Spis Treści
W firmach produkcyjno-handlowych odpowiednie zaplanowanie stanów magazynowych to podstawa płynności operacyjnej i skutecznego realizowania zamówień klientów. Klasyczne systemy ERP świetnie radzą sobie z raportowaniem historycznych danych, ale nie odpowiadają na pytanie, ile towaru powinniśmy mieć „na stanie" w przyszłości. Dział zakupów i logistyki coraz częściej potrzebuje prognoz na podstawie potencjału klientów oraz realnych szans sprzedażowych, by uniknąć zarówno braków magazynowych, jak i nadmiaru zapasów.
Nowoczesny CRM, zintegrowany z ERP, otwiera nowe możliwości prognozowania – nie tylko z perspektywy sprzedaży, ale także potrzeb zakupowych i zarządzania zapasami. Dzięki raportom opartym na otwartych transakcjach, analizie potencjału klienta i segmentacji sezonowej, firmy mogą z wyprzedzeniem dostosować zamówienia do rzeczywistych potrzeb rynku.
W tym artykule pokazujemy praktycznie, jak wykorzystać CRM do prognozowania stanów magazynowych oraz w jaki sposób takie podejście wspiera współpracę między sprzedażą a zakupami.
Kluczowe wnioski
Dlaczego klasyczne ERP nie wystarczą do prognozowania stanów magazynowych?
Systemy ERP świetnie sprawdzają się w raportowaniu sprzedaży historycznej, kontrolowaniu stanów magazynowych czy analizie realizacji zamówień. Jednak ich podstawową słabością jest skupienie na przeszłości i na danych, które już zostały zrealizowane. Dla działu zakupów takie podejście jest niewystarczające, bo nie odpowiada na pytanie, jakie stany magazynowe należy utrzymać, by sprostać przyszłym zamówieniom oraz deklaracjom klientów.
Ograniczenia raportowania „historycznego"
ERP raportuje sprzedaż, która już się wydarzyła – pokazuje, co zostało sprzedane i dostarczone, ale nie pozwala łatwo przewidywać, ile produktów będzie potrzebnych w nadchodzących miesiącach. Taki model raportowania nie pomaga w planowaniu zakupów z wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy klienci deklarują potencjał zakupowy na poziomie roku, a rzeczywiste zamówienia pojawiają się w mniejszych partiach. Działy zakupów często nie mają dostępu do narzędzi, które pozwalają zestawić deklaracje klientów z faktycznymi zamówieniami i przewidzieć „piki" sezonowe czy potencjalne braki magazynowe.
WskazówkaAby wyjść poza raportowanie historyczne, należy połączyć w jednym miejscu dane o potencjale klienta, otwartych transakcjach i sezonowości. Takie możliwości daje właśnie CRM.
Potrzeby działu zakupów vs. możliwości ERP
Dla działu zakupów kluczowa jest możliwość prognozowania sprzedaży w oparciu o wolumen produktu, który ma szansę się sprzedać w najbliższym okresie. ERP nie analizuje otwartych transakcji czy deklarowanego potencjału klienta, przez co nie pozwala dynamicznie dostosować zamówień i uzupełnień magazynowych. W efekcie, decyzje zakupowe są często podejmowane „w ciemno", bez pełnego obrazu przyszłego zapotrzebowania.
.svg){kind=small}
UwagaPoleganie wyłącznie na danych historycznych z ERP grozi zarówno brakami magazynowymi w szczycie sezonu, jak i zamrożeniem kapitału w nadmiarowych zapasach.
Jak CRM zmienia podejście do prognozowania sprzedaży i stanów magazynowych?
W tradycyjnych systemach raportowania firmy produkcyjno-handlowe opierają się głównie na danych historycznych – analizują, co zostało już sprzedane, i na tej podstawie szacują przyszłe potrzeby. Jednak CRM daje zupełnie nowe spojrzenie na prognozowanie, bazując nie tylko na zrealizowanych transakcjach, ale przede wszystkim na aktualnym potencjale klientów, otwartych ofertach i etapie, na jakim znajduje się dana szansa sprzedażowa.
Prognozy na bazie otwartych transakcji i potencjału klienta
CRM pozwala rejestrować i analizować potencjał zakupowy każdego klienta. Już na etapie budowania oferty możliwe jest określenie, jaką ilość danego produktu klient deklaruje zamówić w danym okresie – nawet jeśli zamówienia będą składane w partiach lub rozłożone w czasie. Dzięki temu dział sprzedaży i zakupów zyskuje dostęp do informacji, jak wygląda różnica pomiędzy deklaracją klienta a rzeczywistą realizacją, a także ile jeszcze potencjału można „wycisnąć" do końca okresu (np. kwartału czy roku).
„Na etapie budowania oferty mogę wpisać, jaki jest potencjał klienta w sztukach na daną pozycję. Te dane wykorzystuję wyłącznie do analityki – by porównać, ile klient zadeklarował, a ile już zostało zrealizowane."
Segmentacja klientów i analiza sezonowości
Możliwości raportowania w CRM pozwalają na segmentację klientów oraz analizę sezonowości sprzedaży. Dzięki temu łatwo zidentyfikować okresy, w których pojawiają się „piki" sprzedażowe, a także precyzyjnie zaplanować stany magazynowe pod konkretne kategorie produktów lub wybrane segmenty rynku. Dział zakupów może więc nie tylko prognozować wolumeny na podstawie otwartych transakcji, ale też dynamicznie reagować na zmiany w popycie, które wynikają z sezonowości lub indywidualnych deklaracji kluczowych klientów.
WskazówkaBuduj raporty, które pokazują jak różni się potencjał klienta od faktycznej sprzedaży oraz analizuj te dane w ujęciu miesięcznym i sezonowym – to podstawa skutecznego planowania zakupów i uzupełnień zapasów.
Praktyczne raporty CRM dla działu zakupów i sprzedaży
Nowoczesny CRM pozwala na budowę raportów, które realnie wspierają zarówno dział sprzedaży, jak i dział zakupów w prognozowaniu i planowaniu stanów magazynowych. Dzięki integracji z ERP oraz elastycznym mechanizmom raportowania możliwe jest przedstawienie statystyk nie tylko w ujęciu wartościowym, ale również ilościowym, marżowym i wolumenowym.
Raporty: potencjał klienta vs realizacja
Jednym z kluczowych raportów jest porównanie zadeklarowanego przez klienta potencjału zakupowego z faktyczną realizacją zamówień. Na etapie budowania oferty użytkownik CRM-u może wpisać szacowany potencjał klienta na daną pozycję (np. ile sztuk deklaruje zamówić w skali roku). Dzięki temu można łatwo zestawić, ile klient zaplanował, a ile rzeczywiście już odebrał – umożliwiając szybkie „wyłapanie" niewykorzystanego potencjału, który można jeszcze zrealizować. Tego typu raporty są szczególnie przydatne pod koniec kwartału lub roku, gdy firma chce domknąć okres z jak najlepszym wynikiem.
„Na etapie budowania oferty mogę wpisać, jaki jest potencjał klienta w sztukach na daną pozycję. Te dane wykorzystuję wyłącznie do analityki – by porównać, ile klient zadeklarował, a ile już zostało zrealizowane."
Analiza trendów i identyfikacja „pików" sezonowych
Raporty CRM pozwalają także na analizę trendów sprzedażowych w ujęciu miesięcznym i sezonowym. Dzięki porównaniu poszczególnych okresów łatwo zidentyfikować „piki" sprzedażowe, co pozwala przygotować magazyn na zwiększone zapotrzebowanie lub lepiej rozmawiać z dostawcami o warunkach zamówień. Takie raporty mogą być filtrowane po kategoriach produktów, klientach czy regionach, zapewniając pełną elastyczność analityczną.
„W marcu na daną kategorię produktu miałem sprzedaż na poziomie 40 sztuk, a ilość zadeklarowana przez klienta na poziomie 100 sztuk. W kwietniu ilość zadeklarowana bardzo skoczyła do góry i utrzymuje się na poziomie 1270 sztuk."
Współpraca działu sprzedaży i zakupów w oparciu o CRM
Efektywne prognozowanie stanów magazynowych wymaga ścisłej współpracy pomiędzy działem sprzedaży a działem zakupów. CRM, zintegrowany z ERP, staje się wspólną platformą analityczną, na której oba działy mogą opierać swoje decyzje. Dostęp do tych samych raportów i danych o potencjale klienta, otwartych transakcjach oraz sezonowości sprawia, że planowanie zakupów przestaje być „wróżeniem z fusów", a staje się procesem opartym na realnych, aktualnych informacjach.
Dział sprzedaży, mając dokładny wgląd w wolumeny sprzedaży i prognozy zamówień, może lepiej komunikować swoje potrzeby działowi zakupów. Z kolei zakupy, analizując raporty CRM, mogą na bieżąco monitorować, które produkty są w fazie zaawansowanych negocjacji i jakie wolumeny należy przygotować na najbliższe tygodnie lub miesiące. Wspólne korzystanie z narzędzi CRM pozwala także szybciej reagować na zmieniające się potrzeby klientów oraz identyfikować opóźnienia, braki lub nadwyżki magazynowe zanim zaczną generować realne koszty.
WskazówkaRegularne spotkania operacyjne działu sprzedaży i zakupów, prowadzone na podstawie wspólnych raportów CRM, znacząco podnoszą skuteczność prognozowania i minimalizują ryzyko nietrafionych decyzji zakupowych.
Podsumowanie: CRM jako narzędzie do skutecznego planowania stanów magazynowych
Nowoczesny CRM zintegrowany z ERP daje firmom produkcyjno-handlowym zupełnie nowe możliwości w zakresie prognozowania i planowania stanów magazynowych. Dzięki raportom opartym nie tylko na danych historycznych, ale przede wszystkim na otwartych transakcjach, potencjale klientów i analizie sezonowości, dział zakupów może znacznie trafniej przewidywać realne zapotrzebowanie na produkty w kolejnych miesiącach.
HubSpot CRM umożliwia budowę raportów, które zestawiają deklaracje klientów z faktyczną realizacją, dzielą wolumeny po etapach lejka sprzedażowego i pozwalają dynamicznie reagować na zmiany rynkowe. Wspólna platforma danych dla działu sprzedaży i zakupów znacząco podnosi efektywność współpracy i minimalizuje ryzyko zarówno braków, jak i nadmiarów magazynowych.
W efekcie CRM staje się nie tylko narzędziem raportowym, ale prawdziwym centrum planowania i analityki operacyjnej, pozwalającym firmom produkcyjno-handlowym osiągać większą przewidywalność i bezpieczeństwo w zakresie gospodarowania zapasami.
Kim jesteśmyBusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.
