Raporty sprzedażowe na HubSpot Starter i ich interpretacja

Udostępnij post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Przeczytanie artykułu zajmie Ci: 7 minut

Często słyszę, że standardowy pakiet raportów na HubSpot to za mało by wyciągać z niego odpowiednie wnioski. Generalnie to się zgadzam, a już w szczególności, jeżeli chcemy raportować dane oparte na CUSTOM PROPERTIES. Ale nie jest aż tak źle. Przybliżę Wam moje podejście do tematu – jak wycisnąć jak najwięcej ze startowych raportów.

Spis treści

Raport prognozy sprzedaży

Zobacz jak wygląda raport prognozy sprzedaży w HubSpot Sales Starter

Ten raport wygląda jak tęcza i jest mało czytelny, jeżeli odpowiednio się nim nie zajmiemy. Po pierwsze dane wejściowe:

  • CLOSE DATE – pilnujmy by daty zamknięcia DEALS odnosiły się do rzeczywistości. Ustawiajmy je na takie miesiące (dni możemy zignorować, może być ostatni dzień z danego miesiąca), w których faktycznie prognozujemy zamknięcie danej transakcji.

  • AMMOUNT – w każdym z DEALS uzupełnijmy tą wartość. Pilnujmy by ją aktualizować, w miarę jak zbliżamy się do zamknięcia transakcji i jej wartość przybiera coraz bardziej końcową postać.

  • WIN PROBABILITY – ustalmy podstawowe wartości, tak by system mógł je wykorzystać. Te wartości będzie można później zaktualizować na podstawie raportu DEAL STAGE FUNNEL WITH DEAL TOTALS AND CONVERSION RATE, ale o tym później.

  • TRACKING & ANALITYCS / GOALS – ustawiamy cele wartościowe dla każdego ze sprzedawców na poszczególne miesiące. Jeżeli nie mamy celi indywidualnych, albo nie rozbiliśmy ich na miesiące to wpiszmy wartość z całego roku podzieloną przez liczbę handlowców i miesięcy.

Jeżeli dane wejściowe mamy już przygotowane to czas skonfigurować nasz raport. Klasycznie dodajemy go do DASHBOARD i tam konfigurujemy. Polecam edytować tytuł każdego z raportów, jeżeli zmieniamy coś w jego parametrach. Później w pośpiechu możemy o tym zapomnieć i źle zinterpretować dane. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATE PROPERTY: CLOSE DATE
  • DATA RANGE: CUSTOM DATE RANGE / 01.01.2021 – 31.12.2021

Tak skonfigurowany raport pokaże nam jaką wartość transakcji mamy w procesie sprzedażowym w oparciu o prawdopodobieństwo wygranej oraz ile brakuje nam do realizacji naszego celu. Dzięki ustawieniu prawdopodobieństwa nie otrzymujemy wszystkich wartości transakcji na początkowych etapach (które jeszcze nie gwarantują wygranej), tylko prognozę. Od razu widać, ile trzeba dorzucić tematów do „leja” by przybliżyć realizację celu.

Jeżeli poniżej tego pierwszego dodamy drugi taki sam, jedynie ze zmienioną datą:

  • DATA RANGE: CUSTOM DATE RANGE / 01.01.2021 – 31.03.2021

Drugim wykorzystaniem tego raportu jest analiza realizacji celów poszczególnych handlowców. Tworząc osobny DASHBOARD wstawmy tam nasz raport dla każdego handlowca. W każdym z nich ustawmy dodatkowy filtr:

  • DEAL OWNER: dany przedstawiciel

Otrzymamy wówczas podsumowanie dla każdego z handlowców. Opiszmy dokładnie, który z raportów dotyczy którego z handlowców. Korzystając z funkcji FILTER DASHBOARD i DATE RANGE możemy ustawić czas który nas interesuje. W ten sposób uzyskamy podsumowanie działań naszego zespołu na jednej stronie.

Jeżeli mamy kilka PIPELINE, zastanówmy się czy chcemy widzieć wszystkie na raporcie, czy może pokusić się o dwa raporty z podziałem dla każdego z PIPELINE.

Raport konwersji na każdym z etapów sprzedaży

Zobacz jak wygląda raport konwersji w HubSpot Sales Starter

Ten raport na podstawie danych historycznych pokazuje nam jak wygląda konwersja z etapu na etap w naszym PIPELINE. Dane gromadzone są dzięki przesunięciom DEALS na PIPELINE. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATA RANGE: THIS YEAR (+ SHOW ENTIRE YEAR)
  • PIPELINE: nazwa jednego z naszych PIPELINE

Na podstawie tych danych należy aktualizować konwersję na PIPELINE, byśmy we wcześniej omówionym raporcie otrzymali jak najbardziej wiarygodną prognozę. Ten raport wskazuje nam jeszcze jedną istotną rzecz. Jeżeli przyjrzymy się poszczególnym konwersją to powinny przypominać linię trendu – jak ściana lejka. Jeżeli w którymś etapie będziemy mieć znaczy spadek konwersji wówczas pojawi nam się „schodek” w naszym lejku. Jest to sygnał, że coś dzieje się nie tak na tym etapie. Przyjrzyjmy się mu dokładnie, sprawdźmy co nie gra, co możemy poprawić. Zastanówmy się nad kompetencjami, jakie powinni mieć nasi pracownicy by zwiększyć konwersję w tym miejscu i zorganizujmy szkolenie by je podnieść.

New call-to-action

Raport aktywności sprzedawców

Zobacz jak wygląda raport aktywności sprzedawców w HubSpot Sales Starter

Ten raport pokaże nam jak pracują nasi sprzedawcy – wskaże liczbę wykonanych telefonów, wysłanych wiadomości email oraz odbytych spotkań. Oczywiście pod warunkiem, że wszystkie te aktywności będą wykonywane z poziomu HubSpot lub odpowiednio zaraportowane. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATA RANGE: ROLLING DATE RANGE / LAST 30 DAYS

Wykres wskaże nam, ile oraz jakie aktywności komunikacyjne, wykonał każdy ze sprzedawców. Jeżeli ustalimy cele ilościowe do aktywności, będziemy mogli zobaczyć kto je realizuje. Polecam analizować ten raport z aktywnościami z ostatnich 30 dniu, wówczas będziemy mieć informację czy ich liczba utrzymuje się na odpowiednim poziomie.

Raport skuteczności rozmów telefonicznych

Zobacz jak wygląda raport efektywności rozmów telefonicznych w HubSpot

Raport ten uzupełnia nam dane z wcześniejszego raportu. Liczba wykonanych telefonów nie do końca pokazuje jaka faktycznie została wykonana tam praca. Dlatego musimy zajrzeć głębiej. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATA RANGE: ROLLING DATE RANGE / LAST 30 DAYS

Pamiętajmy by zakres dat był taki sam w obydwu tych raportach, ponieważ inaczej otrzymamy wypaczony obraz sytuacji. Raport wskaże nam liczbę telefonów, które zakończyły się rozmową, a co ważniejsze które nie. Monitorując w ten sposób działania, możemy zobaczyć u kogo liczba telefonów niezakończonych połączeniem jest najwyższa i przystąpić do analizy sytuacji. Da nam to możliwość podjęcia działań korygujących, a tym samym maksymalizacji efektywności działań.

Raport aktywności zespołu sprzedażowego

Zobacz jak wygląda raport aktywności zespołu sprzedażowego w HubSpot

Raport ten pokaże nam sumaryczną liczbę spotkań, zadań, wysłanych wiadomości, telefonów oraz notatek jakie wykonał nasz zespół w danym okresie. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATA RANGE: ROLLING DATE RANGE / LAST 30 DAYS
  • COMPARED TO: PREVIUS 30 DAYS

Funkcja COMPARED TO wskaże nam czy liczba poszczególnych działań wzrosła lub spadła w porównaniu do poprzedniego okresu. W przypadku długotrwałego spadku, będzie to sygnał do podjęcie analizy przyczyn i działań naprawczych. Taki raport możemy również zduplikować dla każdego z naszych sprzedawców ustawiając dodatkowy filtr:

  • ACTIVITY ASSIGNET TO: dany przedstawiciel

Pozwoli nam to oceniać działania poszczególnych handlowców jak i porównać ich wyniki do siebie.

Raport aktywności dla nowych kontaktów

Zobacz jak wygląda raport aktywności dla nowych kontaktów w HubSpot

Ten raport z kolei pokaże nam, ile nowych kontaktów założyliśmy w HubSpot, ile z nich zostało przypisane do opiekuna, nad iloma pracowaliśmy (wykonywaliśmy aktywności), ile nowych DEALS założyliśmy oraz ile z nich wygraliśmy. Istne „creme de la crème” naszej pracy. Ustawiamy filtry następująco:

  • DATA RANGE: ROLLING DATE RANGE / LAST 30 DAYS
  • COMPARED TO: PREVIUS 30 DAYS

Dzięki temu widzimy, jak wygląda całokształt naszych działań w porównaniu do poprzedniego okresu. Pozwoli nam to na dokładniejszą analizę w przypadku długotrwałych spadków oraz podjęcie działań korygujących. Taki raport możemy również zduplikować dla każdego z naszych sprzedawców ustawiając dodatkowy filtr:

  • ACTIVITY ASSIGNET TO: dany przedstawiciel

Pozwoli nam to oceniać działania poszczególnych handlowców jak i porównać ich wyniki do siebie.

Całkiem sporo przydatnych informacji już jesteśmy w stanie uzyskać. Ale co dalej? Przede wszystkim mamy widok na pracę handlowca, a potrzebujemy spojrzeć od strony naszych potencjalnych klientów. Tu niestety raporty nie przyjdą nam z pomocą, ale możemy wykorzystać do tego widoki oraz filtry. 

Zaczynamy od COMPANIES. Ustawmy w widoku następujące kolumny:

  • LAST CONTACTED
  • NUMBER OF TIMES CONTACTED
  • LAST ACTIVITY DATE
  • NEXT ACTIVITY DATE
  • NUMBER OF OPEN DEALS
  • RECENT DEAL AMOUNT
Sprawdź jak ustawić widok w zakładce COMPANIES w HubSpot Sales Starter

LAST CONTACTED pokazuje nam datę ostatniego kontaktu z daną firmą. Za kontakt uznawane jest wykonanie telefonu, wysłanie wiadomości email oraz spotkanie. Ustawiając filtr od najstarszej do najnowszej daty, otrzymamy informację jak dawno kontaktowaliśmy się z daną firmą. Im starsza data, tym szybciej powinniśmy skontaktować się z taką firmą. 

NUMBER OF TIMES CONTACTED wskazuje nam liczbę wszystkich kontaktów jakie wykonaliśmy z daną firmą. W oparciu o kolejne pola można zastanowić się czy z daną firmą kontaktujemy się za mało czy może wręcz odwrotnie i poświęcamy jej za dużo naszego czasu, w stosunku zrealizowanego przychodu.

LAST ACTIVITY DATE informuje nas, kiedy została wykonana jakaś aktywność względem firmy. Pole to obejmuje informacje z LAST CONTACTED oraz stworzenie notatki czy działania związane z TASKS.

NEXT ACTIVITY DATE pokaże nam, kiedy zaplanowaliśmy następne działania z daną firmą. Będzie to zaplanowane spotkanie lub zadanie. Jeżeli to pole pozostaje puste, a w polu LAST CONTACTED widnieje odległa data oznacza to, że czym prędzej powinniśmy podjąć działania względem takiej firmy.

NUMBER OF OPEN DEALS pokazuje nam jak wiele albo czy w ogóle mamy otwarte DEALS z daną firmą. Jeżeli dołożymy do tego pole RECENT DEAL AMOUNT, informujące o średniej wartości transakcji wówczas otrzymamy obraz potencjału takiej firmy. Analizując wcześniej wymienione pola możemy ustalić w jakiej kolejności powinniśmy podejmować działania kontaktowe z poszczególnymi firmami. Im starsza data ostatniego kontaktu i im większa liczba otwartych DEALS, tym potrzeba kontaktu jest pilniejsza.

Przechodząc przez wskazany widok zmieniając COMPANY OWNER dla kolejnych handlowców, otrzymamy obraz ich pracy. Szybko będziemy mogli określić czy na pewno z wszystkimi przypisanymi mu firmami jest w kontakcie. Oczywiście taki widok należy oprzeć o LIFECYCLE STAGE i LEAD STATUS by nie analizować nie interesujących nas sprzedażowo firm. 

Analogicznie możemy dokonać analizy na CONTACTS i ocenić, jak wygląda komunikacja naszych handlowców z poszczególnymi osobami kontaktowymi. Jedynie pole NUMBER OF OPEN DEALS nie posiada odpowiednika na CONTACTS, ale RECENT DEAL AMOUNT wskaże nam jak istotna jest to dla naszego biznesu osoba. Tutaj również pamiętajmy o LIFECYCLE STAGE i LEAD STATUS.

 

Mam nadzieję, że w ten sposób przybliżyłem Wam wykorzystanie narzędzi do raportowania na HubSpot Starter. Nie oferują one ogromnych możliwości, ale dla utrzymania ciągłości działań sprzedażowych i pomiaru ich efektywności wystarczą. Moje propozycje uzupełnijcie o własne PROPERTIES – da Wam to możliwość oceny względem specyfiki pracy Waszej firmy. Zachęcam do eksperymentów, może uda Wam się stworzyć coś oryginalnego, czym będziecie mogli podzielić się z innymi.

New call-to-action
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn