HubSpot PRM - Jak skutecznie wdrożyć zarządzanie relacjami partnerskimi w HubSpot?

Budowa efektywnego kanału partnerskiego to dla firm B2B szansa na skalowanie sprzedaży. W praktyce jednak wiele organizacji, próbując wdrożyć zarządzanie relacjami partnerskimi, mierzy się z chaosem informacyjnym i brakiem kontroli. Kluczowe informacje rozpływają się w mailach i Excelach, a ocena efektywności partnerów jest niemal niemożliwa.

Rozwiązaniem tych problemów jest centralizacja i automatyzacja procesów w ramach dedykowanego systemu PRM (Partner Relationship Management). Chociaż HubSpot nie posiada gotowego modułu o nazwie "HubSpot PRM", jego elastyczność pozwala zbudować własny, skrojony na miarę system do zarządzania relacjami partnerskimi. Daje to możliwość standaryzacji komunikacji, pełnej kontroli nad procesami oraz samoobsługi partnerów bez generowania dodatkowych kosztów licencyjnych.

Najczęstsze wyzwania w zarządzaniu relacjami partnerskimi (PRM)

Wdrożenie i rozwój kanału partnerskiego w firmie B2B wiąże się z szeregiem praktycznych trudności. Wiele organizacji trafia na te same przeszkody – od braku kontroli nad współpracą po trudności w mierzeniu realnego wpływu partnerów na sprzedaż. Poniżej znajdziesz najważniejsze wyzwania, które warto rozpoznać i rozwiązać już na starcie.

Chaos informacyjny i brak kontroli

Najczęstszym problemem jest rozproszenie informacji. Firmy gubią wiedzę o tym, z kim współpracują, jakie projekty prowadzą z partnerami i kto za co odpowiada. Informacje przepływają przez maile, telefony oraz prywatne pliki Excel, a w efekcie nie wiadomo, jakie transakcje są realizowane przez poszczególnych partnerów i kto jest rzeczywiście aktywny w sieci partnerskiej.

Problemy z komunikacją i standaryzacją

Brak wystandaryzowanej komunikacji sprawia, że zgłaszane przez partnerów projekty czy pomysły trafiają w różne miejsca, a ich status jest niejasny. Partnerzy nie wiedzą, na jakim etapie znajduje się ich projekt, a firma nie ma prostego sposobu na zarządzanie tym procesem. Każdy partner może mieć swoje kanały kontaktu, co prowadzi do dalszego zamieszania i utrudnia skalowanie współpracy.

Trudność w mierzeniu skuteczności partnerów

Wiele firm nie potrafi określić, który partner przynosi realną wartość, a który jest jedynie „partnerem widmo". Brakuje narzędzi do monitorowania liczby transakcji, przychodów czy generowanych leadów na poziomie każdego partnera. Bez centralizacji danych trudno prowadzić strategiczne spotkania i podejmować decyzje o rozwoju kanału.

Obawy o koszty i bezpieczeństwo danych

Pojawia się też pytanie, czy otwierając CRM na partnerów, nie trzeba kupować dodatkowych licencji dla każdej osoby. Obawy dotyczą również udostępniania poufnych informacji i zarządzania różnymi poziomami dostępu dla różnych partnerów.

  Wskazówka

Im szybciej uporządkujesz komunikację i centralizujesz dane, tym łatwiej zbudujesz skalowalny i bezpieczny kanał partnerski.

Zarządzanie relacjami partnerskimi a tradycyjna sprzedaż – kluczowe różnice

Sprzedaż przez kanał partnerski wymaga zupełnie innego podejścia niż bezpośrednia współpraca z klientem końcowym. W praktyce to nie tylko kwestia innego modelu relacji, ale przede wszystkim nowe wyzwania związane z kontrolą procesu, komunikacją i doświadczeniem klienta. Odpowiednie poukładanie współpracy z partnerami decyduje o tym, czy kanał będzie skalowalny i naprawdę efektywny.

Rola partnera jako pośrednika

W modelu tradycyjnej sprzedaży firma współpracuje bezpośrednio z klientem końcowym. Natomiast w kanale partnerskim pojawia się pośrednik – partner, za którego pośrednictwem realizowana jest cała sprzedaż. To oznacza, że beneficjentem sprzedaży wciąż jest klient końcowy, ale kontaktuje się z nim już nie bezpośrednio firma, a partner.

Wpływ procesu partnerskiego na doświadczenie klienta

Firma sprzedająca przez partnerów musi pamiętać, że każdy problem lub niedoskonałość po stronie partnera odbije się na końcowym doświadczeniu klienta. Jeśli partner nie dostarczy odpowiedniej obsługi lub pojawią się trudności w zakupie, klient postrzega całą firmę jako mniej profesjonalną – nawet jeśli sprzedaż przechodzi przez kanał partnerski.

Potrzeba standaryzacji i kontroli

W kanale partnerskim kluczowe jest uporządkowanie współpracy. Bez jasnych zasad, jednolitej komunikacji i narzędzi do kontroli procesu, firma traci wgląd w to, kto i co sprzedaje, ile transakcji generuje dany partner oraz jakie są rzeczywiste wyniki kanału. Standaryzacja pozwala mierzyć efektywność i wprowadzać usprawnienia tam, gdzie procesy są niedoskonałe lub wywołują chaos.

Personalizacja warunków i skalowanie

Współpraca z wieloma partnerami wymaga indywidualnych warunków – poziomów partnerstwa, grup rabatowych czy dedykowanych modeli rozliczeń. Każdy partner może mieć inne potrzeby i oczekiwania, a firma musi mieć narzędzia do zarządzania tą różnorodnością bez wprowadzania zamieszania w systemie sprzedaży.

  Wskazówka

Dbaj o to, by partner w kanale partnerskim miał dostęp do tych samych narzędzi i wiedzy, co własny pracownik – to podstawa skutecznej współpracy i wysokiej jakości obsługi końcowego klienta.

Dlaczego HubSpot to idealna platforma dla Twojego systemu PRM?

Wielu firmom wydaje się, że skuteczny kanał partnerski można obsłużyć tylko przy użyciu specjalistycznych, dedykowanych platform lub rozbudowanych modułów CRM. Tymczasem HubSpot daje elastyczność, która pozwala zbudować własny model zarządzania partnerami – bez konieczności programowania i bez ponoszenia wysokich kosztów wdrożenia.

Brak gotowego modułu "HubSpot PRM" to szansa na elastyczność

HubSpot nie posiada gotowego, dedykowanego modułu PRM. To jednak nie wada, lecz przewaga dla firm o różnych procesach i oczekiwaniach. Dzięki konfigurowalnemu podejściu możesz stworzyć własny model PRM, dopasowany do specyfiki Twojej firmy i realnych wyzwań biznesowych. Każda organizacja może rozpocząć od prostych rozwiązań, a następnie rozbudowywać system o kolejne elementy – dokładnie w takim tempie, jakim potrzeba.

Budowa własnego modelu danych i procesów

Najważniejsze elementy skutecznego kanału partnerskiego w HubSpot to:

• Baza partnerów – jedno miejsce z kompletną listą partnerów, pozwalające szybko sprawdzić, kto jest aktywny i jaką wartość wnosi do firmy.
• Lejek sprzedażowy powiązany z partnerami – możliwość agregowania informacji o transakcjach, klientach końcowych i warunkach sprzedaży dla każdego partnera.
• Zaawansowany model danych – zarządzanie rejestracjami projektów, kwalifikacją szans sprzedażowych i powiązaniami między partnerami, klientami oraz produktami.
• Portal partnerski – dedykowane środowisko, w którym partnerzy mogą zgłaszać projekty, śledzić statusy i mieć dostęp do własnych danych bez konieczności kupowania dodatkowych licencji.

Szybka konfiguracja bez programowania

Wdrażając kanał partnerski w HubSpot, nie musisz angażować zespołu programistów. Wszystkie kluczowe elementy – model bazy partnerów, workflow, powiadomienia, poziomy partnerstwa czy grupy rabatowe – można skonfigurować bezpośrednio w systemie. Dzięki temu wdrożenie jest szybkie, a system można w każdej chwili dostosować do zmieniających się potrzeb firmy.

Skalowalność i automatyzacja

HubSpot pozwala centralizować wiedzę o partnerach, monitorować efektywność, budować hierarchię oraz automatyzować powtarzalne procesy. Możesz rozbudowywać system o kolejne moduły, takie jak Content Hub (strony partnerskie), HubSpot Service Hub (baza wiedzy, chatboty, obsługa zgłoszeń), czy custom objects (np. licencje, urządzenia, aktywa partnerów). To daje przewagę każdej firmie, która chce rozwijać swój kanał partnerski stopniowo, bez ograniczeń technologicznych i kosztowych.

Kluczowe elementy skutecznego systemu HubSpot PRM

Stworzenie sprawnego kanału partnerskiego w HubSpot wymaga zaprojektowania kilku kluczowych obszarów. To one decydują o przejrzystości współpracy, skuteczności automatyzacji i komforcie obsługi – zarówno po stronie firmy, jak i partnerów. Każdy z tych elementów możesz skonfigurować bez programowania, dostosowując system do specyfiki własnego biznesu.

Baza partnerów – jedno źródło prawdy

W centrum skutecznego kanału partnerskiego znajduje się zawsze baza partnerów. To tutaj gromadzisz wszystkie kluczowe informacje: kto jest Twoim partnerem, jaki ma poziom partnerstwa, do jakiej grupy rabatowej należy, jakie projekty prowadzi i jaki generuje przychód. HubSpot pozwala zautomatyzować monitorowanie aktywności partnerów, weryfikować ich wpływ na sprzedaż oraz zarządzać hierarchią i przypisaniami.

Lejek sprzedażowy powiązany z partnerami

Lejek sprzedażowy w HubSpot agreguje informacje o wszystkich projektach realizowanych przez Twoich partnerów. Dzięki asocjacjom możesz powiązać transakcje zarówno z klientami końcowymi, jak i z wieloma partnerami jednocześnie. System umożliwia nadawanie etykiet, które pomagają rozróżnić rolę partnera w danym projekcie i przypisać odpowiednie warunki handlowe.

Zaawansowany model danych – rejestracja i kwalifikacja projektów

W HubSpot możesz samodzielnie stworzyć dodatkowe modele danych, np. dla rejestracji projektów od partnerów. Pozwala to przyjmować zgłoszenia, weryfikować je przed wejściem do pipeline'u sprzedażowego i zarządzać kwalifikacją leadów bezpośrednio w systemie. Każdy etap może generować automatyczne powiadomienia dla partnera, a dane z formularzy trafiają od razu do CRM.

Portal partnerski – samoobsługa i bezpieczeństwo danych

Portal partnerski oparty o HubSpot daje partnerom wygodny, samoobsługowy dostęp do ich projektów, statusów i materiałów, bez konieczności zakupu dodatkowych licencji. Partnerzy mogą zgłaszać projekty, monitorować postępy i korzystać z dedykowanych zasobów. Konfiguracja portalu pozwala precyzyjnie określić zakres danych dostępnych dla każdego partnera i dbać o bezpieczeństwo informacji.

Zarządzanie relacjami partnerskimi: Automatyzacja i warunki współpracy

Ustalenie jasnych zasad współpracy, przypisywanie warunków handlowych oraz automatyzacja procesów partnerskich to fundament dobrze działającego kanału partnerskiego w HubSpot. Dzięki odpowiedniej konfiguracji możesz nie tylko usprawnić obsługę partnerów, ale też uprościć zarządzanie nawet dużą i zróżnicowaną siecią.

Poziomy partnerstwa i grupy rabatowe

Każdy partner może mieć przypisany poziom partnerstwa – od startowego do strategicznego – oraz własną grupę rabatową. HubSpot pozwala zarządzać tymi parametrami centralnie i automatycznie. Dzięki temu łatwo ustalisz, kto ma jakie uprawnienia, jakie rabaty i na jakich warunkach współpracuje z Twoją firmą. To eliminuje ryzyko pomyłek i ułatwia kontrolę nad całą siecią.

Automatyzacja procesów i workflow

Dla skuteczności i skalowalności kanału partnerskiego kluczowa jest automatyzacja. W HubSpot możesz skonfigurować workflow, które automatycznie przypisują partnerów do odpowiednich grup rabatowych, nadają statusy projektom oraz zarządzają powiadomieniami na każdym etapie współpracy. Zautomatyzowane procesy eliminują konieczność ręcznej ingerencji i pozwalają na szybkie reagowanie na zmiany w sieci partnerskiej.

Monitoring, raportowanie i prognozowanie sprzedaży

HubSpot umożliwia automatyczne zbieranie danych o sprzedaży, projektach i zaangażowaniu partnerów. Możesz na bieżąco monitorować, ile projektów jest w toku, ile zostało wygranych i jaka jest wartość transakcji przypisanych do każdego partnera. Raporty i dashboardy prezentują dane w czasie rzeczywistym, co ułatwia prowadzenie strategicznych rozmów z partnerami i planowanie dalszego rozwoju kanału.

  Wskazówka

Automatyzuj przypisywanie rabatów i statusów partnerów. To oszczędza czas, eliminuje błędy i daje pełną kontrolę nad warunkami współpracy.

Rozwój i skalowanie systemu PRM w HubSpot

Rozbudowa kanału partnerskiego w HubSpot to proces, który możesz prowadzić etapami, zgodnie z aktualnymi potrzebami firmy. Platforma pozwala wdrażać kolejne funkcje, zwiększać poziom samoobsługi dla partnerów i rozszerzać model danych – wszystko bez udziału programistów i bez gwałtownego wzrostu kosztów. Sprawdź, jak skutecznie skalować swój kanał partnerski w HubSpot.

Start od prostych rozwiązań – formularze i rejestracja projektów

Początkowy etap to umożliwienie partnerom zgłaszania projektów przez intuicyjne formularze. Dzięki temu komunikacja jest uporządkowana, a wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca w CRM. Nie musisz inwestować w dedykowane moduły – wystarczy dobrze skonfigurowany formularz i model danych w HubSpot, aby rozpocząć efektywną współpracę.

Budowa portalu partnerskiego i samoobsługa

Kolejny krok to stworzenie portalu partnerskiego, który firmę odciąża, a partnerom daje dostęp do własnych danych, statusów projektów i materiałów. Portal może być zbudowany z wykorzystaniem Content Hub, co pozwala na prezentację informacji bez konieczności kupowania dodatkowych licencji użytkowników. Partnerzy mogą logować się do swojego panelu, zgłaszać projekty, przeglądać aktywne transakcje oraz kontrolować aktywa czy zgłaszać serwis urządzeń.

Rozszerzanie funkcjonalności – bazy wiedzy, chatboty, Service Hub

Zaawansowany portal partnerski można wzbogacić o bazę wiedzy, rozbudowane sekcje dokumentów czy chatbota. Dzięki integracji z Service Hub partnerzy zyskują dostęp do instrukcji, poradników i mogą samodzielnie rozwiązywać problemy, korzystając z automatycznej obsługi zgłoszeń. Taki model podnosi poziom samoobsługi i odciąża firmę w codziennych kontaktach.

Modelowanie danych – aktywa, umowy, licencje

Wraz ze wzrostem liczby partnerów i skomplikowaniem współpracy, w HubSpot możesz wdrożyć zaawansowane modele danych. Custom Objects pozwalają ewidencjonować licencje, urządzenia, przypomnienia o odnowieniach czy statusy programów partnerskich. Wszystko to konfigurowalne bez programowania, z możliwością automatycznego powiadamiania partnerów o ważnych terminach.

Automatyzacja, workflow i raportowanie

Na każdym etapie rozwoju możesz wdrażać workflow i automatyzacje, które usprawniają obsługę partnerów, kwalifikację projektów czy przypisywanie rabatów. HubSpot umożliwia też tworzenie zaawansowanych raportów i dashboardów, które prezentują kluczowe dane o sprzedaży, aktywności partnerów i skuteczności kanału partnerskiego. To pozwala strategicznie zarządzać siecią i podejmować trafne decyzje biznesowe.

Podsumowanie: HubSpot PRM – elastyczność, kontrola i skalowalne zarządzanie relacjami partnerskimi

Budowa i zarządzanie relacjami partnerskimi w HubSpot nie wymaga gotowych modułów ani rozbudowanej infrastruktury IT. Dzięki elastyczności tego systemu każda firma może stworzyć własny, wydajny model PRM – od prostych formularzy rejestracji projektów po zaawansowane portale samoobsługowe.

Centralizacja informacji i automatyzacja procesów pozwalają nie tylko uporządkować zarządzanie relacjami partnerskimi, ale także mierzyć ich realny wpływ na biznes. Wykorzystanie HubSpot jako platformy PRM umożliwia szybkie wdrożenie i rozwój systemu bez wzrostu kosztów licencyjnych przy rozbudowie sieci.

Kim jesteśmy

BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.