Case study “Nie możemy prognozować sprzedaży”

Przeczytanie artykułu zajmie Ci: 2 minut

O firmie

Firma świadczy usługi i dostarcza systemy informatyczne dla klientów, w tym systemy sprzedaży i automatycznej identyfikacji. 

Oferuje biznesowe rozwiązania IT dla handlu, logistyki, przemysłu oraz sektora publicznego. Wdraża rozwiązania dedykowane lub tworzy od podstaw systemy informatyczne dla biznesu. Ma za sobą ponad 30 letnie doświadczenie w projektowaniu szytych na miarę rozwiązań informatycznych. Zajmuje się również dystrybucją materiałów wykorzystywanych w identyfikacji produktów w procesach sprzedaży i logistyki.

Wyzwania

Firma posiada dwie główne linie produktów. Pierwsza z nich odnosi się do dużych projektów, które wymagają szczegółowego rozpoznania potrzeb i przedstawienie konkretnych rozwiązań w ofercie. Projekty te wiążą się z długim procesem sprzedaży jak i samej realizacji. 

Drugą linią są produkty z góry określone i sprzedawane w trakcie szybkich transakcji, powtarzających się wielokrotnie. Poszczególni klienci cyklicznie dokonują takich zakupów, w miarę jak zużywają zakupione wcześniej materiały. 

Każdy z wymienionych typów sprzedaży realizowany jest przez odrębny zespół na podstawie odrębnego procesu sprzedaży. Prognozowanie sprzedaży transakcyjnej i jej realizacja wiązało się z dużą uciążliwością pracy – generowanie raportów w Excel oraz Power BI.

Firma posiadała kila baz kontaktów w plikach Excel. Zadania oraz aktywności związane z poszczególnymi kontaktami wymagały ręcznej aktualizacji. Kilka plików źródłowych prowadziło do rozbieżności w opisie kontaktów jakie wystąpiły w dwóch różnych plikach.

„nie możemy prognozować sprzedaży”

Rozwiązanie

Stworzyliśmy dwa odrębne PIPELINE dla każdego z zespołów sprzedażowych. W oparciu o specyfikę ich pracy określiliśmy automatycznie przypisywane zadania do realizacji oraz szablony komunikacji. Nadzór nad poszczególnymi kontaktami został rozwiązany poprzez pracę na PIPLINE w przypadku procedowanej transakcji lub widokach CONTACS wskazujących najważniejsze dla sprzedaży informacje i aktywności danego klienta.

Przygotowaliśmy etap w PIPELINE transakcyjnym o nazwie prognoza sprzedaży, gdzie konkretna grupa zakupowa jest pojedynczym DEAL i zawiera miesiąc jego wykonania oraz wartość. Realizowane transakcje trafiają od razu do etapu wygrana. Nie zakłada się transakcji, które na doszły do skutku. Raz na tydzień wartość DEAL w danym okresie na etapie prognoza jest pomniejszana o zrealizowane wygrane transakcje.

Zaimportowaliśmy wszystkie zewnętrzne bazy do HubSpot. Każda z nich została odpowiednio oznakowana, by można było bez przeszkód identyfikować z której pochodzi dany kontakt. Wszystkie aktywności (telefon, mail, spotkanie) aktualizują się automatycznie w systemie, co pozwala jednoznacznie wskazać na jakim etapie znajduje się relacja z klientem.

Korzyści

Zwiększenie efektywności prac, każdego z zespołów dzięki dedykowanym do ich pracy rozwiązaniom

Prosty w obsłudze nadzór nad planowanym obrotem dla sprzedaży transakcyjnej, a jego realizacją

Zgromadzenie wszystkich kontaktów i baz danych w jednym miejscu – wyeliminowanie zduplikowanych rekordów oraz dokładne określenie etapu relacji z poszczególnymi kontaktami.

New call-to-action