FAQ - Projekt Uruchomienia HubSpot

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Organizacja projektu uruchomienia HubSpot

Do każdego zadania kierujemy eksperta merytorycznego:

  • od procesów sprzedaży – pomoże ustawić Twój proces sprzedażowy tak, aby jak najefektywniej był wspierany przez HubSpot
  • od strategii marketingowych – pomoże jak najlepiej wykorzystać HubSpot w prowadzonych przez Ciebie działaniach marketingowych
  • od projektowania landing page i mailingów – nauczy Cię jak robić atrakcyjne landing page i mailingi
  • od automatyzacji i ustawień technicznych – zapewni, że cały system jest dobrze skonfigurowany, a Ty w pełni wykorzystujesz możliwości automatyzacji jakie daje HubSpot

Całością prac kieruje dedykowany do projektu kierownik projektu.

Warsztaty to główny element transferu wiedzy do Twojej firmy i systematyzacji prac projektowych. Nie są one jedynym elementem prac, jakie otrzymujesz od nas kupując projekt uruchomienia HubSpot.

Cały czas masz dostęp do zespołu projektowego. Tworzymy listy kontaktowe tak, abyś wiedział kogo z BusinessWeb o co zapytać. Masz dostęp do każdej osoby bezpośrednio i na bieżąco.

Dodatkowo część prac wymaga doprecyzowania i dokończenia już po warsztatach. Są one realizowane pomiędzy warsztatami, tak aby móc powiedzieć, że zrealizowaliśmy zamówiony przez Ciebie merytoryczny zakres prac a nie tylko określoną ilość spotkań warsztatowych.

Przede wszystkim całym przebiegiem prac projektowych zarządza po naszej stronie dedykowany kierownik projektu. Rekomendujemy, aby podobna osoba była powołana po Twojej stronie (Uwaga możemy Ci pomóc w przygotowaniu określonej osoby do tej roli 😊).

Jak więc planujemy i kontrolujemy projekt?

Na starcie projektu powstaje plan warsztatów z ich datami, który jest z Tobą zatwierdzany. Jeśli nie da się od razu wyznaczyć terminów poszczególnych spotkań, harmonogram jest uzupełniany konkretnymi terminami na bieżąco, z tygodniowym wyprzedzeniem.
Dzięki temu każdy wie jaki zakres warsztatów i tematów będzie omawiany w kolejnym tygodniu. Następnie sukcesywnie są planowane kolejne warsztaty.

Dodatkowo masz dostęp do plików realizacji zadań odzwierciedlających postęp prac:

  • mamy wspólną przestrzeń dyskową do współdzielenia dokumentów projektowych
  • mamy plik odzwierciedlający zakresu prac, w którym widzisz czy i kiedy zrealizowaliśmy dany punkt zaplanowanych prac

Aby kontrolować również merytoryczny przepływ wiedzy do Twoich pracowników, Twój zespół ma zlecane przez nas do wykonania prace domowe, czyli praktyczne ćwiczenia mające na celu poznanie HubSpot’a oraz utrwalenie nowych wiadomości.

Widzimy więc nie tylko postęp prowadzonych prac projektowych, ale śledzimy również progres w budowaniu w Twoim zespole.

W ramach standardowego wdrożenia HubSpot przewidujemy organizację dwóch 2-godzinnych warsztatów na tydzień.

W przypadku równoległego wdrożenie HubSpot Sales i HubSpot Marketing ilość warsztatów może wzrosnąć, jeżeli ten sam zespół osób z Twojej firmy chcesz aby uczestniczył zarówno w warsztatach sprzedażowych jaki i marketingowych.

Jeżeli to są osobne zespoły osób, czyli oddzielny zespół sprzedaży i oddzielny marketingu, realizację obydwu Hubów możemy prowadzić równolegle i mieć nawet 4 -ry dwugodzinne warsztaty na tydzień. Pozwoli to sprawną realizację dosyć szerokiego zakresu prac.

Prace zespołu sprzedaży – Poza warsztatami w ramach sprzedaży osoby biorące w nich udział będą mieć do wykonania prace domowe i zadania z pracy na HubSpot. Pozwoli to na ugruntowanie ich wiedzy i szybsze praktyczne poznanie jego funkcji.

Prace techniczne z HubSpot – dojdą Ci prace techniczne. Nic skomplikowanego i czasochłonnego. Dotyczą one podłączenia poczty, kalendarzy, wtyczek HubSpot do programów pocztowych, podłączenie kodu HubSpot pod stronę WWW czy przekierowania domen pod landing page – w zależności od wielkości zespołów zajmą Ci one od 2 do 6 godzin.

W przypadku wdrażania marketingu masz dwie opcje:

  1. Prowadzisz dziś prace marketingowe i przeznaczasz już na nie czas – w tej sytuacji dojdzie Ci czas i pracę z HubSpot w ramach warsztatów. Do Twoich bieżących prac dojdzie Ci oczywiście czas potrzebny na codzienną pracę z HubSpot. Szacujemy że minimum to ok 1-2 godzin dziennie (monitoring wyników, analiza leadów, konfiguracja kampanii).

  2. Gdy dopiero co chcesz rozwinąć marketing, musisz założyć więcej zasobów na same prace marketingowe i one zwiększą poza uruchomieniem Hubspot czas prac.

W marketingu potrzebujesz kompetencji do:

  • wysyłek mailingów
  • koordynacji kampanii reklamowych
  • budowy Landing Page oraz mailingów
  • tworzenia grafik
  • zarządzania i tworzenia treści

Jeżeli ich nie masz w momencie wdrożenia, możemy wyszkolić Twój zespół w trakcie projektu, zapewnić coaching po jego zakończeniu , masz także możliwość skorzystania z naszego katalogu usług marketingowych, jak opracowanie landing page, tekstów bloga czy strategii marketingowej inbound.

Każda firma jest inna i ma inaczej zorganizowane zasoby. Część z prac jest realizowana własnymi siłami, część może być realizowana przez firmy zewnętrzne – tak się dzieje często w obszarach marketingu.

Dlatego przystępując do realizacji wdrożenia projektu HubSpot pomagamy Ci przeanalizować, kto będzie potrzebny do jakich zadań i jak najlepiej zorganizować projekt.

W różnych obszarach naszych działań są potrzebne różne zasoby:

  • W obszarze ustawień HubSpot to osoby mające dostęp do konfiguracji skrzynek pocztowych, kalendarzy, hostingu i przekierowania domen, konfiguracji outlook lub gmail.
  • W obszarze sprzedaży – osoby znające obecny proces sprzedaży, mogące przekazać wiedzę o jego obecnym przebiegu, osoby znające wymagania dotyczące raportowania sprzedaży
  • W obszarze marketingu – osoby znające zakres działań marketingowych, prowadzące działania reklamowe Google, Facebook, LinkedIn, mailingi, budujące landing page, tworzące treści, analizujące dane marketingowe.
  • W obszarze serwisu – osoby znające przebieg procesów obsługi klientów oraz wymogów co do jego raportowania oraz osoby pracujące w obsłudze klienta, które będą przeszkolone w trakcie trwania projektu.

Organizcja warszatów projektowych

Na każdym etapie wdrożenia HubSpot staramy się jak najbliżej poznać Twój biznes i Twoje cele. Budujemy tym samym całościowy obraz Twoich działań. Pozwala to nam na warsztatach wyjść poza szkolenie z funkcji HubSpot i skupić się ja tym jak te funkcje użyć w twoich codziennych działaniach marketingowych i sprzedażowych.

Korzystając z dodatkowego wsparcia procesowego wychodzisz też mocno poza Twoje działania, otrzymujesz od nas propozycję pomysłów na działania jakie sprawdzały się u innych klientów. Uczysz się nowych metod i procesów, których do tej pory nie stosowałeś.

Dodatkowo Twoi pracownicy w ramach prowadzonych warsztatów, mają zadawane prace domowe, które podnoszą ich wiedzę praktyczną. Sprawdzamy również na bieżąco nabyte przez nich umiejętności, tak aby warsztaty nie zakończyły się jedynie teoretyczną tylko praktyczną znajomością HubSpot.

Pomagając Ci w uruchomieniu HubSpot, naszym celem jest abyś go praktycznie poznał i mógł samodzielnie na nim działać. Warsztaty są elementem pozwalającym nam na systematyzację pracy projektowej i nadanie jej rytmu tak, aby cały projekt miał określone ramy i tempo realizacji.

Jeżeli jakiś warsztat będzie wymagał dokończenia to zorganizujemy dodatkowe spotkanie lub uzupełnimy informacje i prace na jednym z kolejnych planowanych warsztatów. Pilnujemy tego, aby realizować zakres projektu a nie określoną ilość warsztatów.

Aby mieć pod kontrolą zakres projektu, w ramach Umowy tworzony jest załącznik w wykazem wszystkich działań po stronie BusinessWeb i Twojej. Masz więc cały czas kontrolę nad jego przebiegiem.

Każdy warsztat jest nagrywany i masz do niego dostęp na wspólnym dysku.

W ramach warsztatów wykorzystujemy różne materiały, od szablonów po wpisy blogowe z naszej strony internetowej. Dostarczamy Ci je po zakończonych warsztatach jako uzupełnienie ich tematyki.

Po zakończeniu projektu masz możliwość zgrania wszystkich nagrań z warsztatów, abyś mógł je użyć w przyszłości w celu odświeżenia wybranych zagadnień lub w celach edukacyjnych w ramach onboardingu nowych pracowników.

Podczas trwania całego projektu jesteśmy do Twojej bieżącej dyspozycji. W razie jakichkolwiek wątpliwości i pojawiających się nowych kwestii zadajecie pytania wybranym osobom z naszego zespołu. Dodatkowo nagrywamy wszystkie spotkania tak, abyś mógł do nich wrócić. Jeżeli będzie potrzeba zorganizujemy dodatkowy warsztat wyjaśniający daną kwestię.

Po zakończeniu projektu masz możliwość zgrania wszystkich nagrań z warsztatów, abyś mógł je użyć w przyszłości w celu odświeżenia wybranych zagadnień lub w celach edukacyjnych w ramach onboardingu nowych pracowników.

Podjęcie decyzji o wyborze HubSpot

Wdrożenie HubSpot nie jest projektem wdrożenia IT, gdzie musimy zbierać dużo wymagań, programować rozwiązania (oprócz prac nad API). Jego przygotowanie w dużej mierze opiera się na konfiguracji. Prostota HubSpota polega na tym, że wiele funkcji ma podobne zastosowanie w obszarach marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Podobnie są robione widoki, automatyzacje, dodawane pola. Oznacza to, że osoby z zespołu projektowego mogą sobie nawzajem pomagać nawet jeżeli nie pracują w tych samych obszarach firmy.

Tym samym HubSpot nie jest skomplikowanym rozwiązaniem. Może się okazać trudny dla osób, które nie mają doświadczenia w prowadzeniu prac marketingowych, sprzedażowych czy obsługi klienta. Wynikać to będzie bardziej z braku doświadczenia w procesach niż samej trudności systemu.

Dlatego warto, aby w projekcie brały udział osoby, które mają odpowiednie kompetencje. Pozwoli to na szybkie znalezienie i zastosowanie konkretnego rozwiązania. Jeżeli ich nie masz, pomożemy Ci je zbudować. Możesz zawsze skorzystać z naszego doradztwa w zakresie marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Wystawimy Ci do współpracy odpowiednie osoby, które krok po kroku zapewnią budowę kompetencji w Twoim zespole.

Jeżeli zauważymy, że coś nie jest dla Twojego zespołu zrozumiałe, to możesz liczyć na naszą pomoc i podjęcie działań, które pomogą dany temat dokładnie wyjaśnić.

Taka sytuacja praktycznie nie może mieć miejsca. Nasz proces analizy wymagań, przeprowadzany w fazie sprzedażowej ma na celu 100% wyeliminowanie takiej sytuacji. Nigdy nie polecimy Ci HubSpot jeżeli nie będziemy widzieć, że jest w stanie spełnić Twoich celów i oczekiwań.

Dlatego też w procesie sprzedażowym dokładnie badamy potrzeby Twojej organizacji oraz posiadane przez Ciebie kompetencje i zasoby, aby mieć pewność, że zakup HubSpot będzie dla Ciebie właściwym rozwiązaniem.

Dobieramy też adekwatny poziom licencji HubSpot, abyś mógł go wykorzystać w 100% w stosunku do tego co umiesz, potrafisz i oczekujesz.

Twoje cele i potrzeby spisujemy na naszych spotkaniach jeszcze na etapie procesu sprzedaży.

Każda osoba z BusinessWeb zaangażowana w projekt wie czego one dotyczą i z pomocą jakich funkcji HubSpot chcemy je zrealizować.

Weryfikujemy je w trakcie realizacji projektu. Na koniec prac projektowych przeprowadzamy audyt prac względem zakładanych celów, tak aby mieć pewność, że osiągnąłeś to czego oczekiwałeś.

Praktycznie od zaraz. Szybkość uruchamiania HubSpot oraz fakt, że Twoi ludzie od razu na nim pracują, pozwala Ci na szybkie osiąganie quick win.

Zespół sprzedaży wchodzi na projekt i rozpoczyna pracę nawet już w 2-gim tygodniu prac projektowych. Nie czeka na zamknięcie całego projektu.

Marketingowe elementy jak mailiing, landing page czy pop-up są realizowane na bieżąco i masz je działające już w trakcie wdrożenia. Prowadząc kampanie reklamowe masz praktycznie od razu ich monitoring. Zaczynasz też szybko monitorować cały lejek leadów. Możesz również publikować działania na social media. Wszystko zależy od tego jak dobrze jesteś przygotowany do wdrożenia i co już masz, aby zasilić HubSpot materiałami i działaniami.

Wdrożenie HubSpot prowadzimy tak, abyś Ty i Twoi pracownicy byli maksymalnie samodzielni w jego codziennym wykorzystywaniu. Musimy jednak brać pod uwagę, że jak każda nowa rzecz potrzebny jest czas na jej praktyczne poznanie. Prowadząc projekt przez 6-8 tygodni, poznasz HubSpot ale na pewno potrzebujesz więcej czasu na zdobycie określonej praktyki i poukładania sobie tematów.

Świetnym uzupełnieniem wdrożenia jest korzystanie z Akademii HubSpot i przechodzenia na niej dodatkowych szkoleń i certyfikacji.

Możesz też skorzystać z naszych pakietów po wdrożeniowych np. cotygodniowych spotkań weryfikujących Twoje postępy i prawidłowość wykorzystywania HubSpot’a.

Przygotowanie klienta do uruchomienia HubSpot

Wielu klientów kupuje HubSpot, bo chce podnieść jakość i efektywność działań prowadzonych w firmie. HubSpot jako system został zbudowany na podstawie najlepszych praktyk prowadzenia zarówno działań marketingowych, sprzedażowych i obsługi klienta. Tym samy korzystając z naszej pomocy w jego uruchomieniu, dostajesz też dostęp do praktycznej wiedzy biznesowej. Twój zespół wraz z uruchomieniem HubSpot’a buduje swoje nowe kompetencje.

Dodatkowo, aby wzmocnić efekt szkoleniowy możesz skorzystać z naszego wsparcia procesowego w zakresie marketingu, sprzedaży czy serwisu. Wówczas w ramach prac projektowych zapewnimy Ci dostęp do eksperta z danego obszaru, który krok po kroku przeprowadzi Twój zespół przez budowę odpowiednich kompetencji. Takie wsparcie możesz też kontynuować po zakończonych pracach projektowych, np. w formie cotygodniowych spotkań weryfikujących Twoje działania.

Zawsze też możemy Cię wesprzeć w konkretnych pracach np.w marketingu w zakresie budowy kampanii, landing page czy mailingów.

Wdrożenie HubSpot nie jest projektem wdrożenia systemu IT (chyba, że chcesz wykorzystać API, wtedy ta część jest projektem IT). HubSpot to w dużej mierze projekt szkoleniowo-konsultacyjny mający na celu przekazanie najlepszych praktyk biznesowych w połączeniu z zastosowaniem ich na HubSpot.

W jego zakresie prowadzimy głównie prace konfiguracyjne, poruszając się po już zbudowanych w HubSpot funkcjonalnościach, których ustawienia dostosowujemy do Twoich procesów i potrzeb.

W większości przypadków prace techniczne to podpięcie HubSpot po stronę WWW (proste dodanie kodu śledzenia), dodanie pluginów HubSpot do Gmail czy Outlook, czy przekierowanie domen pod landing page. We wszystkich tych pracach jesteśmy dla Ciebie wsparciem.

Dodatkowe wsparcie w zakresie konsultacji i doradztwa procesów biznesowych - marketing, sprzedaż, operacje

Warsztaty, które prowadzimy w ramach wdrożenia HubSpot, to nie tylko teoria i szkolenie z działania HubSpot. To dzielenie się najlepszymi praktykami stosowanymi we wdrażanych przez Ciebie obszarach oraz możliwość takiej konfiguracji systemu, tak aby był on w pełni funkcjonalny oraz spełniał wszystkie Twoje potrzeby.

Wraz z nami zespół Twoich ludzi nie tylko pozna HubSpot, ale nauczy się praktycznego zastosowania go w codziennej pracy.

W naszej dotychczasowej pracy widzieliśmy wiele projektów bazujących na szkoleniach z tego czy jest HubSpot, bez wdrażania zespołów w najlepsze praktyki jego codziennego stosowania. Te firmy często stają się naszymi klientami, szukając sposobów naprawy HubSpota. Okazuje się bowiem, że same szkolenia nic nie dały. Procesy w firmie zmieniają się tylko jeżeli praktycznie zaczniemy nad nimi pracować. A nasze wsparcie procesowe daje właśnie taką praktykę pracy w codziennych procesach Twojej firmy.

Decydując się na wdrożenie HubSpot, musisz ocenić poziom posiadanych przez Ciebie kompetencji. Jeżeli są wysokie nie będziesz potrzebować wsparcia procesowego ani dostępu do architekta HubSpot.

Nasi klienci uruchamiają HubSpot w dwóch opcjach, zależnych od tego jak mocno czują się w znajomości procesów marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.

Jeżeli masz mocne zasoby kompetencyjne to zapewne chcesz po prostu szybko poznać HubSpot i przejść do bieżących działań. Masz bowiem już poukładane procesy, działania marketingowego. Teraz jest czas na to, aby poznać HubSpot i najlepsze praktyki jego zastosowania.

W tym przypadku nie będziesz potrzebować dodatkowego wsparcia z naszej strony w postaci ekspertów ds. procesów sprzedaży, marketingu czy obsługi klienta.

Otrzymasz za to dostęp do naszego eksperta w zakresie konfiguracji systemów HubSpot, który pomoże Ci poznać go od A do Z i właściwie zastosować w Twoich procesach.

Jeżeli jednak w Twoim zespole brakuje kompetencji i potrzebujesz pomocy do:

  • realizacji prac marketingowych i ustawienia strategii
  • ustawienia procesów sprzedaży w firmie
  • organizacji efektywnych procesów obsługi klienta

To w tym przypadku rozszerzamy projekt o wsparcie procesowe. Dzięki temu masz dostęp do ekspertów, którzy podzielą się z Tobą swoją wiedzą.

Dostajesz od nas nie tylko jak najlepiej używać HubSpot, ale również pomysły i best practices na realizację działań marketingu, organizację sprzedaży i procesów obsługi klienta. Wszystko to dostosowane do Twoich potrzeb i specyficznych wymagań Twojej firmy.

W ramach prowadzonych prac wdrożeniowych możesz mieć dostęp do dowolnego pracownika BusinessWeb, który podzieli się z Tobą najlepszymi praktykami pracy na HubSpot oraz najlepszymi praktykami biznesowymi.

W naszym zespole znajdziesz doświadczone osoby z wszystkich trzech obszarów: marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.

Jeżeli tylko odczuwasz potrzebę uzupełniania określonych kompetencji, uwzględnimy to w zakresie projektu w postaci wsparcia procesowego i naszego coachingu.

Pamiętaj, że w bazowym uruchomieniu HubSpot koncentrujemy się na tym, abyś go dobrze poznał i umiał go na co dzień wykorzystywać. Nie dajemy konsultacji marketingowych czy sprzedażowych. Jeżeli okażą się one konieczne dodamy je do zakresu projektu w ramach tworzonej oferty i produktów związanych ze wsparciem procesowym.

Masz inne pytania? Chcesz porozmawiać o wdrożeniu HubSpot? Skontaktuj się

Mariusz Gliński
CEO BusinessWeb