Koniec chaosu w danych. Jak wykorzystać HubSpot Data Hub?

Większość firm zmaga się z tym samym problemem, dane są wszędzie. Część informacji o klientach masz w CRM, inne "leżą" w Excelu na dysku Google, a jeszcze inne w zewnętrznych aplikacjach. Aby uzyskać pełny obraz biznesu, zazwyczaj musisz skakać między kartami przeglądarki.

HubSpot Data Hub (a konkretnie zakładka Studio Danych) rozwiązuje ten problem systemowo. Nie jest to tylko kolejny folder na pliki. To centrum operacyjne, które pozwala Ci zobaczyć, połączyć i wykorzystać rozproszone informacje w jednym miejscu. Masz tu dostęp do gotowych przykładów użycia, biblioteki źródeł, które pomagają szybko wystartować.

Zamiast pracować na osobnych wyspach danych, tworzysz Datasety – zbiory, które łączą kropki między Twoim Excelem a systemem CRM.

Co możesz połączyć z HubSpot Data Hub?

Siłą tego rozwiązania jest elastyczność w doborze źródeł. HubSpot Data Studio pozwala Ci miksować dwa rodzaje danych, tworząc z nich nową wartość.

Źródła wewnętrzne (HubSpot)

Masz natychmiastowy dostęp do wszystkiego, co dzieje się w Twoim systemie. Możesz budować zbiory danych oparte o:

• Obiekty CRM: Firmy, kontakty, transakcje, zgłoszenia czy użytkownicy.
• Dane Marketingowe i Sprzedażowe: Wszystkie interakcje i działania, które prowadzą Twoi handlowcy i marketerzy.
• Zdarzenia (Events): Zarówno te zdefiniowane przez HubSpot, jak i zdarzenia wywołane przez zintegrowane aplikacje.
  
  
  

Źródła zewnętrzne (External Sources)

To tutaj dzieje się "magia". Możesz podłączyć zewnętrzne "silosy" danych, takie jak arkusze kalkulacyjne (Google Sheets, Excel) czy inne systemy CRM i aplikacje marketingowe (np. MailChimp).

Co najważniejsze – nie potrzebujesz do tego ani jednej linijki kodu. Proces łączenia jest natywny. Jeśli chcesz podłączyć dane z Google Sheets, po prostu autoryzujesz połączenie swoim kontem Google. System nie wymaga od Ciebie programowania ani skomplikowanej konfiguracji API. Wybierasz zewnętrzne źródło z biblioteki, klikasz "połącz" i dane stają się dostępne do tworzenia Datasetów.

  💡Pro Tip: Bezpieczeństwo IT

Podłączając zewnętrzne źródła (np. Google Drive), korzystasz ze standardu OAuth. Nie musisz przekazywać loginów i haseł ani konfigurować kluczy API. To standard, który Twój dział bezpieczeństwa IT zaakceptuje bez zbędnych pytań.

Dataset vs. Integracja (Strategiczne rozróżnienie)

To najważniejszy punkt, który musisz zrozumieć, zanim zaczniesz pracę z HubSpot Data Hub. Choć narzędzie pozwala łączyć systemy, nie jest to klasyczne narzędzie do integracji.

Klasyczna integracja dąży do ciągłej, dwukierunkowej synchronizacji wszystkich pól w czasie rzeczywistym. Data Studio działa inaczej – jest to narzędzie do porównywania i wzbogacania konkretnych wycinków danych.

Jak to działa w praktyce?

Wyobraź sobie, że masz listę firm w Excelu. Chcesz sprawdzić, które z nich są już w Twoim CRM, a których brakuje.

1. Definiujesz źródła: Wybierasz HubSpot jako bazę i Excel jako źródło dodatkowe.
2. Ustawiasz klucz dopasowania (Matching): Wskazujesz systemowi wspólny mianownik, np. "Nazwę Firmy".
3. Wybierasz logikę: Decydujesz, czy system ma szukać dopasowań 1 do 1, czy dopuszczać wiele wyników.

Wynik

HubSpot automatycznie "zmatchuje" rekordy. Od razu zobaczysz, które firmy z Excela mają swoje odpowiedniki w CRM, a które są oznaczone jako "brak danych". Nie zaśmiecasz systemu masowym importem – najpierw widzisz precyzyjny obraz sytuacji. System pobiera tylko te informacje, które mu wskażesz, a nie wszystko "jak leci".

Ważne rozróżnienie

HubSpot Data Hub nie zastępuje systemów integracyjnych typu iPaaS (np. Zapier czy Make) do przesyłania danych w czasie rzeczywistym.

 

• Integracja: Przesyła dane (np. "Gdy wpadnie lead, wyślij go do ERP").
• Dataset: Porównuje dane (np. "Pokaż mi firmy z ERP, których nie ma w CRM").

Co zrobisz z gotowym Datasetem? 

Połączenie danych to dopiero początek. Siłą Data Hub jest to, że stworzony Dataset (zbiór danych) staje się pełnoprawnym zasobem w systemie. Nie jest martwą tabelą – możesz go operacyjnie wykorzystać w codziennej pracy firmy.

Oto 4 konkretne scenariusze użycia gotowego Datasetu w HubSpot : 

Raportowanie
Możesz wizualizować połączone dane na dashboardach, tworząc raporty, które wcześniej wymagałyby ręcznego sklejania w Excelu.

Automatyzacja (Workflows)

Dane z zewnętrznego źródła mogą służyć jako wyzwalacze (triggers) w przepływach pracy.

Segmentacja

Możesz tworzyć precyzyjne listy odbiorców, filtrując bazę o informacje, które pochodzą spoza CRM (np. z podpiętego arkusza).

Synchronizacja z CRM

Jeśli uznasz, że dane są poprawne, możesz zsynchronizować je z obiektami w CRM lub wyeksportować z powrotem do pliku.

  Wynik w liczbach

Dzięki matchowaniu 1-do-wielu (lub 1-do-1) natychmiast widzisz jakość swojej bazy. Zamiast importować 1000 rekordów "w ciemno", system pokaże Ci np., że tylko 150 firm z Twojego Excela to nowe podmioty, a reszta to duplikaty.

Podsumowanie

HubSpot Data Studio to pomost między Twoim CRM a resztą firmowych danych. Jeśli potrzebujesz szybko zestawić informacje z Excela z bazą klientów, bez angażowania działu IT i skomplikowanych wdrożeń, to narzędzie jest dla Ciebie. Pamiętaj tylko o jego naturze: służy do analizy i porównywania, dając Ci kontrolę nad jakością danych, zanim te na stałe trafią do Twoich procesów sprzedażowych.

Kim jesteśmy

BusinessWeb to certyfikowany Partner HubSpot o najwyższym statusie Elite. Nasze doświadczenie obejmuje ponad 200 wdrożeń HubSpot, a 96% klientów, którzy wdrożyli HubSpot z nami, pozostaje z systemem. Partnerem HubSpot jesteśmy od 2018 roku.