głębszą segmentację bazy kontaktów. Możesz tworzyć zarówno listy statyczne (np. lista wszystkich kontaktów z jednego eventu), jak i aktywne (np. lista kontaktów z aktualną zgodą marketingową). Dzięki temu łatwo targetować wysyłki, planować follow-upy czy tworzyć dedykowane newslettery tylko dla tych osób, które faktycznie były na konkretnym wydarzeniu.

Warto rozważyć tworzenie osobnych list dla kontaktów ze zgodą marketingową – tylko wtedy będziesz mógł do nich legalnie wysłać mailing z podziękowaniem czy ofertą po konferencji.

Oznaczanie kontaktów i personalizacja pól (tagi, statusy, eventy)

HubSpot umożliwia dodawanie własnych pól (np. „event", „status", „zainteresowanie"), które pozwalają na precyzyjne oznaczenie, skąd pochodzi dany kontakt i jakiego rodzaju działanie powinno być do niego skierowane. Masowa edycja umożliwia szybkie tagowanie wielu kontaktów jednocześnie – np. przypisanie wszystkim leadom z importu oznaczenia „Konferencja 2025". Najlepszą praktyką jest korzystanie z pól wielokrotnego wyboru, które pozwalają zachować historię obecności danej osoby na różnych eventach.

  Uwaga

Podczas masowej edycji pól zawsze wybieraj opcję „dołącz do bieżących wartości", aby nie nadpisać poprzednich danych kontaktu – w ten sposób nie stracisz historii uczestnictwa w innych wydarzeniach.

Automatyzacja komunikacji i follow-upów – od sekwencji do workflow

Automatyzacja komunikacji po konferencji to klucz do szybkiego i skutecznego wykorzystania potencjału zdobytych leadów, bez ręcznego „zaklikiwania" się na śmierć. HubSpot zapewnia kilka funkcji, które pozwalają oszczędzić czas zespołu sprzedaży i marketingu, a jednocześnie prowadzić profesjonalną i spersonalizowaną komunikację z nowymi kontaktami.

Sekwencje i szablony komunikacji po konferencji

W HubSpot możesz tworzyć gotowe sekwencje wiadomości e-mailowych dla kontaktów z eventów. Dzięki temu handlowcy nie muszą powtarzać tych samych czynności dla każdego leada – wystarczy zaznaczyć wybranych odbiorców i uruchomić przygotowany cykl wiadomości follow-up. Takie szablony mogą obejmować zarówno podziękowania za rozmowę, jak i dedykowane oferty lub zaproszenia na kolejne spotkania. Sekwencje można rozbudować o przypomnienia lub kolejne działania, jeśli po kilku dniach kontakt nie odpowie.

  Wskazówka

Zanim wyślesz sekwencję, sprawdź poprawność adresów e-mail oraz dostosuj treść wiadomości do segmentu kontaktów – unikniesz błędów i zwiększysz skuteczność komunikacji.

Workflowy i automatyzacja na wyższych wersjach HubSpot

Jeśli masz dostęp do rozbudowanych wersji HubSpot (np. Sales Hub Enterprise), możesz wdrożyć jeszcze bardziej zaawansowane automatyzacje dzięki workflowom. Pozwalają one na pełne zautomatyzowanie follow-upów – od przypisania kontaktu do odpowiedniego handlowca, przez wysyłkę wiadomości w imieniu konkretnej osoby, aż po podział kontaktów na segmenty (np. według opiekuna czy rodzaju zainteresowania).

Workflowy umożliwiają również ustawienie opóźnień (np. wysyłka follow-upu pięć dni po evencie) oraz rozgałęzienie komunikacji w zależności od wybranych kryteriów. Dzięki temu marketing może przejąć inicjatywę i zrealizować follow-upy w imieniu działu sprzedaży, a całość procesu jest w pełni mierzalna i łatwa do analizy.

Automatyczne sekwencje wysyłane przez workflowy nie wymagają ręcznej akceptacji handlowca – marketing może nadzorować cały proces i zlecać wysyłki w imieniu sprzedawców, odciążając ich od powtarzalnych zadań.

Jak raportować efektywność konferencji w HubSpot?

Raportowanie i analiza efektów udziału w konferencjach to jeden z kluczowych elementów oceny zwrotu z inwestycji w eventy. HubSpot pozwala na pełną przejrzystość – od liczby pozyskanych leadów po finalne transakcje i wygenerowany przychód. Dzięki dedykowanym dashboardom i raportom, możesz nie tylko śledzić postęp pracy zespołu, ale także udowodnić skuteczność działań offline przed zarządem czy działem finansowym.

  Wskazówka

Zawsze twórz osobne dashboardy i raporty dla każdego większego eventu – pozwoli Ci to oddzielić działania konferencyjne od reszty aktywności marketingowych i sprzedażowych.

Tworzenie dedykowanych dashboardów i raportów

Pierwszym krokiem jest utworzenie dedykowanego pulpitu (dashboardu), który będzie agregował wszystkie kluczowe wskaźniki dotyczące danego wydarzenia. W HubSpot możesz łatwo stworzyć raporty „pod jeden klik" – zaczynając od najważniejszej informacji: liczby nowych kontaktów z konferencji.

• Zbuduj segmentacyjną listę kontaktów pozyskanych z eventu.
• Ustal filtry tak, aby raport obejmował tylko te leady, które rzeczywiście pochodzą z wybranej konferencji.
• Skorzystaj z widoku KPI do podsumowania liczby nowych leadów, przypisanych handlowców oraz aktywności na tych kontaktach.

Kluczowe wskaźniki i przykładowe raporty

Do najczęściej analizowanych danych należą:

• Liczba nowych kontaktów z konferencji.
• Liczba kontaktów przypisanych wybranym handlowcom.
• Liczba kontaktów, z którymi nawiązano kontakt po evencie (np. przez e-mail, telefon, spotkanie).
• Liczba otwartych szans sprzedaży oraz ich wartość.
• Wartość transakcji powiązanych z kontaktami z eventu – zarówno otwartych, jak i zamkniętych.

Te wskaźniki można prezentować w formie wykresów słupkowych, KPI, tabel czy wykresów kołowych, a całość dostosować do indywidualnych potrzeb biznesowych.

Raporty i dashboardy z eventów to najlepszy sposób na udowodnienie, czy budżet wydany na konferencję rzeczywiście się zwraca.

Praktyczne niuanse w raporcie

Pamiętaj, że niektóre szczegóły (np. nazwy plików importu, źródło kontaktu czy segmentacja po eventach) mogą wymagać dodatkowego skonfigurowania filtrów lub własnych pól w HubSpot, by raport był w pełni wiarygodny i precyzyjny.

Najczęstsze błędy i niuanse w zarządzaniu kontaktami konferencyjnymi

Praca na kontaktach zebranych podczas konferencji, mimo wsparcia nowoczesnych narzędzi, niesie ze sobą konkretne wyzwania. W praktyce wiele organizacji powiela te same błędy, które mogą skutkować utratą danych, problemami z RODO czy nieefektywną komunikacją. Zrozumienie tych niuansów pozwala nie tylko uniknąć frustracji, ale także w pełni wykorzystać potencjał HubSpot.

Nadpisywanie rekordów przy importach i formularzach

Jednym z najczęstszych problemów jest przypadkowe nadpisywanie danych kontaktowych podczas importu lub korzystania z formularzy na stoisku. Jeśli wielu uczestników uzupełnia formularz na tym samym urządzeniu, może dojść do nadpisania istniejącego kontaktu, a tym samym utraty części zgromadzonych informacji. W HubSpot należy zawsze aktywować opcję „zawsze twórz kontakt dla nowego adresu e-mail" w ustawieniach formularza.

Zarządzanie zgodami marketingowymi – dwa kroki obowiązkowe

Kolejnym newralgicznym punktem jest właściwa obsługa zgód marketingowych. Samo posiadanie pola „zgoda marketingowa" na kontakcie nie wystarczy – kontakt musi być również oznaczony jako marketingowy i mieć aktywną subskrypcję w HubSpot. Dopiero wtedy można legalnie prowadzić komunikację e-mailową.

  Uwaga

Aby wysyłać newslettery po konferencji, kontakt musi mieć aktywowaną subskrypcję marketingową i status „kontakt marketingowy" w systemie.

Masowa edycja pól i tagowanie – jak nie stracić historii

Podczas masowej edycji danych, szczególnie przy oznaczaniu kontaktów tagami lub informacją o wydarzeniu, należy korzystać z opcji „dołącz do bieżących wartości". W przeciwnym razie, nowe wartości mogą całkowicie zastąpić wcześniejsze dane, przez co utracisz historię udziału kontaktu w innych eventach.

Segmentacja po źródle kontaktu – niuanse w raportowaniu

W niektórych przypadkach HubSpot automatycznie przypisuje wewnętrzne wartości do pola „oryginalne źródło", co może utrudniać późniejsze filtrowanie i raportowanie. Najlepszą praktyką jest sprawdzenie, jaka dokładnie wartość została przypisana i stosowanie jej konsekwentnie w filtrach oraz raportach.

BusinessWeb – Twój Partner HubSpot w digitalizacji procesów sprzedaży i marketingu

Jako certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite, BusinessWeb od 2018 roku realizuje kompleksowe wdrożenia HubSpot i wspiera firmy w digitalizacji sprzedaży oraz marketingu. Nasze doświadczenie to ponad 200 udanych projektów wdrożeniowych – a aż 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem na dłużej.